石油公司發票管理存在的問題與改進措施

項軍

（上海聚龍加油站管理有限公司，上海 201199）

長期以來，發票管理是石油公司財務管理的重點和難點之一。由于石油公司加油站的站點多、分布廣，并處于城鄉交界或國道偏僻地區，工作環境較為艱苦，員工流動性較大，整體素質參差不齊。而且加油站面對的客戶群體眾多，并持有多種收款結算方式，造成在資金、發票管理上存在較大的管理風險。為了加強發票管理，杜絕公司的稅收風險，加油站應嚴格規范發票管理工作，積極有效實施外部監督和內部控制，重視發票管理的風險監督和防范，才能有效地降低公司稅務與財務的管理風險。

一、石油公司發票管理存在的問題

本文以J公司為例，其是一家國企與私企股權對半的合資石油公司，注冊資本6000萬元。主要經營汽油、柴油、潤滑油等成品油的零售，配套經營便利店的業務，包括車輛維修、清潔、保養等。截至2018年，公司共有70座加油站，遍及全國六省三個直轄市，加油站的地域分布廣，信息化管理數據不能共享，在經營管理上給公司造成很多困難。現將對J公司加油站發票管理所存在的問題進行分析。

（一）存在個人客戶加油不開票的問題

加油站存在大量的個人客戶，這類客戶加油后，如果不需要報銷，他們一般不會主動向加油站索取發票。據統計，J公司加油站每月開票率(包含增值稅專用發票和增值稅普通發票的合計)平均約為30%-40%，每月未開票率達到60%-70%，嚴重存在“發票池”的普遍現象。個人客戶加油不開票可積攢增值稅專用發票額度，給加油站虛開發票埋下了重大的隱患，并帶給公司稅收風險和財務風險。

（二）存在虛開發票的問題

J公司加油站仍然采取傳統的手工開票模式，存在很多弊端：一是員工勞動強度大，工作效率低；二是手工開票出錯率高，不方便檢查核對；三是開具發票的過程難以管控，存在虛開發票的現象。加油站點多、面廣難以監控，雖然國家有稅收相關的法律法規和公司發票管理制度，但傳統的手工開票模式，落后的現行管理方法，還是給不法分子有機可乘。

加油站存在虛開發票的現象，一是有貨虛開，比如甲單位與乙公司存在業務往來和資金結算，甲單位加油后要求加油站開具發票給乙公司；或者出租車司機加油后以其他一般納稅人企業的名義向加油站索取增值稅專用發票而收取好處費等。二是無貨虛開，比如加油站內部員工為了牟取私利，伙同外人在沒有實際銷售油品的情況下，倒賣發票收取手續費等。

（三）存在非油混開的問題

J公司加油站都有配套的附屬非油品便利店業務，公司根據加油站非油品便利店的經營情況，每月會調整加油站便利店的利潤考核目標。加油站為了完成公司每月利潤考核目標，加油客戶進站購買便利店商品，要求一并開具油品發票，就會答應客戶的要求，購買非油品開具油品發票或購買油品開具非油品發票，造成兩種發票互相串用，混淆商品內容，進而從中牟利。這種做法嚴重違反公司的資金管理和發票管理制度，在資金管理和發票管理的檢查環節上也帶來較大的麻煩。

二、石油公司發票管理存在問題原因分析

（一）站級系統與稅控發票系統脫節

近幾年，J公司先后給網絡加油站成功上線了站級系統、ERP系統、加油卡系統、預算管理軟件等一系列與經營息息相關的信息化系統，極大提升了公司經營管理水平，但對于發票的開具流程，加油站一直還是傳統手工模式，管理方法十分落后，主要根源是加油站的站級系統與稅控發票系統脫節，站級系統的銷售數據與開票數量、金額不能共享，加油站收銀員憑著客戶加油小票需要手工錄入稅控系統開具發票。稅控發票系統沒有實現自動取數，需要人工錄入每筆數據在很大程度上會造成人工出錯或違規漏洞。加油站一天24小時營業，每天從站級系統銷售加油的筆數較多，開票量較大，稅控開票金額與站級系統銷售金額不便于一一核對，發票統計查詢也不方便，前臺開具發票的過程難以有效管控，對加油站的自查與內控管理造成不少的困難。所以，確實存在有貨虛開、多開或套開發票，無貨虛開、多開或套開發票，還有油品和非油品之間混開發票的嚴重現象。

（二）開具發票的期限差異造成管理漏洞

J公司加油站都是增值稅一般納稅人企業，增值稅沒有采用“以票控稅”的傳統手段申報納稅，而是采用“賬載納稅”的手段申報納稅。增值稅的計算公式：當月應交稅額=當期銷項稅額-當期進項稅額-前期留底稅額，如果應交稅額大于零，當月需交納增值稅，如果應交稅額小于零，當月不需交納增值稅。當期銷項稅額是根據加油站的站級系統當月銷售收入自動結轉生成，形成銷售收入對應的銷項稅額。從財務內控角度來講，加油站按當月銷售收入進行申報納稅，對當月的銷項稅額已經申報，那么加油站的發票管理可以規定客戶當月消費必須在當月開具發票，不得跨月開票，更不允許跨年度開票。

但從稅法角度來講，國家稅法沒有規定零售業客戶消費后開具發票的時間限制，只要客戶在加油站消費了，加油站確實已收到款項了，收款方應當向付款方開具發票。所以，客戶不管什么時候都可以要求加油站開具發票。如果加油站管理人員嚴格按公司制度執行，拒絕按客戶要求跨月或跨年度開票。客戶大吵大鬧，一個投訴電話舉報到稅務局，說在某某加油站消費加油了不給開票。國家稅法大于公司制度，為了息事寧人加油站只能跨月或跨年度開票。在站級系統與稅控發票系統脫節，數據不能共享的情況下，給加油站發票造成一定的管理漏洞。

（三）客戶群體龐大復雜，存在監管漏洞

J公司加油站的客戶群體主要分為單位客戶和個人客戶。自“營改增”以后，單位客戶如果是一般納稅人企業，為了減少企業稅負，必然要求取得增值稅專用發票抵扣進項稅。所以，這類企業對增值稅專用發票的需求日益增加，便給一些不需要發票的司機帶來可觀、違法的灰色收入。目前站級系統與稅控發票系統脫節，數據不能共享，無法發揮其作用，在金錢和利益的驅使下，少數個人客戶為了牟取不正當私利，消費后可積攢大量的加油小票，倒賣給需要發票的其他單位，方便一些不法分子為他人、讓他人為自己、介紹他人虛開發票，不利于加油站發票管理工作，存在監管漏洞。

（四）發票管理執行不到位，監管不嚴

J公司自合資以來，每年根據公司的經營發展，都會及時修訂各項財務管理制度。公司發票管理制度也幾經修改，但制度下發到加油站，由于站點多、分布廣，加之各站的基層管理人員可能對制度的理解程度也有偏差等原因，造成不能嚴格按照公司制度執行，出現發票管理制度執行不到位，對前臺開票監管不嚴，存在虛開發票的現象。

（五）員工流動性較大，素質參差不齊

J公司加油站的站點多、分布廣，遍及全國六省三個直轄市，并處于城鄉交界或國道偏僻地區，工作環境較為艱苦。加油站一天24小時營業，一線員工上班分為四班兩倒或三班兩倒，員工一天的工作時間長達十幾個小時，加油高峰期時工作繁忙而又枯燥。新員工培訓不到位就急著頂崗，在加油繁忙時如果思想不集中，一不留神，不是被客戶跑單了，就是收到假幣了。一線員工工資薪金不高，其他福利也不多，造成一線員工流動性較大，整體素質參差不齊。所以，在遇到一些不法分子的鼓動下，為了牟取私利，加油站內部員工伙同外人參與虛開發票的嚴重現象。

三、石油公司發票管理的改進措施

（一）建設信息化發票管理系統

J公司加油站目前仍然采取傳統的手工開票模式，已經不能適應現代化大數據網絡時代的需求。為了減輕加油站員工開票的工作量，避免虛開發票、偷稅行為的發生，國家稅務總局應以各地主管稅務機關為主導，聯合各公司加油站建設信息化發票管理系統，即加油站的稅控發票系統與站級系統、加油卡系統等與經營信息化管理系統無縫對接，所有銷售數據共享，全面推動網絡電子發票的應用，實現開票金額人工不能干預、發票開具的管理流程化及全方位的管控。建設信息化網絡發票管理系統，稅務機關能夠重點監控企業的發票流、物流和資金流，做到真正的“三流合一”，從而掌握企業的真實經營情況。企業也從技術上全面提升經營管理水平，這種意義廣泛而又深遠的。

（二）開具發票的期限，稅務與財務須統一

國稅總局公告[2018]第1號《關于成品油消費稅征收管理有關問題的公告》，自2018年3月1日起，成品油發票開具模塊由主管稅務機關開通，成品油的經銷企業開具成品油發票(增值稅專用發票、增值稅普通發票、電子發票和卷式發票)，均在增值稅發票管理系統“成品油管理”模塊開具。開具成品油發票的某一類別油品總量，應不大于所取得的成品油專用發票、海關進口消費稅專用繳款書載明的同一類別油品總量，并正確選擇商品和服務稅收分類與編碼。稅務總局對成品油經銷企業采取“以進控銷”的方法，加強了成品油消費稅的征收管理，維護了公平的稅收秩序，營造良好的營商環境，實施生產、批發、零售的全流程稅收監控管理，這是一項重大的改革舉措。那么，對于大多數仍然采用傳統手工開票模式的成品油零售企業來說，開具發票的過程確實難以管控，希望國家稅務總局提倡全民都參與發票管理，重視消費者加油后索取發票的期限，當月消費須在當月開具發票，不得跨月開票，更不允許跨年度開票，與公司發票管理制度相統一。

（三）建立健全客戶信息資料

2016年底，J公司給網絡加油站全面上線了加油卡系統。加油卡系統的使用提升加油站管理水平。在客戶首次開卡時，要求客戶提供基本信息，在系統內建立客戶信息資料。比如，單位客戶開卡時要求提供加蓋公章的營業執照副本復印件，個人客戶開卡時要求提供個人身份證復印件，作為開卡資料在系統中輸入客戶的必要信息，包括客戶應選擇的發票類型，發票類型一旦確定，不得隨意變更。單位客戶可選擇消費后開具增值稅專用發票或增值稅普通發票，個人客戶只能選擇消費后開具增值稅普通發票。不管是單位客戶還是個人客戶，一張卡只能對應一家單位或個人，但一家單位或個人可以開多張卡。這樣，從源頭上盡量減少客戶隨意倒賣或亂開發票的風險。

未辦理加油卡的個人客戶(包括用現金、微信或支付寶付款的客戶)只能加油消費后當場向加油站索取發票，過后不再補開發票，取消累計開具發票。

（四）健全發票管理制度，加大檢查力度

J公司發票工作實行歸口管理。財務部作為發票歸口管理部門，負責及時修訂加油站的發票管理制度。加油站財務人員作為發票管理員，對本站發票管理工作負責，應完善發票管理專用臺賬，用于記錄發票的購買、領用、核銷和保管等情況。增值稅專用發票由發票管理員開具，設立增值稅專用發票交付的臺賬，收取發票的客戶需在臺賬上簽收。普通發票一般由前臺收銀員開具，在制度上設置前臺普通發票開具最高限額不能超過2000元/張，超過限額必須請示發票管理員。普通發票的開具人應按班次分別建立每班的用戶名和密碼，班次之間不得串用開具發票，每張已開具的發票后必須附上開票依據，即實際消費的加油小票。在制度上嚴格約束了收銀員亂開、混開發票的違法行為，并分清各班開票的責任，在一定程度上可避免大額違規發票的開具，減少大額發票的流出。

J公司對加油站發票管理進行日常監督，分定期檢查或不定期檢查相結合的方法，可通過調取客戶開票信息資料、監控影像、現場抽查、設立投訴舉報電話或信箱等形式，還可通過第三方神秘顧客的調查和暗訪，加大對發票管理的檢查力度，杜絕發票管理的各種隱患，及時發現問題、解決問題，盡量減少發票管理漏洞。

（五）注重員工的法制教育，認識發票管理的重要性

J公司應加強發票管理制度的宣貫，注重基層管理人員和一線員工的法制教育，預防員工虛開發票的違法行為，讓員工知法懂法、守法用法。嚴格遵守國家法律法規和公司發票管理規定，杜絕虛開、多開或套開發票的現象，降低公司和員工的稅收法律風險，讓公司全體員工都能夠了解發票的作用，認識發票管理的重要性，熟悉并掌握發票基本知識。這樣，不但能為公司提供優秀后備管理人才，而且提升公司的發票管理水平。

四、結束語

綜上所述，發票管理是石油公司一項持續性不斷的工作，需要全員都參與管理。在現代化大數據網絡時代，公司應盡快給加油站建設網絡信息化的發票管理系統，不但有利于稅務機關實時監控加油站的資金流信息，而且能切實維護加油站自身權益，積極營造良好的稅收征管環境與發票管理，這樣石油公司才能更健康、有序的發展。