如何提高事業單位檔案管理水平

◎紀夢書

（河北省唐山市遷西縣人力資源和社會保障局 河北 唐山 064300）

事業單位在發展過程中必須結合社會發展實際狀況進行科學化創新，只有與時俱進才會有更大發展空間。根據調查發現，很多事業單位檔案管理水平仍不盡人意，依然存在大范圍采用紙質存檔，手寫摘錄等手段。這樣的方法效率很低，不能滿足實際工作需要，因此還有很大拓展空間。為了更好促進事業單位發展，相關部門應該注意加強檔案管理工作，學會將新時代的方式和方法運用到檔案管理工作當中，將舊有模式轉化為新興模式，順應時代發展，保證單位工作順利進行，最終達到促進單位快速發展的目的[1]。

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）管理階層對檔案管理方面缺乏重視

在一些事業單位中，管理人員對檔案處理缺乏認識，不能深切體會到檔案對單位的重要性。導致在實際工作進行過程中出現檔案內容缺失，編排混亂沒有條理，重要材料丟失等等問題。除此之外，傳統方式保存檔案一般都只有一份，很少有備份，一旦單位處理事情需要查閱檔案，就會受到一定程度的阻礙，大大降低工作效率。并且領導在單位中具有一定榜樣作用，領導不重視，下屬更加容易忽視檔案工作的重要性，致使單位整體檔案管理工作水平不高，不利于單位更好的發展和進步。

（二）傳統檔案管理方式的局限性

傳統方式的檔案管理就是手抄，逐字逐句抄寫，然后再進行保存。隨著社會不斷發展，這種模式的記錄手段已經不能適應事業單位發展需要，而且還會消耗大量人力和物力。除此之外，在進行相關內容查找時會消耗大量時間，影響工作效率。在新時代背景下，部分事業單位檔案管理水平的拓展空間很大，但是由于缺乏先進的檔案管理設備，整體管理效果不能滿足單位發展需要，例如：在進行年終獎金頒發統計時，需要參考員工的日常考核記錄表；在計劃單位未來發展規劃時，需要參考近幾年來單位發展業績概況等等。單位的各種工作事項都需要建立檔案，一旦檔案缺失就會阻礙事業單位的發展步伐。

（三）檔案管理人員的管理能力不足

事業單位的檔案管理工作不僅是簡簡單單的數據保存，還應該對現有數據進行整合分析，使之更加具有參考意義[2]。因此，就需要檔案管理人員具有一定的能力，比如：熟知檔案管理制度的所有內容，處理檔案信息時，能夠清楚明白的分類和匯總，這樣事業單位的檔案管理才能更加規范化和科學化。若是檔案管理人員技術能力不足，缺乏最基本的檔案制度認知，就容易在工作過程中出現各種問題，檔案管理的意義就會被弱化。

（四）檔案管理標準整體不統一

在事業單位中，不同管理部門都有各自的檔案記錄，若是檔案管理標準不統一，各個部門采用不同的檔案管理模式的話，會造成不同部門信息互相使用時出現問題，單位領導檢查時也會面臨很多困擾。這時需要先把別的部門檔案管理模式搞清楚，才可以使用檔案信息，大大降低工作人員的辦事效率，不利于單位更好發展。

二、提高檔案管理水平的有效措施

事業單位檔案管理工作面臨著很多問題，要想解決管理過程中的難題就需要科學有效的措施。隨著社會發展的進程加快，事業單位在檔案管理方面也應該積極進行調整，保留傳統檔案管理模式的優點，不斷進行改革創新。在新時代背景下，摸索出適合自身發展的新檔案管理模式，提高管理效率[3]。

（一）建立健全檔案管理制度

事業單位要想提高自身檔案管理水平首先應該注意完善檔案管理制度體系。制度是指導項目發展的主要依據，并且不同工作領域適用的制度也不一樣。檔案管理部門要根據單位實際發展情況以及法律規定的內容制定出具有創新意義和實踐意義的檔案管理制度，使各個部門的檔案記錄方式以及存儲方式實現統一。通過制定制度和檔案管理標準，促使檔案管理更加規范化和科學化。

（二）注意提高管理人員水平和素質

檔案管理工作并不是隨便一個人就可以勝任，檔案管理人員要了解全面的檔案管理知識，熟練運用各種信息處理及分類的知識，使檔案信息整齊明了。并且在信息處理過程中需要注意書寫規范性，嚴格避免信息造假，數據不統一等問題出現在文件中。要想有效提升檔案管理人員的素質水平和能力，首先需要管理階層先認識到檔案管理重要性，加強檔案管理方面的培訓工作，例如：定期開展檔案管理技能講座、檔案管理經驗座談會；講述一些具體部門檔案管理趣事等。通過不斷提高員工對檔案工作的認知，提升員工現代化設備的運用能力，使檔案管理水平得到整體提高。

（三）單位要增加檔案管理的資金投入

要使檔案管理工作更加完善，新舊管理模式得以轉化就需要單位進行一定的資金投入。檔案管理部門在得到資金支持后才可以置辦現代化設備，培訓管理人員學習先進管理技術手段，從而更加有效的提升管理水平。現代化設備，先進有效的管理手段能夠明顯提升管理水平和質量，提高單位檔案管理的工作效率。

（四）建立健全檔案信息管理系統

檔案信息的管理在很大程度上能夠反應出事業單位的工作狀況[4]。隨著事業單位發展速度加快，需要記錄的信息逐漸增多，為了使信息存儲更有條理，事業單位應注重建立健全檔案信息管理系統，在紙質管理的基礎上建立電子檔案庫。這樣不僅可以方便工作人員的查閱、備案，還可以加強檔案管理的保密性、提高工作效率。

三、結語

任何單位要想獲得穩步發展，就必須重視檔案管理工作。管理階層要注意加強對檔案工作重要性的認知，保證檔案管理工作能夠依照相關管理制度進行；管理人員要在日常工作中逐步提升自身的工作能力，不斷學習先進技術手段，運用科學有效的方法使檔案管理更加規范化、科學化，最終促使事業單位更快發展。