新農村建設時期基層衛生院檔案管理改進與提升

高志強

基層衛生院檔案管理是醫院管理工作的一部分，是現階段新農村基層衛生院建設的重要內容之一，隨著醫療體制改革的不斷深入，醫療水平不斷提高，科學地、與時俱進的做好衛生院檔案管理工作是現代衛生院發展要求。對基層衛生院檔案管理工作進行實時改進和不斷提升是提高衛生院的管理水平重要工作之一，以能夠更好地發揮基層醫療機構作用，對衛生院的生存和發展起著至關重要的作用。

1、基層衛生院檔案管理工作需不斷學習，實時改進，適應新農村發展需要，基層衛生院檔案管理工作需學習和借鑒大中型醫院檔案管理經驗，而基層衛生院檔案管理工作與大型醫院檔案管理工作有相同處也有不同處，有劣勢也有優勢，需要科學地分析，不斷學習，實時改進，緊跟時代發展步伐。

（1）基層衛生院所在地區相對偏遠，檔案管理工作起步晚，專業人員少，隨著新農村的發展，軟硬件不斷改善，雖然緊跟著大型醫院進行學習和借鑒，但因為沒有大型醫院那樣的科學先進管理經驗，管理基礎薄弱，人員專業水平參差不齊，業務學習及培訓跟不上衛生院的發展。這就需要不斷改進，建立有效的檔案管理措施。首先要科學地確定檔案的管理范圍，基層醫院雖小，方方面面都很齊全，各種門類的檔案，諸如病歷檔案、醫療器械檔案以及人事檔案等，它們是醫院重要的信息資源，缺一不可，所以基層衛生院的檔案管理工作既要堅持門類齊全， 滿足需求，又要因地制宜適應客觀條件，找出一種適合本單位特點的靈活機動的管理方式，是檔案管理工作改進的關鍵，這里就可參照大醫院的科學管理范圍，不要因為范圍多復雜，某些項少就忽視了，因為基層衛生院小而精，可把主要精力放在醫療檔案等重點管理目標上去，其他檔案管理工作量少，不像大醫院那樣多，這樣管理雖然范圍多，但內容少，完善這些工作對基層衛生院檔案管理工作可起到事半功倍的作用。

（2）還要設置穩定的專、兼職檔案人員，定期對人員進行專業培訓，這里就不能照搬大醫院的模式，因基層衛生院人員少，就必須發揮兼職人員的作用，兼職人員不但能完成本職工作，還可以發揮所在科室專業知識在檔案管理工作中，要強調一點的是基層衛生院的檔案管理人員少，還有兼職人員，流動性大，這樣必須要有穩定人員隊伍;另外做好基層衛生院檔案工作的銜接和延續顯得非常重要，要不然可能需大量重復工作，甚至打亂工作節奏。針對人員少這個特點，檔案管理工作也要充分發揮計算機作用，多數工作已經不能延用傳統辦法，要真正全面地采用計算機進行錄入、編目、檢索、統計、借閱等全部工作，這樣才能真正地提高工作效率，減少工作量;大部分衛生院檔案室硬件設施不完備，存放地方少，保管分散，這就要不斷利用計算機技術的同時，不斷改進完善硬件設施，集中管理，實現科學管理。

（3）基層衛生院檔案管理工作最需改進的是認識問題，多數人對檔案管理工作意識相對薄弱，認為不重要，把患者和其他醫院工作做好就行了，尤其對基層衛生院檔案管理工作的重要性就更不重視了，沒有認識到衛生院檔案是醫院信息的載體，是醫院管理工作不可缺少的部分，意識不到沒有科學地管理好單位檔案工作，衛生院就不能正常合理地運作，甚至不能正常地醫治患者，有的檔案缺失了后續很難完善，更談不上改進，更不能適應現代新農村醫療衛生事業的發展，醫療體制改革不斷進行，基層衛生院面貌日新月異，基層衛生院檔案管理工作顯得尤為重要。衛生院領導及干部職工都要充分認識檔案工作的重要性，檔案管理要規范化、制度化，要從一些薄弱環節入手不斷改進完善，如在軟硬件加大投入，重視專職人員和兼職人員設置，加大專業技術上的培養，不但要穩定人員隊伍還要建立后續力量培養機制，只有改善這些不足才能更好地滿足工作需要，才能打好檔案管理工作基礎，為基層衛生院工作服務，適應新時期農村醫療改革的步伐。

2、基層衛生院檔案管理工作要不斷提升，也就是不斷學習和創新，和先進地區，先進技術接軌，就是要發揮基層衛生院檔案管理工作優勢，要有趕超大醫院管理工作信心，更好地為廣大鄉村群眾服務。

（1）適應時代發展，現今是數字化、網絡化的信息時代，信息存儲信息互聯是發展方向，建立局域網或利用衛生院辦公局域網，對檔案管理來說可以共享檔案目錄和部分內容，利用網絡系統加強各部門間或兼職檔案員的聯系，這樣可及時溝通檔案信息，做到及時更改和更新等工作，實現資源共享，提升管理水平，提高工作效率。

（2）逐漸學習大醫院管理機制與合作單位建立網絡共享，實現信息化管理，互通有無。雖然基層衛生院信息資源在科研教學以及解決疑難雜癥上無法與大型醫院相比，但隨著醫療衛生體制改革全面不斷進行，通過互聯互通，不斷提升管理水平與技術水平，它一樣可在基層衛生院衛生服務方面發揮重要的作用，同時也可更好地利用大醫院的先進技術、先進設備為基層衛生院服務。

（3）同時，不斷提升電子數據的共享為醫院管理者和決策者們開發利用檔案資源提供更加便捷的途徑。

3、對基層衛生院檔案管理工作建議

科學有效地檔案管理是一項長期和復雜的系統工程，涉及多學科多專業，最終目標就是讓檔案資料能夠最充分有效地為衛生院服務，更好地為醫療衛生事業服務。基層衛生院檔案管理在實際工作中不但要根據現有條件建立一套適合自身的科學、靈活的管理方法來實現檔案管理的職能，還要不斷學習大型醫院那種科學先進的管理模式，不斷改進和提升，才能滿足衛生院的實際工作需求。在此情況下，真正采取先進經驗和先進技術，真正落實計算機技術、信息技術在檔案管理中。同時，隨著現代化科學技術的不斷發展，檔案載體出現多樣化，管理方式相應科學化，這對檔案工作人員也提出新的要求和挑戰，逐步建立電子化信息化的管理流程模式也勢在必行，從長期來看，實現多元化、開放化、信息化管理，是保證檔案管理水平的提升，也是基層衛生院檔案管理工作適應醫療改革和發展的關健所在。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣發展鄉第二衛生院）