重設(shè)財務(wù)功能與實施共享服務(wù)中心的感想

文/辛明月，中央財經(jīng)大學(xué)

1 背景介紹

美國管理會計師協(xié)會(The Institute of Management Accountants，簡稱IMA)是一家全球領(lǐng)先的國際管理會計師組織，一直致力于支持企業(yè)內(nèi)部的財會專業(yè)人士推動企業(yè)的整體績效和表現(xiàn)。IMA發(fā)布的《管理會計公告》一直在全球范圍內(nèi)享有盛譽(yù)，它涵蓋了管理會計領(lǐng)域的各項實務(wù)及專題，包括有關(guān)風(fēng)險管理、成本核算、供應(yīng)鏈、可持續(xù)發(fā)展報告、公允價值和組織行為等主題的定義、框架、指導(dǎo)、最佳實踐和案例。本文是閱讀IMA管理會計實務(wù)版塊中重設(shè)財務(wù)功能（1997年）和實施財務(wù)共享服務(wù)中心（2000年）之后的一些感想。

2 IMA公告內(nèi)容概述

2.1 重設(shè)財務(wù)功能

IMA認(rèn)為，重設(shè)財務(wù)功能對任何一個有開展基本財務(wù)活動的組織都有重要意義，財務(wù)部門作為一個“昂貴”的部門，其價值創(chuàng)造的能力始終被人詬病。成本過高、流程繁雜、占用資源、戰(zhàn)略需要四大大原因成為了眾多企業(yè)尋求革新的主要動機(jī)。新的財務(wù)部門和財務(wù)人員的角色開始轉(zhuǎn)向內(nèi)部咨詢服務(wù)的提供者、商業(yè)信息的分析師以及專業(yè)知識的普及者。

2.1.1 重設(shè)目標(biāo)的確定

財務(wù)功能的重新確定需要重點關(guān)注業(yè)務(wù)流程、組織管理和信息技術(shù)的同步革新。

業(yè)務(wù)流程：通過流程的重新設(shè)計，尤其是信息流（如各種票據(jù)）、實物流（如存貨）和資金流（如工資）的相關(guān)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行跨職能變更。

組織管理：財務(wù)功能重設(shè)之后，由于自動化和標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程的實現(xiàn)，可以壓縮預(yù)算周期、實現(xiàn)在線分析和報告、提供共享服務(wù)等。

技術(shù)方面：財務(wù)功能的革新常常由技術(shù)推動。通過對于當(dāng)下新興或熱門技術(shù)（如GDS、AI、GUI、EDI、EIS等）的應(yīng)用，從技術(shù)層面實現(xiàn)“簡化—消除—自動化”這一流程改造周期的完成。

2.1.2 重新設(shè)計的過程

重新設(shè)計財務(wù)通常涉及整合會計中心，跨業(yè)務(wù)部門標(biāo)準(zhǔn)化政策和實踐，簡化流程，消除過時或不相關(guān)的活動，以改善工作流程并利用技術(shù)。通常主要包括調(diào)查、規(guī)劃和實施三個階段，而這三個階段絕非彼此獨立的重點，而是一個相互交錯的循環(huán)。

調(diào)查：調(diào)查的重點是確定那些最有可能從重新設(shè)計過程中改進(jìn)的活動或過程。定義業(yè)務(wù)問題、選擇和優(yōu)先考慮財務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行調(diào)查、記錄自己的財務(wù)流程、研究和確定財務(wù)方面的最佳實踐、評估員工現(xiàn)有的技能和能力。

規(guī)劃：要實現(xiàn)財務(wù)流程重新設(shè)計項目所承諾的好處，首先要有一個明確的計劃。財務(wù)流程重新設(shè)計的計劃階段非常關(guān)鍵，因為它將定義重新設(shè)計工作的組件，并為實現(xiàn)確定公司的目標(biāo)、理念和時間表。這一過程需要明確發(fā)展財務(wù)的未來愿景（在這些情況下，重新設(shè)計的最終目標(biāo)是消除明顯的低效和瓶頸）、為改變而制定的策略、開發(fā)業(yè)務(wù)的案例、制定過渡計劃和建立變革的動力。

實施：完成特定的財務(wù)流程再設(shè)計項目的最后階段是確定流程和結(jié)構(gòu)更改的實現(xiàn)。在這一過程需要完成的是分配過程職責(zé)并組織過程改進(jìn)團(tuán)隊、創(chuàng)建擬議過程的原型、建立財務(wù)人力資源戰(zhàn)略、推出新項目以及財務(wù)流程重新設(shè)計的監(jiān)控行為與結(jié)果。

2.1.3 來自組織的挑戰(zhàn)

財務(wù)人員將減少，剩下的人將重新專注于高價值活動。通過精簡的流程、政策和實踐，財務(wù)效率將大大提高。鑒于變革是一種企業(yè)的常態(tài)，而不是組織生活的偶爾破壞者，由此管理會計師面臨的一個主要挑戰(zhàn)是永不停止地探究財務(wù)流程重新設(shè)計。

2.2 實施共享服務(wù)中心

共享服務(wù)中心的基本要素是提供常用服務(wù)，例如由單個組織實體為兩個或多個業(yè)務(wù)單位處理的應(yīng)付賬款，提供實體通常稱為共享服務(wù)中心。支持共享內(nèi)部服務(wù)發(fā)展的基本理念是，最佳實踐管理理念和前沿技術(shù)可以結(jié)合起來，以最低的成本為內(nèi)部客戶提供最高價值的服務(wù)。

2.2.1 實施原因和作用

隨著公司尋求新的方法將資源重新聚焦到創(chuàng)造價值的活動中并減少非增值成本和努力，創(chuàng)新的基于共享服務(wù)中心的解決方案的推動力將會增長。

通過整合服務(wù)和數(shù)據(jù)，組織有機(jī)會實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)并實際上消除冗余。另一個好處是當(dāng)專家們在共享服務(wù)中心中以共同的目標(biāo)聚集在一起時發(fā)生的協(xié)同作用和知識轉(zhuǎn)移。現(xiàn)在可以將不同地點的個人獲得的經(jīng)驗結(jié)合起來，為企業(yè)問題創(chuàng)建最佳實踐解決方案。組織還意識到，在共享服務(wù)環(huán)境中，培訓(xùn)可以更加高效和一致。

2.2.2 實施過程

實施過程包括評估機(jī)會、設(shè)計共享服務(wù)中心、實施共享服務(wù)組織、優(yōu)化共享服務(wù)四個步驟。總的來說，兩個基本原則驅(qū)動共享服務(wù)中心實現(xiàn)。首先，員工支持功能應(yīng)該像任何企業(yè)一樣運作，根據(jù)客戶的需要調(diào)整他們的活動和服務(wù)。而且，與任何外部服務(wù)提供商一樣，這些服務(wù)必須以客戶愿意和能夠支付的價格向客戶交付所需的價值水平。共享服務(wù)的規(guī)則很簡單：如果內(nèi)部提供者不能滿足客戶要求以及外包供應(yīng)商，則必須允許內(nèi)部客戶從外部組織購買所需的服務(wù)。

2.2.3 實施陷阱

共享服務(wù)結(jié)構(gòu)的實現(xiàn)與任何其他主要問題一樣容易出現(xiàn)問題。缺乏一個強(qiáng)有力的行政冠軍，集中功能而不創(chuàng)建具有創(chuàng)業(yè)精神，不像經(jīng)營公司一樣經(jīng)營一個業(yè)務(wù)，錯誤地定義基線成本,未徹底跟蹤已實現(xiàn)的利益，并誤導(dǎo)資源分配，不足或未能進(jìn)行激勵有經(jīng)驗的人員使用他們的擁有已證明的最佳實踐，未能克服范式，受困于舊的結(jié)構(gòu)、流程和福利，沒有在實施共享服務(wù)中心創(chuàng)建一個團(tuán)隊環(huán)境,培育一種所有權(quán)，失蹤的關(guān)注持續(xù)改進(jìn)周期時間、單位成本、缺陷率和服務(wù)機(jī)會，從而導(dǎo)致失敗。未從策略性污點收集中心獲得全面的利益和客戶服務(wù)，未能建立或定義性能措施和服務(wù)水平協(xié)議，導(dǎo)致不能從共享服務(wù)中心結(jié)構(gòu)實現(xiàn)全部價值，未能考慮作為關(guān)鍵的搬到共享服務(wù)中心的結(jié)構(gòu)，未能建立和維護(hù)轉(zhuǎn)變的緊迫感。

3 企業(yè)內(nèi)難以革新的原因

3.1 重設(shè)財務(wù)功能

重設(shè)財務(wù)功能和任何組織變革一樣都會帶來的利益沖突。隨著對于財務(wù)部門工作內(nèi)容的重新定義，涉及到資源、權(quán)力、人事等的變動。

首先，財務(wù)功能的重設(shè)必定會導(dǎo)致資源的重新劃割。財務(wù)功能的重新定義和財務(wù)部門的重新設(shè)計，使得一些原本歸屬于財務(wù)部門的資源，如硬件設(shè)備等各種固定資產(chǎn)，內(nèi)部資料等各種無形資產(chǎn)，開始流向其他部門。這里因為強(qiáng)調(diào)職能交叉，從另一個層面來講就是將財務(wù)部門劃割成更具有韌性和彈性的部門，從而滿足其他部門的需要和適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。這種資源的打亂重排意味著對于現(xiàn)有組織日常管理的破壞。甚至可能出現(xiàn)一些人負(fù)責(zé)的劃到了其他部門，而另一些人則莫名其妙多出來很多東西。僅日常的盤點工作就迎來了很大的挑戰(zhàn)。

其次，資源的重新分配勢必會帶來權(quán)力的糾紛。隨著財務(wù)部門從大化小，從小化了，財務(wù)部門在企業(yè)中顯得越來越不重要。而財務(wù)人員在中國的根深蒂固的印象是掌握公司核心機(jī)密的人，或者說人們對于財務(wù)人士已經(jīng)形成了固有的預(yù)判：內(nèi)向，不善言辭，耐得住寂寞和重復(fù)性勞動。這樣的定位使得財務(wù)人士本身就在企業(yè)中出于弱勢的地位。銷售部門會覺得他們只知道控制各種費用而真正的財富是他們帶來的；研發(fā)部門會覺得財務(wù)人士過于保守而洞察不到市場的需求；人力部門會覺得職責(zé)分離帶來的龐大的財務(wù)部門是一筆巨大的開銷……因此一旦將組織進(jìn)行打亂重排，這些“放出去”的財務(wù)人士甚至?xí)媾R著被排擠、沒有話語權(quán)的窘境。原有各級領(lǐng)導(dǎo)被降級甚至僅變?yōu)槠胀▎T工從頭再來也不足為奇。

最后，組織內(nèi)的人員流動不僅會給人事部門帶來額外的工作量，也會造成人心的動蕩和短暫或者長期的混亂。由于上文中權(quán)力的重排，勢必會導(dǎo)致一輪新的“排資論輩”。這些負(fù)能量的東西在國內(nèi)屬于司空見慣的現(xiàn)象，而所有企業(yè)，尤其是大型國企和大型上市企業(yè)，出于自己的社會影響考慮，每一輪人事變動都會格外謹(jǐn)慎。一輪財務(wù)功能的重新設(shè)計無異于一次組織重整。對于大型的企業(yè)可能是一次人心惶惶和滿天飛舞的小道消息，而對于一個中小型企業(yè)來說則可能是一條黃泉路。

3.2 實施共享服務(wù)中心

實施財務(wù)共享服務(wù)中心，其重點在于“共享”二字。“共享”和已經(jīng)火了一段時間的“共享經(jīng)濟(jì)”一樣，都是思維方式和工作方式的重新定義。“共享”，就意味著只有一些就可以了，大家可以一起來用，但是另一些就面臨著被淘汰。而“中心”則意味著對于原本在每一個單位都是“小太陽”的財務(wù)人員，現(xiàn)在有了一個最高組織，而其他的“非中心”都將只承擔(dān)一些邊緣化、細(xì)枝末節(jié)的工作。個人認(rèn)為，共享服務(wù)中心的最大問題在于一些信息和資料在這個集中和分享的過程中會受到損失，至少是比之前等級森嚴(yán)的財務(wù)層級中受到更大的損失。

共享服務(wù)中心將完成一系列的重復(fù)工作和信息匯總與整理工作，一定程度上是取消了組織內(nèi)部的信息不對稱和資源不對稱的問題，讓組織內(nèi)部信息流動更加通暢，信息更加透明，從而總部的決策會更加正確。但是這也同樣會帶來權(quán)力從分散到集中，導(dǎo)致一些人的“被降職”。而且集權(quán)式的管理雖然高效，但是執(zhí)行的過程中會有著很多不確定性。因為按照總部的意見匯總之后的信息，可能對于地方的決策和執(zhí)行意義不大。因此當(dāng)企業(yè)的決策層制定的戰(zhàn)略開始往下推行的時候，很大概率遇到重重困難，甚至被分支機(jī)構(gòu)直接忽視。而由于地域上的遙遠(yuǎn)，總部或者共享服務(wù)中心又不能過去監(jiān)控，因此自始至終被蒙在鼓里。

3.3 新背景下的新嘗試

在會計信息系統(tǒng)以及其他許多相關(guān)課程中，關(guān)于嘗試企業(yè)變革和公司的組織架構(gòu)調(diào)整，有過一些案例和方法。

對于共享服務(wù)中心的人員問題，許多企業(yè)將其視為一種“自辭職”的系統(tǒng)。這些實行共享服務(wù)中心的企業(yè)，將不能為企業(yè)繼續(xù)創(chuàng)造價值的離退休人員，轉(zhuǎn)崗到共享服務(wù)中心。隨著時間的推移，這些年齡40歲左右的仍然心存志向的中年員工，開始承受不了單調(diào)重復(fù)的工作，開始尋求新的職位，跳槽到其他的企業(yè)，從而組織實現(xiàn)了一次沒有大動蕩的裁員和換血。

還有就是通過新技術(shù)實現(xiàn)組織換血。比如事務(wù)所已經(jīng)開始使用財務(wù)機(jī)器人。這些財務(wù)機(jī)器人在原理上和在企業(yè)中使用的是相通的。通過財務(wù)機(jī)器人可以解決很多重設(shè)財務(wù)功能和實施共享服務(wù)中的問題。比如簡單重復(fù)的錄入和掃描工作，以及重復(fù)的簡單數(shù)據(jù)收集和分析工作，完全可以由財務(wù)機(jī)器人完成。這樣沒有工作任務(wù)的財務(wù)人員和管理人員可以學(xué)習(xí)更多管理知識和分析方法，形成企業(yè)內(nèi)部的咨詢業(yè)務(wù)，為分子公司提供財務(wù)、管理、法律、戰(zhàn)略、信息技術(shù)等的咨詢服務(wù)。這樣既可以實現(xiàn)人員的重新配置，也能夠帶來一系列的價值創(chuàng)造活動。

4 結(jié)論

從這兩個公告的發(fā)布時間以及課堂上閱讀的案例也可以知道，國內(nèi)的管理會計相比于國外落后了多少年。這種管理上的循規(guī)蹈矩和因循守舊導(dǎo)致了我國企業(yè)在一些方面的停滯不前。而解決這些問題的必經(jīng)之路之一就是實現(xiàn)國內(nèi)的管理會計與國際的發(fā)展齊頭并進(jìn)，甚至趕超。

重設(shè)財務(wù)功能和實施共享服務(wù)中心是管理會計在實務(wù)中可以實現(xiàn)價值的地方。如果以后步入社會時有幸可以見證、參與甚至主導(dǎo)這一過程，會更深刻地感受到會計的后浪推前浪的革新方式和革新速度。在相關(guān)技術(shù)日新月異的今天，如果不能跟上前沿的形勢，在以后進(jìn)入企業(yè)的時候我們也會成為被淘汰的失敗者。在真正的大浪淘沙到達(dá)之前，我們會計出身的人不僅要把會計這個搖搖欲墜的鐵飯碗變成金飯碗，以求在歷史的浪潮中留存下來，更要爭取成為引領(lǐng)管理界革新浪潮的引導(dǎo)者，方能在大風(fēng)大浪中屹立不倒。