制造企業采購內控流程設計與控制研究

劉守濤

（浙江金乙昌科技股份有限公司，浙江 嘉興 314000）

一、制造企業采購內控流程關鍵點

（一）采購計劃審批環節

采購計劃申請制度要不斷持續完善，根據采購內容科學劃分歸口管理部門，明確采購范圍、審批流程，確保相應的權力和責任落實到位。

（二）采購驗收環節

采購驗收環節是內部控制的關鍵，要不斷強化管理，明確采購方式、供貨周期、驗收程序以及計量方法等信息，逐步實現采購流程管理信息化、采購監督透明化。

（三）供應商動態評價環節

建立供應商評價體系，科學確立評價標準，定期對供應商采購業務進行評價分析，形成供應商評價分析報告，并根據階段性動態評估結果做出及時調整。

（四）付款審批環節

嚴格執行付款審批流程，明確預付賬款、應付賬款的授權審批權限，對付款條件（如結算發票、貨物驗收等）以及付款審批流程等做到制度規定明確，執行到位。

二、制造企業采購內控流程設計與控制存在的問題

（一）供應商的準入與評審不規范

企業供應商準入制度規定不明確，存在人為的主觀判斷和舞弊風險，對合格供應商的評審和測試不符合規定程序，不能確保產品價格、產品質量及供貨及時性等得到有效保證。供應商內部評審不科學，定性和定量指標未能有效結合，導致評價效果不佳，給采購人員留有舞弊空間。同時供應商評價結果執行不到位，流于形式，供應商的評審與執行實行兩條線管理，導致供應商評價結果貫徹不到位、不徹底。部分供應商長期戰略合作伙伴關系不穩固，對企業可持續發展支撐力度不夠，影響企業正常運營。

（二）采購業務的評審與監督不完善

采購部門負責供應商信息管理及供貨流程控制。企業物資采購部門應集中統一管理，避免多頭采購或重復采購，采購部門首先依據采購計劃甄選2-3家合格供應商，確立供應商優選名單并提交審批，貨物入庫后并開具發票于系統匹配勾選后信息傳遞財務部進行結算，按照約定結算周期申請付款。但上級部門、財務部門、質檢部門只是對已發生的采購業務進行質量、數量、規格及價格等方面的一致性復核，而對采購部門前期的市場調研、供應商遴選、供貨談判過程及簽訂正式采購合同等工作程序缺乏有效前置監督。

（三）采購計劃編制與成本控制不嚴格

企業以銷定產，銷售訂單信息通過ERP系統下推生成生產計劃，生產計劃按照技術工藝要求生成所需物料BOM清單。計劃部門結合庫存情況生成采購計劃，從采購計劃形成到采購執行需要一定周期，期間市場的變動會影響到采購計劃的變動。采購部門、銷售部門、生產部門及倉儲物流部門信息傳遞存在時間性差異，導致企業采購計劃與實際需求不相符。同時，市場變化往往會帶來價格的變動，企業生產計劃按照客戶合同交期排單而無調整空間，導致企業高價采購，企業成本控制措施執行效果欠佳。

（四）采購合同評審與簽訂不合規

采購合同是供需雙方在公開、公平、公正、自愿的基礎上達成一致的法律約定文書，雙方在采購標的、價格確立、質量標準、付款方式及付款周期、經濟責任賠償等方面均對雙方的交易活動產生法律約束和監督作用。在合同簽訂前期如果評審環節控制不當，導致合同的相關條款內容約定不明確或部分內容缺失，合同糾紛和法律風險產生的概率就會非常高，就有可能給企業帶來經濟利益的損害。

（五）采購付款審批環節控制不到位

企業沒有按照不相容崗位相互分離的原則，建立采購業務與付款審核業務崗位責任制，明確職責和權限，采購業務得不到有效監督。財務獨立審核權執行不到位，不能確保合同、發票及入庫單內容一致。同時，應付賬款余額及發生額與供應商之間沒有進行定期的賬目核對，沒有建立對賬機制，雙方不能做到及時發現財務部門及物資管理部門賬務處理中的錯誤，錯誤得不到及時糾正，可能會導致企業經濟損失。

三、制造企業采購內部流程設計與管控措施的完善

企業要不斷總結分析采購業務管控體系的運行效果，深度細化剖析企業現行采購業務內部控制流程設計的科學性和運行的有效性，力求采購業務內控流程不斷得到持續優化，保障企業的生產和運營體系高效運作。企業采購業務流程的內部控制設計與措施主要通過以下幾個方面：

（一）科學有效編制采購計劃

1、采購計劃的編制依據要充分

銷售部門接到客戶正式訂單及時組織相關部門進行評審，確立技術標準和生產工藝后下推生成生產計劃單，按照客戶產品交期要求。生產部門按照正常生產周期科學合理的編排產線組織生產，物料的需求計劃信息由ERP傳遞匯總至采購部門。采購部門綜合考慮供貨周期、安全庫存、運輸環境以及市場價格變化趨勢等因素科學計算調整采購計劃，按照采購審批權限和流程及時提交上級進行審批執行。

2、采購計劃的監督審核要深入

采購業務審核部門要建立科學合理的審核程序和審核標準，重點審核采購計劃的準確性、合理性、必要性，根據企業生產運營特點，逐步完善審核指標體系，以提高審核質量和效率，必要時組織人員現場跟蹤監察，把風險防范前置，堵塞各項漏洞。

3、采購預算的執行要嚴格

采購預算要剛性執行，同時明確預算調整的條件和程序，預算可調整的范圍和頻率，嚴格按照預算調整權限逐級上報審批，審批通過后執行。

4、請購程序的審批要全面

物資采購業務原則上實行審批全覆蓋，采購內部控制流程必須對請購計劃審批程序做出明確而清晰的規范。采購計劃的物資范圍、單批次的采購金額、預付貨款的限制比例、審批的流程和權限等做出詳細的規定，對特種設備、專用（材料）工具以及預付期限較長、金額重大的請購業務，應由多部門協助的采購業務單獨做出規定，對于低值易耗品、工程物資等可以采用集中采購方式。

（二）嚴格控制供應商納入標準

1、建立合格供應商準入標準

建立全方位的供應商準入標準評估體系，結合企業實際情況，包括但不限于如供應商資質條件、產品開發能力、技術創新的優勢、生產能力、財務質量、質量管理體系、物流配送環境、企業品牌信譽等，必要時組織評審團隊對供應商實施現場評審。為保證供應商準入的高效性和安全性，制定相應的供應商優先準入標準，如品質過硬、品牌影響大、技術先進、供貨有保障、市場地位高的供應商可以優先考慮。

2、實行供應商動態評價

確立供應商動態評價指標體系標準，包括質量合格率、供貨及時率、企業信譽、企業財務狀況等指標進行統計分析。并同步更新供應商信息評價系統，實行專人對供應商的評價進行分析，將分析結果實現相關部門共享，以提高供應商信息使用效率。根據供應商評價結果劃分供應商等級，作為選擇公司主副供應商及供貨標準的基礎。

3、確立供應商戰略合作關系

企業要不斷優化合格供應商信息庫，按照定期考核結果淘汰不合格供應商。同時，不斷開發引入一定比例的新供應商，以增強供應商間的競爭意識，考核評價結果為優良的合格供應商優先考慮建立戰略合作伙伴關系。此外，加強與供應商之間的長期戰略合作的深度，通過緊密合作發揮彼此之間的專業優勢，實現企業價值的共建共享，不斷創新研產供銷合作模式，共同研發引領市場的前端產品，充分挖掘上下游產業鏈的高效協作價值。

（三）科學定價控制成本

1、采購定價科學分類

企業采購業務根據需要科學分類，通過供應商等級庫的劃分，建立供應商與企業采購業務快速對接機制。采購部門要通過市場專項深入的市場調研，找出變動趨勢，提出合理的定價策略，確立不同的定價方法，如新品市場詢價法、招投標定價法、商務談判法等。采購審核小組根據市場供求狀況，分別制定采購定價控制標準，對市場價格波動較大的材料，實行基礎價加固定浮動比率的定價方法，調整的依據和幅度由采購審核小組進行審核確定，對市場影響不大的常規材料，采用采購計劃價加下浮比率法進行業績考核定價。

2、采購定價與采購執行相分離

嚴格執行不相容職務相分離的內控原則，供應商評價與合同簽訂相分離，定價審批與采購業務執行相分離，大額采購實行定價小組集體定價。同時對采購業務實行績效考核，設定成本控制目標，激勵全員降本增效。

3、完善采購合同簽訂

（1）合同內容要完善。采購合同中明確雙方權利和義務的主要條款一定要表達準確、內容全面，確立付款方式與周期、交付方式與接收、質量責任與賠償、知識產權與保護等條款為合同必要條款，重大合同應經專業部門或律師進行審核確認。

（2）合同履約要監督。首先，確認供應商信息的合規性，確保為公司合格供應商。其次，審核合同履約內容一致性，包括履約標的、付款方式等合同關鍵條款，建立合同管理臺賬，規避合同履約風險。

4、加強采購效率和議價能力的提升

采購員工要充分熟知企業采購內控流程及定價政策，在采購過程中自覺遵守，提高采購效率，采購環節的高效運行是提高企業核心競爭力的重要組成部分，對形成良好的企業文化有重要作用。同時，采購人員應通過加強市場調研、供應商盡職調查、強化專業能力、增強談判技藝以提升議價能力，建立長期的供應商戰略合作機制。

（四）加強采購付款流程管理。

1、加強采購信息比對

采購付款審核的環節由業務部門與財務部門分別獨立完成，審核內容包括但不限于入庫信息、發票內容和合同約定三個方面的信息比對，審核過程中發現相關信息異常，反饋業務部門進行落實整改。

2、完善付款審批流程

合同預付賬款由采購部門進行采購發票系統比對鉤稽，財務部門審核后進行銷賬處理。信用掛賬付款業務，采購部門采購發票系統比對鉤稽，財務部門審核后進行掛賬處理，付款時由采購部門提交依據合同約定信用期編制的付款計劃，財務部門審核確認，由采購總監、財務總監、總經理聯合簽批后付款。付款方式原則上支付電子銀行承兌匯票，存在紙質銀行承兌匯票背書轉讓的，由供應商提供包括票據號碼、票據到期日等要素在內的填寫齊全的收款收據。

3、加強定期對賬制度

由財務部門編制形成定期對賬清單，由采購部門負責與供應商進行核對，對賬結果蓋章回傳。如不相符，財務部門與供應商財務部門進行專業核對，采購部門配合，及時發現和糾正雙方賬務處理的缺失或錯誤。特別是要及時發現因質量問題出現退換貨現象但處理不及時或存在暗箱操作現象，退貨記錄不完整或執行不到位，要通過實物盤點核查等措施及時發現問題。預付賬款單獨管理，財務部門對照合同約定，持續跟蹤項目進度，反饋相關部門，保證項目進度，避免違約對企業產生不良影響。