全面從嚴治黨背景下干部人事檔案監督體系構建分析
——以南京科技職業學院干部人事檔案專項審核為例

□鐘紅麗

干部人事檔案記錄了干部個人基本情況、社會關系、學習和工作經歷，反映了其在德、能、勤、績、廉等方面的表現，是黨選人用人的重要依據。 本文研究了南京科技職業學院在開展干部人事檔案專項審核工作中出現的問題，深刻剖析了問題產生的原因，提出構建干部人事檔案監督體系，確保干部人事檔案來源準確和內容真實的工作思路。

一、干部人事檔案專項審核工作中出現的問題

1.“三齡兩歷”基本信息前后記載不一致。 在南京科技職業學院干部人事檔案專項審核工作中，發現少數干部人事檔案中“三齡”前后信息填寫不一致，姓名信息前后填寫不一致。 干部人事檔案均無涂改，但有7 卷干部人事檔案中出現出生年月信息前后記載不一致的情況，組織部派工作人員到其原戶口所在地戶籍部門調查取證，并形成調查報告，在綜合研判基礎上，將干部任免審批表和干部人事檔案專項審核認定表提交專項審核領導小組研究確定后，反饋干部本人確認簽字后歸入個人檔。 例如，該校一名中層領導干部最早形成材料高中畢業生登記表記載“出生年月”為1970年1月，且出現多個不一致的“出生年月”，最新干部任免審批表中1972年11月，最早與最新檔案記載相差2年以上。組織部兩位同志前往其原戶籍所在地派出所調查核實，調查“戶口底冊”信息，因“戶口底冊”材料形成時間晚于其高中畢業生登記表的形成時間，同時該同志承認曾因報考研究生時改過年齡，并寫了“情況說明”。根據《中共中央組織部、人事處、公安部關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字〔2006〕41 號）文件規定，認定該同志出生日期為1970年1月。

2.干部人事檔案材料收集不齊全。 在南京科技職業學院干部人事檔案專項審核中發現干部人事檔案材料歸檔不完整，主要體現在入黨材料、學籍材料、早期干部任免表、參加工作的證明材料、工作調動材料等。 根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求，完整的入黨材料包括入黨志愿書、入黨申請書、積極分子考察登記表、預備黨員考察登記表、轉正申請書、政審材料等；完整的學籍材料主要包含專家推薦表（研究生階段）、學生登記表、學生成績表、畢業生登記表、學位申請書、授予學位的材料等。在本次專項審核工作中發現缺失較多的材料是學生登記表、授予學位的決定、報到證、轉正定級表等。對專項審核中，發現的檔案佐證材料不完整的，工作人員到其原來的學校或工作單位檔案館（室）復印原始材料，加蓋檔案部門公章，經工作組審核后，補充歸檔。通過專項審核工作補充收集各類歸檔材料150 余份。

3.歸檔材料管理不規范。 在干部人事檔案材料生成的過程中，干部本人在填寫檔案材料時書寫不規范，出現使用圓珠筆、鉛筆填寫材料及字跡潦草、涂改、缺少本人簽字等現象。 中共中央組織部《關于印發＜干部履歷表＞的通知》中明確要求書寫干部履歷表時應用鋼筆或毛筆，并使用碳素或藍黑墨水，字跡要清楚端正，并對填表要求作出了詳細的解釋。此外，在干部履歷表、年度考核表、干部任免表等材料審批過程中有時會出現缺少組織審批蓋章等現象，干部所在單位的組織、人事部門應對材料填寫內容仔細核對，確認無誤后，加蓋部門公章。

二、干部人事檔案專項審核工作中產生問題的原因

1.干部個人檔案意識較為淡薄。 干部人事檔案材料大多是干部本人填寫形成的材料，但教職員工檔案意識較為淡薄，填寫材料隨意，書寫不認真，導致檔案材料出現隨意涂改，檔案信息填寫前后不一致等現象。

2.干部人事檔案的監督效用未能體現。 干部人事檔案管理部門一般是被動接收干部人事檔案材料，干部人事檔案材料從形成到歸檔的過程是一個動態過程，涉及多個部門，材料形成部門歸檔意識不強，缺乏監督機制，歸檔不及時，干部人事檔案管理部門也未及時跟進收集檔案材料，導致部分檔案材料的缺失，檔案內容不全面。此外，在實際工作中檔案工作人員對材料內容未能履行監督職責，導致部分干部人事檔案材料制作不規范，檔案內容不全面，對反映干部德、廉情況的材料收集不及時。

3.干部人事檔案數字化程度不高。 目前高職院校在檔案管理方面投入人力、財力較少，一方面干部人事檔案管理部門人員配備不足，沒有時間和精力去實施數字化，另一方面學校對檔案工作重視度不高，檔案數字化經費投入較少。

三、構建高職院校干部人事檔案監督體系的幾點思考

1.建立干部人事檔案日常審核制度。 第一，干部人事檔案工作人員應把好材料入口關，做好檔案監督審核工作。檔案工作人員在日常工作中應履行審核職責，做到未經審核、手續不完備、填寫不規范、內容不真實的材料不予歸檔，確保干部人事檔案來源準確和內容真實。 第二，對于教職員工因職稱晉升、在職讀研讀博取得學歷學位，需要更改職稱、學歷學位信息時，其本人應提交更改職稱或學歷學位的申請表，經組織人事部門審核認定后，轉遞更改職稱、學歷學位信息通知書，并向檔案室移交職稱評審表、學籍等相關材料，檔案工作人員審核材料并歸檔后，更改其相應的信息。 第三，注意做好干部人事檔案在轉遞和利用過程中的監督工作，防止在檔案的轉遞和利用過程中出現修改檔案造假的現象。 干部人事檔案的轉遞應通過機要方式轉遞或專人送取，杜絕本人攜帶干部人事檔案。第四，對組織人事相關工作人員定期進行專業培訓，提高檔案工作人員檔案法治意識、保密意識和監督意識，從根源上減少干部人事檔案涂改造假現象。

2.加強高職院校干部人事檔案從嚴管檔制度體系建設。 加強干部檔案人事制度建設，強化管理，加強監督，努力構建從嚴管檔制度體系。 目前該校制定了《干部人事檔案管理人員職責》《干部人事檔案（材料）收集制度》《干部人事檔案保管保密制度》《干部人事檔案鑒別與歸檔制度》《干部人事檔案檢查核對制度》《干部人事檔案接收與轉遞》《干部人事檔案查借閱制度》等制度，并按照安全保密、便于查找的原則，對干部人事檔案進行科學、規范的保管。在全面從嚴治黨背景下，該校將制定監督制度，成立檔案監督領導小組，確保干部人事檔案按照制度辦事；讓干部人事檔案審核工作常態化，對干部人事檔案開展不定期的鑒定工作，杜絕造假現象的發生；審核工作遵守保密制度、監管制度和個人責任制，互相監督，嚴防信息外漏。

3.加強干部人事檔案的內容建設。 加強干部人事檔案的內容建設，有利于提升干部人事檔案監督控制職能。 干部人事檔案材料的收集是開展干部人事檔案鑒別、保管工作的前提，對提高干部人事檔案的使用價值有著重要的意義。 “選官，要知人，才可以善任；管官，要知績，才可以獎懲?！睓n案工作人員應擴大干部人事檔案的收集范圍，注重收集能夠反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，收集其在科研創新、專業論著、學歷學位、職稱等方面的材料，從而確保干部人事檔案內容完整全面、真實可靠。在全面從嚴治黨、從嚴管理干部的新常態下，該校還對干部個人重大事項報告、黨紀政紀處分情況、離任審計材料等進行收集，目前由紀委辦公室負責整理以上相關干部人事檔案材料，通過此項工作的開展，促進了學校干部隊伍的健康發展。

4.推動高職院校干部人事檔案數字化進程。 江蘇省委組織部轉發的《中共中央組織部辦公廳關于貫徹實施干部人事檔案數字技術規范的通知》（蘇組辦〔2017〕52號）文件指出，各地區各單位要高度重視干部人事檔案數字化建設，以《干部人事檔案數字化技術規范》的發布實施為契機，不斷提高干部人事檔案科學化、信息化、規范化。 目前該校已采用干部人事檔案系統軟件，建立干部人事檔案目錄數據庫，在今后的工作中應加快干部人事檔案數字化工作，嚴格按照文件要求，按照流程操作，執行技術指標，以紙質檔案為基礎，切實做好干部人事檔案全文數字化，嚴格落實安全保密責任，保證檔案和數據的安全，提升干部人事檔案規范化、數字化水平，杜絕干部人事檔案涂改造假現象。

四、結語

高職院校應以干部人事檔案專項審核工作為契機，讓干部人事檔案審核工作常態化，建立從嚴管檔制度，加強干部人事檔案內容建設，提高檔案數字化水平，構建干部人事檔案監督體系，充分發揮干部人事檔案在選人用人方面的重要作用，使檔案管理工作更好地為學校事業發展服務。