干部人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策

楊曉萌

齊河縣人力資源和社會(huì)保障局 山東德州 251100

1 干部人事檔案管理工作面臨的主要問題

1.1 干部人事檔案管理經(jīng)費(fèi)投入缺乏

當(dāng)下，雖然隨著社會(huì)的發(fā)展與人事制度的不斷改革，干部人事檔案管理工作已經(jīng)有了很大的改善與提升，但是資金投入不足這一固有弊病依然還長(zhǎng)期存在著。很多企事業(yè)單位在資金運(yùn)轉(zhuǎn)上并不重視對(duì)檔案管理工作的投入，致使檔案管理部門的辦公條件難以得到改善，庫(kù)房管理與很多基礎(chǔ)配備均無法達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)，很多甚至無法滿足正常的辦公要求。其中最值得關(guān)注的是兩個(gè)問題：一是為實(shí)現(xiàn)閱檔室干部檔案管理人員辦公室、檔案庫(kù)房的“三室分開”，雖然此“三室”皆是干部人事檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)操作地點(diǎn)，但他們的職能各不相同，如果不進(jìn)行彼此分離而是混亂排布在同一區(qū)域內(nèi)，那必然會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案管理工作的無序進(jìn)行，顯然會(huì)為工作人員的工作帶來更多不必要的麻煩；二是為實(shí)現(xiàn)防火、防塵、防高溫、防水、防光、防有害氣體、防盜、防有害生物這“八防”，如上所述，已經(jīng)可以充分體會(huì)到干部人事檔案對(duì)于干部本人與公司運(yùn)作管理的重要作用，因此保護(hù)好這些檔案的重要性也就不言而喻了[1]。

1.2 干部人事檔案管理“涂改造假”“微整容”等問題不能忽視

創(chuàng)建于延安時(shí)期的干部人事檔案，蘊(yùn)藏著大量珍貴史料，凝聚著黨的光榮傳統(tǒng)，在不同歷史時(shí)期為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，在教育培養(yǎng)、選拔任用、從嚴(yán)管理監(jiān)督干部等方面發(fā)揮了重要作用。近年發(fā)現(xiàn)的干部人事檔案涂改造假、篡改等問題，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的權(quán)威性和公信力，迫切需要從制度建設(shè)入手研究解決，扎緊“籬笆”、筑牢“堤壩”，從根本上鏟除干部人事檔案造假等問題存在的土壤和條件。

1.3 干部人事檔案?jìng)鬟f移交問題，沒有專人送達(dá)或取回

干部人事檔案關(guān)系重大，在干部的調(diào)動(dòng)、任免等工作方面，都涉及提檔、歸檔。很多部門在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)沒有遵守檔案轉(zhuǎn)出單位派專人送達(dá)或檔案接收單位派專人取回的制度，很多是郵寄或由干部本人自帶，交接的手續(xù)也是草草了事，沒有正規(guī)的登記方式[2]。

2 優(yōu)化干部人事檔案管理的對(duì)策分析

2.1 加大資金投入，增強(qiáng)辦公區(qū)域的安全性

現(xiàn)在很多重要檔案仍是以紙質(zhì)收納為主，而紙本身就是一種比較脆弱的材料，容易受到各種因素的影響，造成紙質(zhì)發(fā)黃、發(fā)霉，折損磨破等，管理稍有不慎，就會(huì)使大批的珍貴材料付之一炬，因此為檔案管理區(qū)域的安全投資是非常有必要的。想要加強(qiáng)檔案管理區(qū)域的安全防護(hù)工作：一是最應(yīng)該關(guān)注的就是防火工作，因?yàn)橐坏┕芾聿簧鲗?dǎo)致起火，那對(duì)檔案管理工作造成的會(huì)是毀滅性的打擊。而要做好防火工作，就要通過相關(guān)部門的多方比較選擇，為本區(qū)域配備最適合的消防器材，并安排專門的消防人員輪流值崗，進(jìn)行消防設(shè)備的定期清潔維護(hù)與辦公區(qū)域的安全維護(hù)工作，此外，也要提升干部人事檔案管理人員的消防素養(yǎng)，使他們能夠略懂消防知識(shí)，并且能夠熟練掌握滅火器等消防工具的使用方法；二是要做好檔案管理區(qū)域的環(huán)境維護(hù)工作，安排輪值表，讓當(dāng)值的工作人員對(duì)檔案室、倉(cāng)庫(kù)、辦公區(qū)域進(jìn)行清潔與消毒，最大限度地保證整齊與清潔，延長(zhǎng)紙質(zhì)材料的生存壽命，也為自身工作創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)良舒暢的環(huán)境[3]。

2.2 檔案管理接收審核要規(guī)范化、完善化

要從根本上鏟除干部人事檔案造假等問題存在的土壤和條件，加強(qiáng)歸檔材料的管理。（1）嚴(yán)把“入口關(guān)?！睔w檔材料填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備或材料上的姓名、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間和入黨時(shí)間等與組織認(rèn)定不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作。入檔材料以原件為主，如因特殊情況需用證書、證件復(fù)制件存檔的，必須注明復(fù)制時(shí)間，由復(fù)制人簽字并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門公章，保證檔案管理的規(guī)范化和完善化。（2）在干部人事檔案審核工作中，要堅(jiān)持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，全面規(guī)范檔案的“建、管、用”，新設(shè)專章明確檔案工作紀(jì)律和監(jiān)督要求，細(xì)化責(zé)任分工，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

2.3 檔案轉(zhuǎn)接保密化、及時(shí)化

干部因工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)發(fā)生變動(dòng)后，要及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案，并建立檔案副本，檔案轉(zhuǎn)出前，轉(zhuǎn)遞單位要按規(guī)定將檔案材料收集齊全、規(guī)范整理并且嚴(yán)格按照保密手續(xù)進(jìn)行包裝封口，并填寫《干部檔案報(bào)送單》和《干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單》。轉(zhuǎn)遞檔案必須由檔案轉(zhuǎn)出單位派專人送達(dá)或檔案接收單位派專人取回，嚴(yán)禁郵寄或由干部本人自帶的現(xiàn)象發(fā)生。接收單位檔案管理員要與轉(zhuǎn)遞單位檔案管理員當(dāng)面核對(duì)檔案內(nèi)容和信息，認(rèn)真審核《干部人事檔案涂改情況登記表》，并對(duì)短缺材料和信息涂改等進(jìn)行詳細(xì)登記，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后，分別簽署意見，辦理交接手續(xù)。檔案的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)不應(yīng)出現(xiàn)任何問題，也不能有任何隱私泄露。

3 結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案作為干部個(gè)人的基礎(chǔ)履歷，記載著其最重要的個(gè)人情況與重大變動(dòng)，對(duì)干部個(gè)人的未來發(fā)展有著至關(guān)重要的作用；此外，又因?yàn)楦刹咳耸聶n案是企事業(yè)選拔人才、施行升降獎(jiǎng)罰的重要依據(jù)，因此其對(duì)企業(yè)的運(yùn)行與管理也會(huì)起到重要的影響。這樣重要的工作在現(xiàn)實(shí)運(yùn)作中卻不可避免地存在著。諸如管理意識(shí)淡薄、設(shè)施配備不齊全以及信息化程度不夠等問題。因此，充分提高管理層與專職人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大資金投入，創(chuàng)造更加安全、優(yōu)良的檔案保存與職工工作環(huán)境，全方位提升干部人事檔案管理的大數(shù)據(jù)信息化水平務(wù)必要迅速提上改革進(jìn)程。這些工作的實(shí)現(xiàn)對(duì)更好地為人事管理部門提供更加切實(shí)有效的檔案信息，實(shí)現(xiàn)職工競(jìng)爭(zhēng)的公正、公平，提升企事業(yè)管理能力與工作效率意義十分重大。