文書檔案的收集、整理和利用探討

王佳

中圖分類號：G275.2 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-117-01

摘 要 文書檔案作為辦公的必須的材料包含許多重要的信息，隨著信息化的發(fā)展，文檔的管理文書的收集整理利用的重要性仍然沒有改變。只要是涉及到公共辦公的事項總是有各種文書的，企業(yè)、機構(gòu)里大大小小的檔案包含著重要的事物信息，需要進行規(guī)范化的管理。這就要求我們對于文書檔案的管理要規(guī)范合理。對此，我們在文章里做了詳細的探討，希望為大家?guī)韼椭?/p>

關(guān)鍵詞 文書檔案 檔案收集 檔案整理 檔案利用

一、檔案收集、整理和利用的必要性

檔案，顧名思義就是機關(guān)、部門、公司甚至學校等記錄事項的文件。這些文件通常包括很多的信息，包括個人的信息、公司的項目信息，有可能部分文件檔案中信息就記錄著重要的關(guān)鍵的部分，一旦文檔中的內(nèi)容信息被有心的人員利用對于公司機關(guān)等部門的傷害是巨大的。這就要求我們做好文檔的收集工作，將重要的文檔進行合理的保管，防止泄密事故的發(fā)生。

很多檔案在之后的項目工作中經(jīng)常需要進行查閱借鑒，或者由于什么問題的發(fā)生需要進行查詢。為了使檔案的查詢更加方便，能夠迅速地根據(jù)要求找到相關(guān)的文件，檔案的整理就十分重要，對于檔案的編號，命名要進行嚴格的規(guī)定，按照一定的目標來進行擺放管理。

關(guān)于檔案的利用主要包括以下幾個方面：1.便于日后進行工作的總結(jié)。2.如果之后項目或者事件出現(xiàn)了什么問題就需要進行檔案的查詢，尋找關(guān)鍵的原因。3.曾經(jīng)的檔案都是以后文件很好的參考資料，需要進行不定時的查詢。其利用有多個方面的需求。需要對文檔進行妥善的保管。

二、關(guān)于檔案管理中存在的問題

目前檔案管理方面仍然存在部分問題：

（一）檔案管理的人才缺乏

檔案管理作為比較冷門的職業(yè)，相關(guān)的人才比較少，對于新型的檔案管理技術(shù)還不夠了解。隨著新的檔案管理的發(fā)展，檔案管理越來越方便，大家也能夠利用檔案管理的相關(guān)軟件來進行檔案管理的效率的提高。但是目前進行檔案管理的部分人員無法掌握新的技術(shù)，對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展了解也比較少。

（二）管理方式不規(guī)范

由于進行檔案整理的時候沒有比較具體的檔案編號規(guī)范，所以檔案的查詢會有一定的困難。在檔案管理這一方面可能平時的關(guān)注是比較少的，這就導致沒有一個整體的檔案規(guī)范。包括檔案的管理尺寸、檔案文字的格式等多個方面都是沒有統(tǒng)一的標準，對于相關(guān)的檔案管理方面的規(guī)范是極其缺乏的。

（三）檔案管理的效率比較低

這一方面的問題也是主要與檔案管理人才的缺乏相關(guān)。由于對檔案管理的最新的方式方法的不了解，在整體上效率要低于利用了網(wǎng)絡技術(shù)進行檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理主要就是紙質(zhì)的檔案，檔案的利用效率也比較低。再加上現(xiàn)在檔案和文書的利用是最為普及的，短時間內(nèi)就會有大量的文書檔案等待著進行收集利用等。

（四）檔案的收集不夠重視

由于現(xiàn)在檔案的利用率比較高，需要不斷地進行檔案文書的總結(jié)。但是由于對于檔案的收集的不重視，很多檔案隨著時間都會在垃圾桶里被銷毀，檔案不能得到及時的收集會對未來的檔案使用造成一定的問題，很多信息都會流失，無法恢復。

三、如何規(guī)范文檔整理的制度

（一）文件收集制度的規(guī)范

文件的收集是文件管理的基礎，所以對于文件的收集的及時性是至關(guān)重要的。為了保證文件收集的全面需要有相關(guān)的人員進行專門負責。對此要制定相關(guān)的制度，例如在會議結(jié)束后對相關(guān)的文件及時收集，根據(jù)文件檔案的轉(zhuǎn)運規(guī)范進行傳遞，在檔案室進行整體的鑒定、編號及總結(jié)。這一切的基礎就是文件收集。

（二）建設現(xiàn)代化管理制度

為了提高檔案管理的效率，檔案管理人員不得不對新的管理制度管理模式進行學習。為了保證檔案管理的效率需要與時俱進地進行檔案管理的現(xiàn)代化制度建設。計算機是檔案管理的未來方向。目前對于檔案的管理需要做到電子和紙質(zhì)收集、整理和利用共同進行。一方面做好紙質(zhì)檔案的管理，同時電子化的檔案也需要進行整理做好保存和備份。對文檔的編修也要及時，做好原件復印件的整理。

（三）現(xiàn)代人員招募制度的建立

為了保證檔案管理的效率提高，必須招募相關(guān)的專業(yè)化的管理人員。保證人員的更替的連續(xù)性，人才的不斷層。對于有創(chuàng)新能力的人員可以破格招募，為相關(guān)的人員進行培訓，保證檔案管理的規(guī)范化和效率的提高。

四、文檔管理各部分的具體要求

（一）文檔的收集部分

文檔的收集范圍比較廣泛，包括一段時間內(nèi)的重要文書檔案、相關(guān)文件的復印件等，部分文件檔案在收集的時候需要進行保密，這一部分的工作也需要做好。為了保證文檔收集的規(guī)范性，需要進行詳細的等級，同時需要進行收集憑證的發(fā)放，保證文件的收集接受有跡可循，可以進行文件的跟蹤，避免不必要的麻煩

（二）文檔的整理部分

文檔的整理是文檔利用的基礎，對于文檔的整理主要包括文檔的裝訂、編號等。能夠從根本上保持文檔的條理性。對于文檔的編號主要包括按照日期、組織機構(gòu)及相關(guān)的問題等幾個方面，保證文檔的規(guī)范性、條理性。文檔的修訂應當根據(jù)時間的情況進行修訂，保證文檔修訂的邏輯合理。

對于電子化的文檔管理也需要進行文件的管理，文件名等關(guān)鍵部分也很重要。只是在保存的時候更為便利，對于電子化的整理也需要及時整理，避免不必要的麻煩。

（三）文檔的利用部分

文檔的收集整理主要就是為了文檔的利用，為了保證文檔的利用的合理性文檔再被查閱的時候要有完整的申請制度，提供相關(guān)的查閱申請。對于查閱的相關(guān)人員進行登記，時間、人員等都要進行進一步的簽字確認。在翻閱的時候應當記得要保證文檔的整潔，才能進行長久的利用。

參考文獻：

[1] 許明程.淺談文書檔案的收集、整理和利用[J].辦公室業(yè)務，2017（10）：75.