物業(yè)專項維修資金的管理與使用探討

夏菲

（中航物業(yè)管理有限公司廈門分公司，福建 廈門 361000）

住房商品化帶來了房地產市場的繁榮發(fā)展，隨著我國城市化進程的快速進步，住房質量的高低成為城鎮(zhèn)居民生活滿意度的重要衡量標準，特別是居民對居住環(huán)境的差異化要求，客觀推動了物業(yè)管理的完善和進步，作為“房屋養(yǎng)老金”之稱的物業(yè)專項資金的管理和使用是近幾年物業(yè)管理和城市建設領域探討較多的問題。作為物業(yè)管理中的有效工具，專項資金在報維護更新共用設施、保障業(yè)主生活環(huán)境、促進物業(yè)保值升值等方面有著重要意義。

一、建立維修資金應急使用制度的必要性

作為物業(yè)公共設施維護升級的重要資金來源，我國由政府房管部門代管的專項資金一直以來為人所詬病，存在申請流程難、使用難、增值難的三大問題，向來有“沉睡的資金”的稱號，近幾年來這三大問題更為突出，甚至“兩會”都有過相關議題。現(xiàn)實中，部分物業(yè)需要應急使用資金進行設施維護，一旦物業(yè)重要設施比如電梯、道路、墻體等出現(xiàn)緊急問題，如果不能及時處理，不僅會影響業(yè)主的日常生活，甚至會帶來物業(yè)緊急安全問題，威脅人身健康。如果不能解決應急使用的根源問題，必然會造成惡劣影響。作為代管物業(yè)維修資金的主管部門，有責任謹慎履行代管職能，確保資金的規(guī)范有效使用，煩瑣的審批流程有利于規(guī)避資金濫用的風險，但是當遇到緊急情況時，如果繼續(xù)按照既定審批流程，應急維修所需資金不能及時到位，可能會喪失緊急情況的優(yōu)先處理時機，造成后續(xù)無法挽回的結果，甚至影響業(yè)主生命健康。目前應急維修和資金使用之間的難題，是大多數城市物業(yè)管理中存在的矛盾現(xiàn)象，而實地調查發(fā)現(xiàn)我國大多數城市的應急維修沒有很好的解決方案，僅僅是通過壓縮審批流程，減少審批手續(xù)，對后續(xù)維修過程和資金使用管控缺少跟蹤，市區(qū)級物業(yè)主管單位將權力下放到物業(yè)公司，雖然整體過程比較簡單，但是因為信息溝通滯后，維修質量在工程前期無法得到評價，造成資金使用的糾紛問題，因此建立完善的應急維修管理體系才是物業(yè)應急維修資金使用的關鍵點所在。

隨著我國城市建設的不斷發(fā)展，物業(yè)新老現(xiàn)象并存，部分老齡化物業(yè)對更新改造的需求極為迫切，但現(xiàn)實中的維修資金調度量確實很好，對于物業(yè)公共部分的維修很難通過全體業(yè)主三分之二通過的投票要求，再加上申請、公示、招標等環(huán)節(jié)，短時間內資金無法到位，應急維修難以快速進行。因此建立完善的應急維修管理體系，特別是補充便捷可行的統(tǒng)籌應急資金運作，成為可探索的有效方式。應急維修資金納入到物業(yè)管理體系中，不僅保證了專項資金發(fā)揮應急保障功能，保障公共設施的緊急維修需求，而且是對行政部門代管專項服務的有效補充，對于盤活“沉睡的資金”，建立長效物業(yè)維修管理機制，物業(yè)“養(yǎng)老錢”最大化使用具有積極意義。

二、國內、外關于維修資金使用的現(xiàn)狀及可吸取的先進經驗

為了更好地探討物業(yè)維修管理體系中應急資金的使用，本文分析了國內外先進經驗，為后續(xù)提供可參考意見。國外城市化進程較早，相關的物業(yè)管理也比較成熟，其在維修資金的使用方面有著不少值得借鑒的地方。美國有專業(yè)的基金管理公司來運作物業(yè)專項維修資金，政府不負責資金管控，如果物業(yè)設施需要應急維修，只需要物業(yè)上報基金公司，由基金公司尋找維修公司總負責維修事宜。日本的房地產公司對物業(yè)的責任范圍不僅包括建設環(huán)節(jié)，還包括后續(xù)維修關節(jié)，責任貫穿整個物業(yè)的使用終身，業(yè)主購買物業(yè)時的金額已經包含維修資金，這倒逼建設公司在項目設計之初追求施工質量建設，這種模式從源頭上減少了很多環(huán)節(jié)，對于應急維修能夠快速反應，省去了業(yè)主和政府管理的環(huán)節(jié)。雖然國外對于應急維修有諸多可借鑒之處，但是并不一定適合我國國情。隨著我國在城市管理和物業(yè)管理領域不斷探索，國內也出現(xiàn)了許多可借鑒、可推廣的案例。成都市在物業(yè)管理方面進行了有益探索，物業(yè)在業(yè)主委員會的授權下制定了專門的應急維修預案，應急預案的細節(jié)制定和后續(xù)完善必須由三分之二及以上業(yè)主提前審核通過。如果物業(yè)公共部分或設施發(fā)生應急情況，威脅業(yè)主健康或影響生活秩序時，物業(yè)服務機構作為授權責任主體需啟動應急預案，組織搶修工程，資金審批通過房管部門網上服務即可辦理綠色通道，24小之內專項資金可以到達物業(yè)賬戶，物業(yè)要及時發(fā)布緊急情況施工公告、緊急維修承諾書等通知。在應急資金使用過程中需要引入第三方審價和第三方工程監(jiān)理，保障資金使用合規(guī)和工程質量達標。

三、重構專項資金管理使用的路徑

健全的物業(yè)維修資金管理機制是保障專項資金應急使用的有效措施，我國在機制建設中尚存參與主體權責不清，資金監(jiān)管權責集中，物業(yè)業(yè)主及第三方服務機構參與度不高或缺位等現(xiàn)象，這都為應急維修的開展帶來了不便。為改變上述局面，結合國內外先進的物業(yè)管理經驗，本文在綜合分析的基礎上提出了重構專項資金使用的路徑，作為現(xiàn)行物業(yè)管理資金使用的補充和完善。

（一）明確維修資金使用的原則

結合本國城市開發(fā)和物業(yè)管理的現(xiàn)實情況，本文建議在今后一段時間內，我國物業(yè)維修資金的大方向保持不變，即仍需要在政府主管部門的監(jiān)督管理下規(guī)范使用，同時需要社會多方面的共同參與。借鑒我國目前公積金的管理模式，在物業(yè)維修資金的使用方面構建資金委員會、資金監(jiān)管中心、區(qū)級房產主管部門、基層政府組織、物業(yè)企業(yè)、業(yè)主委員會、第三方服務機構組成的分層管理機構，實現(xiàn)在資金的決策、使用、管理、監(jiān)管等方面的分離，最大程度保障業(yè)主的利益。除此之外，還需建立資金應急使用的補充條款作為完善。結合大多數城市的實際情況，本著集中管理和節(jié)約行政資源的原則，設立專門的維修資金管理委員會并配備專職人力，委員會負責本市范圍內維修資金的重大政策制定和決策，監(jiān)管部門負責資金收取、使用、增值等關鍵環(huán)節(jié)的執(zhí)行，對于資金委員會的管理費用應該由財政承擔，同時政府應從城市管理的角度出臺相應政策，明確監(jiān)管機構的職責，如資金使用備案審查、維修工程質量審查等內容，保證維修資金的使用和管理納入到專業(yè)化公共服務體系中來。

（二）明確維修資金使用的主體責任

應急資金來源于物業(yè)維修資金，維修資金管理委員會在各地法律法規(guī)的基礎上制定具體資金使用的政策和措施：如資金管理專戶銀行的招標、資金增值的具體操作規(guī)范、資金使用的審計主體等內容；明確第三方參與機構的進入和退出機制；應急維修資金的申請、預批復條件、資金批復、完工核算等；后續(xù)業(yè)主投訴處理方面。而資金監(jiān)管中心制定維修資金集中管理環(huán)節(jié)的資金增值和收益分配方案，監(jiān)管資金核算并執(zhí)行具體的資金使用環(huán)節(jié)，簡化資金使用申請流程，制定資金應急使用綠色通道、實現(xiàn)資金申請網上辦公等內容。各級房管部門負責維修資金的收集、備案，轉交資金給維修資金管理委員會。街道辦或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府等基層政府單位應負責組織業(yè)主委員會，指導業(yè)主大會制定維修資金使用章程，制定應急維修預案，推廣多樣化表決規(guī)則，達成表決效率，同時對維修資金的使用做好宣傳指導工作，為第三方機構對應急資金的審計、應急維修的認定、應急工程的監(jiān)理提供相應幫助。物業(yè)管理企業(yè)作為物業(yè)的日常管理維護的責任主體，對于物業(yè)緊急維修事項須及時告知業(yè)主委員會，配合第三方機構做好維修工作，代收業(yè)主的維修資金，并在業(yè)主委員會的授權下申請使用維修資金。

（三）建立應急維修專項資金的資金管理

應急維修專項資金來源于業(yè)主繳納的維修資金，對于數量巨大的維修資金的管理需要有完善的管理體系，維修資金管理委員會作為主體單位應該推動建設專項維修資金管理系統(tǒng)，建立轄區(qū)內物業(yè)建立維修資金檔案，對于維修資金的使用上，應常年保持開戶銀行5%左右的規(guī)模以應對緊急維修需求，10%左右的規(guī)模應用于物業(yè)定期維護，這兩部分以活期和一年期存款的形式存放專用賬戶，剩余約85%的資金以定期存款的形式保存于專戶銀行，對于每年產生的利息收入按照比例存于各物業(yè)賬戶，同時嚴禁用維修資金從事高風險金融投資活動。對于資金管理開通網上查詢系統(tǒng)或微信公眾號，讓業(yè)主隨時了解資金的使用、增值保值等情況，保證資金實現(xiàn)安全運作。對于應急資金的使用，應該創(chuàng)新管理方法，可以在試點區(qū)域授權物業(yè)主管部門10萬元以下的應急資金調度權，物業(yè)需要緊急維修時，這部分資金無須審批即可使用，但是后續(xù)必須補充相應的資金使用說明。

應急維修資金的管理涉及多主體、多部門的聯(lián)動，只有監(jiān)管有序的管理機構、科學有效物業(yè)管理配套體系、專業(yè)第三方服務等共同參與，才能保障維修資金的管理智慧高效。