基于大數據的檔案信息化管理方法研究

李楊玲

0 引言

隨著中國社會經濟的飛速發展，信息化社會正在快速形成，各個年齡段的民眾利用電腦、手機、平板等終端設備從網絡世界上獲取大量的信息資源，互聯網時代大大提高了信息的傳播速度，有利于人民群眾的社會生活，同時也推動了我國的信息化改革。在信息大爆炸的今天，全球各國都在積極建設國家信息化，國內的信息化建設也正健康有序的開展。檔案館作為檔案資料搜集和保管機構，主要承擔接收、采集、管理檔案，且對檔案進行開發與利用[1]。

一、基于大數據的檔案信息化管理方法

（一）建立電子方案集中平臺

按照集成化、精細化管理理念，聯系高校檔案信息管理的現實條件，設計出科學有效的電子檔案管理方案，構建便捷快速且經濟實用的信息集中平臺，有助于改進高校檔案管理難的現狀，實現數字化管理。在高校檔案信息管理平臺的構建過程中，有三點需要做到：第一，確保檔案管理模塊與檔案自動化模塊之間的連接，保證各個單位對檔案材料的使用和檔案管理活動進行及時對接。第二，推動高校檔案信息服務平臺的構建工作，主要是針對其中某項內容進行及時更新，保證進一步優化服務，提供網絡咨詢、信息共享以及上門服務等項目[3]，還有必要根據信息化管理平臺對高校檔案信息資源庫加以優化升級，進而實現更加方便、有效、實用的檔案檢索功能，推動檔案利用率的提高。第三，推進高校檔案資源共享網絡的構建工作，可以努力爭取和科研單位、合作企業以及其他高校進行交流合作，多方一起建立一個大型的檔案資源共享網絡平臺，進而能夠將高校內部一些具備實用價值的檔案分享到大眾網絡之中，從而充分發揮出檔案資源的功能，實現有效開發。

（二）創新信息化檔案管理系統

在信息化建設上，需要結合不同檔案類型的具體特征、檔案信息記載狀況，努力對檔案管理系統進行開發式的創新，借助數字化、大數據等技術，逐漸提升檔案管理的信息化水準。管理系統主要是以“時間、區域、校區、教師、學科、班級”6個基本要素為坐標構建大數據庫，6個要素之間互相交匯，構成“校區—教師、教師—學科、時間—校區”等36個子數據庫，全面具體的對全區教師發展情況進行分析歸納。教師利用管理平臺及時查詢到自身的成長軌跡和教學狀態，借助成長數據對自身發展進行反思和分析；學校和教育主管單位能夠通過授權對本層級教師的管理信息進行有關查詢，合理剖析教師建設隊伍在發展過程中出現的種種狀況，提高決策的科學性和措施的合理性。高校檔案管理信息化建設中，有必要對數字檔案的安全性問題加以充分的重視。通常來說，檔案應用者只會單純地對數字檔案在現實應用過程中的方便性加以重視，可卻對其安全性缺乏關心。而對于檔案管理工作人員而言，有必要努力提高信息技術的安全程度，可以熟練掌握現代化技術和工具，對高校內部的數字檔案加以安全管理，保證檔案信息的安全性和實用性。另外一方面，有必要對計算機病毒及黑客入侵加以合理有效的防范，不僅需要對檔案信息管理平臺的安全性加以強化，也需要制定出更加完整、全面的管理體制，自覺樹立安全意識，在平時的工作學習中避免出現人為的失誤，可以借助設置高級密碼、系統備份等方法來提升檔案管理平臺的安全性和私密性。

（一）建設檔案數據庫

針對高校檔案管理工作中數據量較為龐大、類別繁多、程序復雜等一系列特點，檔案管理單位在進行數據記錄和儲存時，可利用數據集成的方式，統一集成標準，借助云平臺，將不同來源、不同類別、不同格式的數據完成集成。集成的同時還需要注意確保數據的及時清洗，借以過濾掉冗余性數據、補全殘缺性數據、更正失誤數據。在集成后，還要對高校檔案數據資源進行有機整合歸納。面對結構化、半結構化、非結構化的檔案數據，在現實處理過程中，無法以統一標準的數據儲存模式作為所有數據的格式。所以，必須采用“分而治之”的方法，建立分布式儲存模式，先將不同種類、格式的數據分別儲存在適宜的系統應用中，再通過構建多種數據儲存引擎的有效“連接器”，建立各儲存系統之間的有機結合，從而完成對各類數據間的融會貫通和整合分析。大數據信息中心的建立是一個長期的工程，首先，必須從大數據處理技術的獨有優勢出發，利用多種方式完成數據信息的自動化、信息化管理，為網絡數據信息平臺的構建創造較好的條件。利用高校檔案館數據信息中心的有關建設，能夠確保學校各個工作部門、學院的每一項數據信息可以全部進行有效整合分析，提升數據信息的綜合管理和控制水準。其次，及時對計算機、掃描設備、數碼攝像機、交換機以及路由器等信息處理儀器進行更新、升級，構建獨立的、自主化的檔案管理信息化服務器，加以專職人員進行專門維護，對數據進行及時保存歸檔，更新數據包等。最后，在高校信息數據量快速膨脹的時代，購買先進的信息化管理軟件，借助不同的數據儲存格式、數據信息來源、數據信息特征等構建完整的信息平臺中心，為數據信息的有效訪問、即時性查詢以及全面管理創造優越的條件。學校有必要擴大在硬件設施和系統軟件上的投資成本，便于更好的服務于檔案管理工作的實施。在檔案管理工作中，需要對現有模式的不足之處進行及時升級和創新，在做好檔案歸納工作的同時，有必要結合檔案信息的具體內容進行迅速分類，以便為后續檔案信息的管理和整合提供技術上的支持。比如可以對現有數據資源進行集中化處理，提高數據處理的速度，進而優化和改善檔案管理工作效率和質量，在確保檔案數據庫安全穩定的同時完成建設目標。有關管理人員也有必要充分認識到學校檔案管理工作的重要意義，在對數據信息進行整合、分類、歸納的同時，提高檔案管理的即時性效果。

二、實驗與效果分析

為了更加直觀的看出本文提出的基于大數據的檔案信息化管理方法的實際應用效果，特與傳統的檔案信息化管理方法進行對比，對其管理效率能力進行比較。

（一）實驗準備

為保證實驗的準確性，在保證其他條件不變的情況下，將兩種檔案信息化管理方法置于相同的試驗環境之中，進行管理能力的相關實驗。

（二）實驗結果分析

實驗過程中，通過兩種不同的檔案信息化管理方法同時在相同環境中進行工作，分析其管理效率的變化。具體的實驗效果對比圖如下圖所示。

圖1 實驗結果對比圖

根據實驗結果可以明顯看出，本文提出的基于大數據的檔案信息化管理方法在檔案信息管理上的效率遠勝于傳統處理方法，基本維持在70%以上，具有一定的實用性。

三、結束語

本文對基于大數據的檔案信息化管理方法進行分析，依托計算機信息和大數據技術的結合，根據檔案信息管理的分析，對其管理方法進行優化創新，實現本文設計。實驗論證表明，本文設計的方法具備極高的有效性。希望本文的研究能夠為基于大數據的檔案信息化管理的方法提供理論依據。