物資采購風險因素分析及防控

文/徐長貴，舍得酒業股份有限公司

物資采購是為了保障生產經營活動的正常開展而購入各類材料、設施、工具等。物資的采購工作作為企業生產運營中的重要環節，是其利潤收取、控制成本的關鍵源頭。物資采購主要包含制訂購置計劃、選取供貨商、物資購買審批、定價咨詢、訂立合同并落實、物資驗收和領用、貨款支付、核算等多項內容。在采購時，因多種原因影響，使得在采購的各階段都有著諸多風險。因此，必須通過不斷提升對采購風險的控制力度，強化風險管控，以確保企業經濟收益和質量的不斷提升。

1 企業在物資采購中的主要風險因素

1.1 價格風險

首先，在投標前因相關業務人員與供應商之間互相串通，可能會出現標底透露等問題，從而造成企業采購遭受經濟損失。其次，采購人員在價格評估時發生失誤且進行了批量購進，引起價格風險。

1.2 采購質量存在風險

首先，因供應商所提供物資的質量不滿足產品要求，造成企業無法正常開展生產活動，對用戶在技術、經濟及企業名譽等方面造成嚴重損害。其次，供應商所提供物資質量以次充好，從而對企業的產品質量、加工制造及交貨期等造成直接影響，降低了企業的產品競爭力與信譽。

1.3 計劃風險

首先，由于市場需求出現變動，對采購計劃準確性上帶來重要影響。其次，采購計劃制定不科學，和預定目標存在很大偏差，在采購中引起計劃風險的出現。

1.4 合同風險

首先，盲目簽訂合同，存在條款模糊等現象，并簡化違約職責約束，君子協定、口頭協議，且公證、鑒證合同比例較低等。其次，不正當的合同行為，賣方為了轉變其不利的市場競爭地位，經常會采取許多不正當的手段，例如行賄采購人員以套得采購標底，提供虛假優惠，用一些好處當誘餌來公開出售劣質產品。此外，有的采購人員為貪圖小利而犧牲了企業的利益，無法嚴格依照規定進行合同簽訂。

1.5 驗收風險

數量短缺，質量方面以次充好、魚目混珠；在規格、品種方面貨物不滿足產品規定和質量要求等。

1.6 存量風險

首先，采購量方面無法及時達到生產需求，造成生產活動中斷進而引起風險。其次，盲目采購，引起貨物積壓，使得大量資金被沉積在庫存之中，造成資金的周轉率下降，從而引起存量風險。

2 物資采購風險因素的防控措施

2.1 實施物資的集中采購

物資集中化采購，可使分散權力得以集中，并使隱性權力透明化。加強對物資供應采購的統一化管控，保證專業優勢的充分發揮。同時，集中采購便于監控，從而在買方市場環境下，可使批量優勢得以有效發揮，以盡可能防控采購風險。

2.2 改善供商資源，構建合格供應商系統

首先，要認真調查供貨商資質、品牌、倉儲能力、銷售業績等，在可能的情況下，派人到現場實地考察，以對其做出總體客觀評價。從企管、采購、專業技術等部門抽調人員組建供貨商選評小組，以對供貨商的產品質量、價格水平、交貨能力、售后、技術水平等方面進行評價。第二，對供貨商產品實施小批量試用，并按照合作狀況逐漸增大采購力度。再者，做好年度供貨商考核，對于較好合作的供應商，可建立長期的合作關系。為防止物資采購的質量風險，可根據所采購物資的重要性開展分類，并對一些重點物資實施二次檢測。

2.3 合理確定采購價格與選擇采購方式

首先，完善采購價格的確定方式，通過采用招標、協議、多方競價和咨詢比對等多類形式來制定科學的購入物資價格。其次，采購單位要按照需求選擇與經濟、技術、法律法規、環保、質量等相關人員參加審核與談判，嚴格控制采購過程。再者，采購單位要研究關鍵物資的價格走勢與成本組成，明確關鍵物資的參考價和采購價，并創建購買定價數據庫，以定期分析關鍵物資的供需情況和價格趨勢加以科學運用。

2.4 強化合同管理和合同風險防控

在簽訂合同前，要認真檢驗相應條款是否與政策、法規等相背離，防止出現合同內容違法或合同范圍超出當事人主體經營范圍等情況；利用資信調查，以掌握供貨商履約水平；對合同條款齊全性及用語是否合理進行審查，并檢驗是否出現以單代約、當事人的義務權利是否明確、是否簽章齊全、是否具備合同手續等情況，還應審查有關審批手續的完備性，強化對原始合同資料的管理和存檔，從而由源頭上控制合同風險。對于采購合同已簽訂的，其主辦部門需按照合同內主要確定的條款進行及時檢查和跟蹤，在出現異常時，要注意儲存、收集相關的書面資料，并結合法律方面相應對策采取措施加以處理。

2.5 對物資采購強化驗收控制

首先，應不斷改進貨物驗收流程，并考慮貨物的相關屬性以明確必須檢驗的貨物清單，并要求該類物資必須在提供質檢合格報告的條件下才可以入庫。其次，驗收部門或相關人員需按照合同和質檢機構的質檢證明文件，對發票、合同等初始材料和所購置物資的質量、數量、規格等進行檢查。當檢驗合格之后，填寫入庫證明文件，并蓋上入庫收貨用章，然后登記入賬。在貨物入庫之前，相關采購單位要檢驗商檢證書、合格證等各類質量證明材料。在驗收中，對于有較強技術性、大宗量、新型物資材料，還需實施專業化檢測，有需要時還應委任有相應檢驗資格的單位以及由外部選聘專業人員幫助開展檢驗工作。再者，在驗收中出現異常狀況時，如出現大幅超越合同范圍、缺少合同、超出預算、出現毀壞等情況的貨物，驗收部門及相關人員必須及時上報企業有關管理部門，然后在查出原因后及時進行解決。針對質量檢驗不合格的貨物，相關部門要按照檢測結果采取索賠、退貨、有條件的接收等處理措施。

2.6 加強業務人員培訓和構建內部控制機制

首先，應構建和優化采購流程和信息的透明機制，實施公開化的采購制度，防止暗地操作等情況，嚴格化采購流程，做到公開公正。其次，對采購員定期開展業務培訓，特別是職業道德培訓，強化采購員的法律意識和理念。再者，對各個崗位的責任權力和限制進行明確，并實現各個崗位之間的互相監督與限制。最后，要盡可能的控制審批和授權機制，對有審批權限的人員在其業務方面的審批授權形式、流程、職責、權限等進行嚴格控制。

2.7 整合信息管理系統進行科學采購

有效整合企業的生產信息、物資采購系統、財務信息、營銷信息等系統平臺，以便于各類信息之間實現共享。如根據生產營銷計劃、財務預算、貨物消耗定額等，可獲得準確、可靠的物料采購計劃清單，并可計算出貨物需求情況，確保庫存量的合理性，以保證購置計劃的編制工作可基于準確評估的條件下，降低了人為影響，避免了因計劃偏差而引起物料積存或供應短缺等風險。

2.8 強化采購績效考核和評估

績效評測即通過構建合理有效的評測指標系統，用以檢驗和反映采購單位及業務人員的業績和效率等。當前，對于采購工作評測還缺乏統一指標，企業應按照本身狀況合理制定考核指標和要求，按照購入成本、物料質量、管理、組織等方面開展評價。采購工作評測人員可由相關主管單位以及生產、財務等相關管理人員和供應商共同組成。績效評測的首要目的是保證完成采購的目標，其次要提供績效評估的優化方法，并為單位和個人獎懲提供參考標準，再者，也可增大業務的公開性，同時也可形成良好的激勵作用。

2.9 優化企業的供貨鏈條和開展戰略采購

采購戰略是指企業在競爭和合作之間追尋平衡性的一種采購方式，以減少采購成本作為目標，以充分掌握物料市場和企業本身的長期規劃為基礎，和關鍵物料供貨商之間建立互贏互惠的伙伴關系，以有效防止出現供貨中斷等問題，使企業具備長久的市場競爭力。

3 結束語

隨著競爭的日益激烈化和經濟條件的不斷復雜化，企業應提升風險意識，增強辨識風險的水平，并開展有效防控。而物資采購工作作為企業和外部連接的必然接口，對采購風險的防控是十分復雜的一項工作，其不僅對采購主管單位是一種考驗，也要求企業各部門間互相配合，從而實現物資采購的預期效果。