中小民營企業存貨管理存在的問題及改進

鄭向東

摘 要 中小民營企業一般規模小，資金不充裕，人員素質偏低，整體管理水平不高，忽視內部管理，把大量的精力放在生產和銷售上，沒有建立完善的內部控制制度，造成存貨浪費、積壓、貶值，減少企業利潤，更能夠誘發舞弊行為的發生。對中小企業而言，必須進行有效的存貨管理，加強存貨的會計核算才能使企業獲得較大的收益。本文結合了甲公司（從事外保溫材料生產的民營企業）的工作實踐，具體分析了甲公司在存貨管理方面的缺陷，包括：銷售目標激進，存貨預算不合理，造成存貨積壓; 采購入庫環節內部控制混亂; 銷售出庫環節職責不清，執行流于形式;會計系統控制失靈;未實施有效的財產保護控制。本文提出了改善企業存貨管理的措施，包括制訂科學的銷售計劃，并遵守執行;管理層全力支持，制訂全新的流程制度，并嚴格執行;制訂《存貨核算與結賬流程制度》，實施會計系統控制;制訂《存貨盤點流程制度》，強化財產保護控制。

關鍵詞 中小民營企業 存貨管理 問題 對策

一、中小民營企業存貨管理中存在的主要問題及原因分析

（一）銷售目標激進，存貨預算不合理，造成存貨積壓

很多中小民營企業未對市場進行深入科學的調查分析、盲目樂觀、制訂了較為激進的銷售目標，采購大批原料，全力生產，成品準備充足。但市場是變化，生產出來的存貨不能滿足市場的需要，只能積壓，導致大量資金占壓在存貨上。市場所需的產品，由于缺少資金，不能正常生產，失去了客戶，失去了市場。

2011年4月，市場上對“燃燒性能達到A級的外保溫材料”需求量突然暴增，甲公司接到的銷售訂單遠超生產能力，全天24小時組織生產保溫材料。但到了2011年9月保溫材料市場開始降溫，訂單開始減少，庫存逐漸增大。甲公司管理層認為未來三年外保溫材料市場仍會火爆，僅憑現有生產能力不能滿足需求，于是在2012年1月新增4條生產線，生產能力比去年增加了3倍。2012年3月起開始全力生產，由于在2011年大量銷售了5厘米的外保溫材料，因此在2012年大批量生產了5厘米的材料，但市場卻不如人意，需求量大幅度降低，用戶需求也開始多樣化，對6厘米和7厘米的材料需求量增大，最終導致所生產5厘米材料積壓，占壓的存貨資金比2011年底增加了2.3倍，嚴重影響公司正常經營，必須通過融資，才能保證2013年正常生產經營。

（二）采購入庫環節內部控制混亂

甲公司成立于2009年，設立了采購部、財務部、商務部、銷售部、生產部、倉庫等部門，規定采購部負責公司的材料采購業務，包括與供應商談判、簽訂合同、請款、采購報賬等工作;材料倉庫負責驗收材料入庫，并在ERP系統上填寫《采購入庫單》、成品倉庫負責成品的入庫、出庫;財務部負責存貨的核算工作;商務部負責與客戶談判、簽訂合同、制訂銷售訂單、監督發貨、運輸、銷售統計、應收賬催收等工作。采用ERP系統進行管理，包括采購管理、銷售管理、存貨核算、總賬核算、固定資產核算等模塊。自2011年1月起未進行會計核算工作，2011年1月至9月份的會計資料與稅務資料（包括抵扣聯）堆放在紙盒里;采購請購、付款、入庫、銷售訂單、發貨等業務：2011年5月底前還有個別錄入ERP系統中，2011年6月起停止錄入。ERP系統只有出納員堅持登記流水賬。

1.采購入庫流程制度設計不合理。甲公司規定“貨物到達公司后，由倉庫保管員驗收入庫，并在ERP系統中錄入《采購入庫單》，且倉庫保管員對其錄入的《采購入庫單》進行復核。《采購入庫單》包括供應商名稱、品種、數量、單價、金額等項內容”。由于倉庫管理員不掌握供應商名稱、材料單價與金額等信息，無法保證《采購入庫單》錄入正確。這個流程制度設計存在兩個方面的問題：一是倉庫保管員不應對存貨單價和金額負責;二是《采購入庫單》填制和復核為同一人，給作弊創造了條件。導致的結果是倉庫保管員錄入的《采購入庫單》是錯誤的，錯誤不斷發生，ERP系統中《采購入庫單》的信息不能被采用，《采購入庫單》最終在2011年5月停止了錄入，ERP系統中再也沒有存貨入庫的信息了。存貨沒有了管理，處于混亂狀態。

2.采購入庫環節未明確內部相關部門和崗位的職責權限，不相容崗位未相互分離、制約和監督。甲公司規定：采購部負責采購業務，但沒有明確職責范圍。甲公司采購入庫業務存在：甲公司倉庫保管員直接與供應商聯系要求供貨，并確定了采購數量和金額，供應商按倉庫保管員的要求發貨，并通知采購部付款。甲公司規定采購付款必須取得機打《采購入庫單》，于是倉庫保管員在電腦上自編了一個《采購入庫單》（未在ERP系統上填制《采購入庫單》）打印出來交給采購部，且未在《采購入庫單》上簽字。貨物到達，倉庫保管員驗收入庫后仍未在ERP系統中填制《采購入庫單》。倉庫保管員履行了除“付款”職能外全部采購職能。采購與入庫業務屬于不相容崗位，倉庫保管員包辦了采購與入庫業務，且未辦理入庫手續（在ERP填制《采購入庫單》），也未通過ERP系統打印《采購入庫單》，無法判斷采購業務是否真實？無法判斷入庫是否真實？極可能導致舞弊事件的發生。

采購部持《采購入庫單》和《采購發票》到財務部報賬，財務部未在ERP系統中檢查該《采購入庫單》是否存在，且未在ERP系統中進行采購結算。財務部在這個環節上沒有利用信息系統進行會計記錄，會計系統控制和監督失效。

（三）銷售出庫環節職責不清，執行流于形式

2011年10月8日，甲公司倉庫現場銷售出庫情況：商務部打電話通知發貨，倉庫保管員組織人員裝車，裝車完畢后，在電腦上自制《銷售出庫單》（未在ERP系統上通過《銷售訂單》生成《銷售出庫單》），打印出來后直接交給送貨司機。銷售出庫環節存在嚴重的漏洞：一是商務部接到客戶的訂單后，未履行在ERP系統上填制《銷售訂單》，相關部門（如財務部）也未履行對《銷售訂單》的審核，商務部直接電話通知倉庫發貨;更為糟糕的是商務部沒有履行對客戶的訂單進行登記，也未及時收回客戶簽收的《銷售出庫單》，導致無法確定應收賬款的金額，造成資金的直接損失。二是倉庫保管員將貨物發出后，未履行在ERP系統上進行銷售出庫處理，也未進行任何手工登記，導致銷售出庫無據可查，無法計算存貨的發出成本，更無法核算存貨的結存成本，直接影響《資產負債表》和《利潤表》的真實性。更誘導舞弊行為的發生。

（四）會計系統控制失靈

主要表現在：第一，會計核算錯誤：查看甲公司2010年11月至12月所做采購入庫業務的記賬憑證時發現，同一筆采購入庫業務做了二次，第一次依據ERP系統中的《采購入庫單》自動生成記賬憑證，借記“原材料”，貸記“應付賬款”，記賬憑證后面未附任何單據。第二次依據《采購發票》，又編制了借記“原材料”，貸記“應付賬款”。這樣“原材料”和“應付賬款”同時增加了一倍，加之《采購入庫單》錄入的金額又存在問題，這樣財務記載的“原材料”和“應付賬款”數據已無任何意義。第二，未進行會計核算：2011年1月至9月甲公司未進行任何會計核算，財務部只完成了將報賬的采購單據進行保管;采購業務、入庫業務、銷售業務和出庫業務沒有進行會計記錄;會計控制完全失效;財務上沒有任何存貨收發、應收賬款、應付賬款、銷售收入、成本、費用等信息。

（五）未實施有效的財產保護控制

主要表現在：第一，無財產記錄：甲公司在2011年6月以后，對存貨的收入和支出未進行任何登記;第二，未進行定期盤點：2011年1月至9月，未對存貨進行過盤點，倉庫和車間也不能提供存貨的結存情況。第三，未進行賬實核對：甲公司2011年1月起未進行任何會計核算，根本不可能進行賬實核對。第四，未限制接近存貨：工廠員工可以隨意進出倉庫;員工可以直接領料，不需填寫任何單據，倉庫保管員填寫《材料出庫單》。這種方式掩蓋了偷盜和舞弊行為，倉庫保管員只需填寫一張《材料出庫單》就搞定了。

二、中小民營企業存貨管理的改善對策

（一）制訂科學的銷售預算，并遵守執行

甲公司從2012年1月開始實施全面預算，在2011年12月對北京及周邊市場進行調研，預計2012年保溫材料市場銷售情況，并結合公司所具有的資源，制訂了2012年全年的《銷售計劃》，先后編制了《銷售預算》《生產預算》《采購預算》《制造費用預算》《制造成本預算》《利潤預算》《資產負債表預算》《現金流量預算》等，所編制的預算組織專人討論、修改，提交董事會同意后執行。當內外環境發生較大變化時，及時地調整預算，并建立應急機制。

（二）管理層全力支持，制訂全新的流程制度，并嚴格執行

在甲公司管理層全力支持下，建立存貨管理崗位責任制，明確內部相關部門和崗位的職責權限，切實做到不相容崗位相互分離、制約和監督。2011年12月先后制訂了《采購業務流程制度》《銷售業務流程制度》《調撥業務流程制度》《退換貨業務流程制度》《施工項目流程制度》《成本管理制度》并經經理辦公會討論通過后，在2012年1月1日起正式執行。這些制度編制原則是職責清晰、流程可操作性、不相容職務分離、加強內部監督、強化會計系統控制、實施有效的財產保護控制。

首先，甲公司針對“采購入庫環節內部控制混亂”制訂了《采購業務流程制度》，該制度規定了生產部、采購部、倉庫、財務部各自的職能，制訂了采購入庫流程，明確了各部門和人員在采購入庫環節擔當的角色，特別強調財務部兩個職能：一是監督職能。財務部必須在ERP系統中對《采購入庫單》進行檢查，檢查的內容是《采購入庫單》是否通過《到料單》（由采購部填制）生成，而非倉庫保管員填制，《采購入庫單》是否由倉庫主管審核。二是核算職能。財務部必須依據《采購發票》（財務部將紙制發票數據錄入到ERP系統中）和《采購入庫單》進行采購結算，進行完采購結算再進行賬務處理。

其次，甲公司針對“銷售出庫環節職責不清，執行流于形式”制訂了《銷售出庫流程制度》，該制度規定：一是商務部接到客戶訂單后，在ERP系統中填寫《發貨單》;二是商務部持財務部簽字的《收款單》或《賒銷申請表》（附《銷售合同》）到財務部辦理審核手續;三是財務部在ERP系統中審核《發貨單》;四是商務部通知工廠統計員打印〖發貨單〗;五是工廠統計員在ERP系統中打印《發貨單》，并在單據上簽字，將打印的《發貨單》交給客戶或送貨司機;六是客戶或送貨司機持打印的《發貨單》到倉庫辦理出庫;七是倉庫保管員在ERP系統中審核《銷售出庫單》，并在機打《發貨單》上簽字，工廠統計員每周將《發貨單》其中一聯返還給商務部;八是商務部填寫《開具發票申請單》，《申請單》包括“客戶信息、所銷售商品的名稱、數量、單價、金額、發貨單號”;九是財務部收到《開具發票申請單》后，先在ERP系統中進行銷售結算（依據《申請單》所列發貨單號在ERP系統中生成《銷售發票》，并對《銷售發票》進行審核，完成銷售結算），之后在開票系統上開具發票。

（三）制訂《存貨核算與結賬流程制度》，實施會計系統控制

針對“會計系統控制失靈”，甲公司制訂了《存貨核算與結賬流程制度》，并對“會計核算錯誤”和“未進行會計核算”采取補救措施：一是組織會計人員對2011年1～9月會計憑證進行補錄;二是對存貨進行全面盤點，編制《存貨盤點表》，依據《存貨盤點表》、采購單價（或估計的成本單價）確定存貨結存金額;三是對原料出庫數量和金額采用“倒擠方式”確定;四是對于成品的入庫數量和金額采用生產部報產數量和估計成本確定;五是對于成品的出庫數量和金額采用“倒擠方式”確定;六是沖銷2010年11月至12月錯誤的記賬憑證;七是確定應付賬款金額：盡管對2011年的會計憑證進行了補錄，但也無法確定應付賬款金額的正確性，只能依據采購部和總經理存有的信息，確定了部分應付賬款金額，將賬面上未確定的金額記入“應付賬款-臨時戶”，待日后與供應商對賬后再確定最終金額。八是確定應收賬款金額：依據客戶訂單和回款記錄確定部分客戶應收賬款金額，將賬面上未確定的金額記入“應收賬款-臨時戶”，待日后與客戶對賬后再確定最終金額。

（四）制訂《存貨盤點流程制度》，強化財產保護控制

針對“未實施有效的財產保護控制”，甲公司制訂了《存貨盤點流程制度》，要求：“每月末工廠對存貨進行盤點”，并與財務部進行核對;每年的6月末和12月末進行大盤點，由財務部牽頭，對公司的存貨進行全面盤點，編制《存貨盤點報告》，并對盤盈盤虧存貨進行賬務處理。甲公司還制訂了《材料出庫流程制度》要求：領料員必須在ERP系統填寫《材料出庫單》，車間主任對《材料出庫單》進行審核后，并打印出《材料出庫單》，領料員持紙制《材料出庫單》到倉庫領料，倉庫保管員首先在ERP系統中對該《材料出庫單》進行復核，然后領料員領取存貨。甲公司也制訂了《倉庫管理制度》要求：“非倉庫工作人員未經允許，不能進入倉庫”。

（作者單位為北京中岱會計師事務所有限責任公司）

參考文獻

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