新時期高校離退休工作檔案管理的重要性

□文｜王再青

（作者單位：德州學院）

新時期我國經濟的快速發展, 人口老齡化水平不斷加快。高校中, 離退休人員的比例越來越大, 其相對而言, 檔案的管理工作的重要性也相對于之前越發突出。檔案是社會組織在人事管理活動過程中形成的記錄, 是反映個人經歷及社會實踐的載體, 也是人才信息摘要的主要來源，做好離退休人員的檔案管理工作，對促進學校事業的發展和弘揚正能量的具有重要的意義。

進一步明確高校離退休人員的歸檔范圍

在明確高校離退休人員歸檔的范圍之前, 應當明確的是高校離退休人員工作檔案歸檔的目的。切實科學的做好離退休人員的檔案管理工作，解決好應當針對離退休人員哪些檔案要進行歸檔具有重要的理論意義和現實意義。筆者認為主要有兩項目的,一種是完善、一種是服務。首先, 人事檔案是活動過程中形成的記錄, 是反映個人經歷及社會實踐的載體, 也是人才信息摘要的主要來源, 通常都是作為考核和任用的憑據之一。在此基礎上，退休之后所從事的具有影響的社會、學校活動如：組建市老年大學、發明專利，教學督導、關心下一代等活動資料都應該歸檔，做好檔案的完善工作。其次是服務, 離退休人員發揮在社會上作用,會用到相應的檔案和證明, 管理好他們的相應檔案, 對于其與社會進行對接, 能夠得心應手的適應社會, 也能夠在一定程度上提供便利的保障。

做好完善和服務, 高校離退休人員的歸檔范圍應有以下幾項:

人員基本情況: 包括其出生年月、政治面貌等基本信息外,還有對于在學校不同的時間階段的供職情況, 能夠對于其干部履歷、專業技術檔案進行保管, 這樣在其與社會進行對接時, 能夠有所憑證, 而且也能夠為其在學校所做的工作和事跡進行記錄。特別是在出具證明時能夠提供真實可靠考的原始資料。

信息是一種無形資產, 信息為加速高校的改革與人才競爭提供了可能, 信息最終成為競爭中的戰略資源。在當今高校改革和人才流動頻繁的信息時代, 離退休檔案服務要為發掘人才、使用人才提供真實可靠的材料和信息，在此基礎上離退休檔案工作應除了解他們的專業外，對他們的年齡身體健康狀況等都應掌握。形成一目了然的人才信息資源，以便更好的為社會、學校發揮作用。

離退休黨員檔案:對于高校的離退休教職工而言, 其主要是要讓知識分子群體在建設中提供較多的貢獻, 并在將來有更好的發展。同時,離退休人員之前在高校的學習和工作過程中,大部分已經被黨組織吸收,高校的離退休人員都是黨員之一,并且都對學校、組織有著深刻的情感。因此, 大多數離職人員會出現無法適應現階段生活的情況, 對生活失去目標和方向。所以說, 在這一階段離退休干部管理服務人員就需要對此類工作有著更加深刻的認識, 還要積極開展相應的黨建工作, 讓每一位退休教職工感受到集體的溫暖, 避免出現消極心態。黨員的比例占離退休人員的50%以上，退休黨員的檔案必須應當及時收錄, 及時進行歸檔。黨員檔案相對于其他檔案而言應當更加受到重視。黨員從事的學習教育活動、在黨組織擔任的職務等材料都應整理歸檔，這些都是離退休人員材料中最為重要的檔案, 應當妥善進行保管和管理。

高校離退休工作檔案管理的現狀

檔案管理缺乏專職人員：在許多高校中, 離退休人員占到了全校教職工1/3以上的比例，沒有設置專門的檔案管理人員, 忽視了離退休人員工作檔案的重要性。在學校人事檔案統一管理的基礎上，雖然有嚴格的“審查制度”但是亟待信息完整的數據。仍然存在用到了才能夠想起來, 想起來才去補檔案的相關情況。

檔案管理模式滯后：檔案管理工作具有復雜繁瑣的特點。加強檔案管理工作的有效控制可顯著提高事業單位運行效率。檔案管理仍采用傳統模式, 無法適應新時期管理需求, 傳統管理方法具有效率低、適應性差的不足, 無法滿足新時期社會發展需求。基準的紙質檔案,顯而易見的問題便是隨著時間的推移, 出現磨損或者不清晰的情況, 因此, 設備設施的更新、檔案管理模式的升級和優在一定程度上限制了檔案管理質量的提升。

檔案信息資源開發利用欠缺：檔案記載了離退休人員豐富的信息, 除去相對而言需要保密的信息外, 其他的信息, 應當被充分挖掘, 作為之后開展管理以及活動的重要參照。但是在目前,眾多檔案的信息受到無視, 沒有充分利用。在現有的電子檔案、信息軟件系統管理這些都是離退休人員退休后自己填寫或人事檔案的轉錄存在不準確性和不完整性。在提供服務時，要通過電子檔案查詢后經人事檔案（紙質）確認無誤后方可利用，查閱繁瑣缺少系統性，完整性的檔案管理。

建立健全高校離退休工作檔案管理

明確專職責任人, 負責檔案管理工作：只有確立了明確的專職責任人, 才能夠保證離退休人員的檔案能夠定責到人, 能夠有據可查, 而且根據專職責任人的要求和義務, 能夠充分保證檔案管理的有效性和科學性。

優化檔案管理模式, 推動檔案管理信息化建設：信息技術的發展為檔案管理工作的開展提供了更多途徑, 傳統檔案管理方法已經無法滿足新時期要求。計算機作為社會信息化的主要工具, 為新型檔案管理模式的開發奠定了扎實的基礎, 合理應用各項記錄軟件進行檔案管理, 將更有利于檔案數據的導入、存儲,提高檔案管理工作效率。線上的檔案管理方式更加便捷, 而且不受時間的影響。另外, 也應當加強對檔案管理人員的培訓, 使其了解相應的政策, 積極派專人參加檔案館系統的相應培訓, 不斷提高檔案人員的工作素質和工作能力。

開發檔案信息資源，提高管理質量：離退休的人員數量提升很快，那么，離退休管理服務工作就需要創新思想觀念和服務管理方式來相適應。同時，高校離退管理工作特別是離退休人員檔案工作也應當相應改進不斷進行提升, 并迎接新時代帶來的挑戰, 最終達到預期的目標。檔案信息資源的開發是建立在傳統檔案管理基礎之上的行為, 在進行管理理念、管理方法的優化中,最為關鍵的問題便是端正離退休人員檔案管理工作理念, 重視檔案管理工作, 全面開發檔案信息資源, 確保在檔案管理工作的基礎上發揮檔案信息資源的重要作用。重要的是將檔案的管理納入日常的工作中, 將檔案的管理作為平時就需要完成的基本工作, 不能夠等到年底或者期末進行匯總, 注意相應檔案的時效性, 及時歸檔, 才能夠最大限度的減輕工作壓力。還有就是只有不斷地優化離退休人員檔案管理模式和手段, 才能提高檔案管理質量, 從而促使離退休人員檔案管理標準化、規范化。