基層檔案管理過程中如何對檔案室中資料進行歸納和利用

張博

摘 要：檔案資料是對過去發生事件的真實記錄，不論是企業還是政府部門，對檔案的管理都是其工作內容的重要部分，甚至可能影響到企業或政府部門的未來發展。而檔案資料的歸納整理及利用則是檔案管理的主要內容，是當前各單位檔案部門的工作重點。本文主要就基層檔案管理過程中如何對檔案室中資料進行歸納和利用展開討論。

關鍵詞：檔案管理 資料 歸納 利用

隨著我國社會環境的劇烈變化，當前我國國內檔案資料資源增長迅速，且利用頻繁，檔案管理部門因此產生了繁重的工作壓力，且傳統的檔案管理辦法工作內容雜、工作量大，對于當前檔案管理行業的環境來講，已不適宜繼續使用。但檔案資料的重要性隨著社會經濟及科技的不斷發展顯得越發重要，所以如何正確管理檔案資料成為當前我國檔案管理行業中最重要的研究方向。傳統的檔案管理辦法嚴重影響了我國國內各行的發展，加快檔案管理現代化建設是當前企業及政府部門都無法忽視的，檔案室也由最初簡單的檔案存放，變為當前的檔案資料管理進一步發展的“基地”，促進我國檔案資料管理的現代化建設，關系到我國社會經濟，是當前國內發展的重要目標。

一、檔案室中資料歸納及利用的問題

（一）資料數量巨大，整理歸納難度大，查找難度大

隨著我國社會的不斷發展，檔案資料的數量也在不斷增長，當前我國各行業的重要檔案資料內容無法估計，所以在各行業間，檔案管理工作的工作壓力可謂巨大。受檔案室本身面積影響，檔案內容需要進行位置轉換，而這，很容易引起檔案資料的丟失，且在后期整理過程中，難度會進一步加大。在日常的檔案資料管理中，由于檔案資料數量巨大，所以在多數情況下，檔案管理工作人員無法及時顧及所有的檔案資料，導致一部分檔案資料沒有得到妥善保存，出現丟失，且傳統檔案管理，在需要查找檔案資料時，需要耗費大量的時間來尋找，嚴重影響了工作的總體進度，不利于我國企業及政府部門的總體發展 。

（二）工作人員整體素質較低，工作內容無法做到完善

檔案資料的管理本身就是一項極為枯燥無聊的工作內容，而隨著老一輩人的退休，新一代工作人員走上崗位后，許多檔案管理工作人員被繁重的工作壓力忙昏了頭，導致檔案管理不夠細致，存在資料整理、歸納不完善，查找困難的現象，甚至于還出現了管理不完善造成的檔案資料丟失的問題，這些對于檔案及政府部門都是極具危害性的工作漏洞，甚至會威脅到企業及政府部門的總體發展，不利于我國社會的進一步發展。

二、基層檔案管理過程中檔案資料的歸納與利用策略

（一）引進信息技術進行現代化的檔案資料管理工作

信息技術作為當前我國社會最為重要的科技內容，當前已與多行業完成了結合，促進了多個行業的進一步發展。而檔案管理行業與信息技術進行結合，能夠促進其進一步發展。通過信息技術的引進，將檔案資料內容完成數字化上傳，再通過互聯網對資料內容進行管理，既能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，同時大幅減少了其整理檔案資料的頻率，且對防止紙質檔案資料的丟失有巨大作用。在信息技術發展飛快的今天，檔案資料管理與信息技術相結合已經成為必然，是進一步促進我國企業及政府部門發展的重要舉措，同時也影響著社會的整體發展。

（二）加強基層檔案管理人員的計算機基本技能培訓，促進現代化的檔案管理建設

前面我們提到，當前信息技術與檔案管理工作的結合已經成為必然，那么針對信息技術與檔案管理的結合措施，需要對檔案工作人員尤其是基層工作人員的計算機基本技能進行培訓。由于檔案資料管理基層工作人員的日常工作基本為整理、收集及查找資料，缺少接觸計算機的機會，在信息技術與檔案管理工作相結合后，這部分對計算機完全不理解的員工在工作過程中會發生更多問題，對檔案管理工作更加不利。所以在信息技術與檔案管理工作結合前，相關企業部門與政府部門應針對工作人員的計算機基本技能進行培訓，確保其能夠正確地完成線上檔案資料管理工作。

三、結語

結合全文可知，當前我國檔案管理行業發展較慢，但國內經濟中，不論是企業的發展，還是政府部門的發展，都離不開檔案資料的加持，傳統的檔案資料管理辦法在當前快節奏的生活環境中已經不能夠滿足行業的需求，現代化的檔案管理建設迫在眉睫。但在現代化檔案管理建設過程中，面臨的問題并不少，由于現代化的檔案管理建設缺乏正確的引導，以至于發展過程中浪費了不少的時間及精力，且收效甚微，所以在進行檔案管理現代化建設前，要確定所面對的難題，并及時解決相關問題，以加快現代化檔案管理建設的

步伐。

參考文獻

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