上海某出版集團物流中心庫存管理剖析

彭宏春

（上海市現代流通學校，上海 200444）

1 引言

圖書物流是一個迅速崛起的新興行業，筆者通過實地調研發現，上海某出版集團物流中心經過長期的發展和改革，盡管在業績上已取得了顯著的成果，但該物流中心在庫存管理方面仍存有不足。對于一家現代化物流中心來說庫存管理起到至關重要的作用，直接影響物流中心的工作效率，只有在抓生產的同時高度關注與完善庫存管理，才能使該中心業績上升到一個新的高度。

該中心是由某出版集團十四家出版社倉庫、上海出版物資公司組并而成，其引進尖端的物流管理科技、工藝，運用信息化、電子化、網絡化的高科技設備，達到“正確”、“快速”、“準時”、“節省成本”的服務目標，為各出版社、發行商提供高效率、低成本的出版品物流服務，是一家機械化水平和現代化水平很高的物流企業。

物流中心占地120畝，年吞吐規模將達到100億碼洋。整個物流中心包括新書區、流利架區、緩動品區三個儲存揀貨區域，可容納圖書近10萬個品種；設有3萬多個儲位的無人管控立庫，全自動分揀機每小時可分揀6 000冊圖書；作業區域的流水線總長超過2km，將分、揀、進、出等工作連成一體，大大提高了機械化與自動化的程度。

2 物流中心庫存管理現狀

該中心自成立以來，隨著庫存的不斷擴大、品種數不斷的增加，特別是一些品種如《牛津英語》等，庫存近1 660萬碼洋，每學期因教材的改革等因素要沉淀許多品種和數量，《第一學輔》庫存也占1 025萬碼洋。這些過時的滯銷書占了將近一半的庫存，因此儲位緊缺的矛盾日益突出。雖然公司千方百計挖潛力、調整儲位，但也難以招架如此龐大的數量，庫存管理存在的問題日益突出。

過去認為倉庫里的商品多，表明企業發達、興隆，現在則認為零庫存是最好的庫存管理。庫存多，占用資金多，利息負擔加重。但是如果過份降低庫存，則會出現斷檔。隨著ERP、SCM的普及，庫存管理也已被放在了物流綜合業務系統的中心位置上，現代物流的目標是降低成本、提高服務水平。眾所周知，合理的庫存能降低成本，改善客戶服務，所以庫存管理的好壞直接影響到現代物流目標的實現，為此，應改變傳統庫存管理的做法，對庫存管理在現代物流中的應有狀態進行重新認識。當前，日益加快的經濟全球化和市場一體化，全面形成的買方市場，促使現代物流企業以降低成本和提高服務質量為經營手段，物流的使命就是盡可能高效地根據客戶的需要和要求向客戶提供產品和服務，因此物流企業的經營目的就是追求顧客滿意，庫存管理的最終目的也為此服務，即為顧客提供滿意的服務(CS)和提高庫存效率。把這種經營理念用于庫存管理的話，就要求企業在削減庫存的同時，最大限度的控制脫銷率。然而單純地看，這兩者是對立的。因為提高CS，就需要及時地向顧客提供滿意的產品，減少脫銷率；而提高庫存效率，則要通過節約倉庫費用，提高倉庫內的作業效率，杜絕滯銷商品等。能否同時實現這兩個互相矛盾的目標，成為物流企業在激烈競爭中能否生存下去的關鍵，也是目前難以解決的問題。

3 物流中心庫存管理中存在的問題及原因分析

上海某出版集團物流中心引進了先進的計算機庫存管理系統，從出版品的制造、入庫、儲存、揀貨、加工、出貨、退貨到結賬，完全按照物流的規劃進行控制、檢查，并且能夠實時提供市場銷售信息的反饋。它是由臺灣著名軟件公司根據物流公司的實際情況量身訂制，并有一套比較完善的操作流程配合，從進貨、發貨到退貨都有完整的流程，這些具體的工作由生產管理組、收發組、揀貨組、打包組、倉儲管理組、退貨組、運輸組各部門協調完成，簡單而有效率，其中又以生產管理組作為信息控制中心來協調各組的工作。即使如此，由于該中心推出物流二期項目的磨合時間較短，尤其在庫存管理上仍然存在很多問題。

3.1 該中心庫存管理中存在的問題

（1）滯銷書不斷增加。雖然物流中心二期工程使得倉庫的存儲量大大增加，但是由于新并入的7家出版社以及時間積累所產生的滯銷書也越來越多，雖然相對量同比是下降的，但絕對量還是增長很快。庫存壓力巨大。

隨著庫存的不斷擴大及品種數的增加，特別是一些品種如《牛津英語》等，庫存近1 660萬碼洋，每學期要沉淀許多品種和數量，《第一學輔》庫存也占1 025萬碼洋，因此儲位緊缺的矛盾日益突出。雖然該公司千方百計挖潛力、調整庫位，但也難以招架如此龐大的數量，特別是滯銷書如何及時處理，方便新的大批進庫圖書流轉，成為迫切需要解決的問題。庫存問題制約著公司未來的業務發展。

（2）退貨量增大。物流中心搬到新的工業園區之后，硬件和軟件上的提升使得發貨量大大的提高了，但是同時退貨量也比以前增加了很多，退貨回來的書并不是馬上就可以再一次發貨，而是需要經歷退貨入庫和上架的過程，這樣一來導致退貨的書也占據了本已緊張的庫存。而且退貨也是產生滯銷書的主要來源之一。

（3）員工素質的差異。由于該企業前期在招收員工的時候并不十分注重學歷，員工只需要會打包、會分得清不同的書就可以了，因此員工的素質普遍比較低，低學歷員工占據了較大比例。而公司作為國內最成功的現代出版物流公司具有機械化和電腦組成的生產線，兩者的差異性實在太大。

（4）操作流程方面的問題。經過實地調研，該物流中心在日常操作中存在以下主要問題：

①大量區儲位有限，發貨量大時造成小量區壓力過大，有時一家客戶在小量區需要100多個流轉箱，進度受到影響。

②大批量的暢銷書、詞典類圖書需單獨設立區域，使堆放規范，配發更快速。

③需擴大小量區儲位和存量，減少補貨的頻率，節省勞力、提高效率。

④發貨規模大了以后，一個合流點是遠遠不夠的，應增設合流點或按區域合流。

⑤由于各社圖書存放儲位分散，造成盤點困難，需改進。

⑥書卡資料里取消版印次限制，同一版同一定價是否能取消印次是需要解決的問題。

（5）軟件系統方面的問題。在軟件系統方面也存在一些問題，主要有以下方面：

①系統報表功能不強，報表格式化不強，不能根據實際需要來定制報表。

②日結功能不能正常使用，造成日后無法查詢每日庫存明細資料。

③系統修改庫存的不準確性及對操作失誤的防范能力差，經常造成庫存差錯。

④接口資料轉檔，缺少指定轉出功能，對已轉出的資料無法再次轉出。

⑤對于許多客戶提出的每包中明細清單現行系統無法實現。

⑥進貨圖書系統自動指派儲位時，同一品項的圖書無法相應集中，影響快速補貨、盤點。

⑦每天總有流轉箱流錯道，特別是流道上箱子多，如一箱接連一箱，流入道時可能要流錯，雖然采用了一些補救方法，但問題依然沒有解決，造成勞動力浪費，影響工作進度。

⑧單一品種截單時最好不要合流，只在一個區域打包出貨。

⑨系統沒有插單功能，在揀貨工作指派后，只能按順序揀貨或手動揀貨。

（6）硬件方面的問題。配套的硬件設備方面存在如下問題：

①電子標簽檢測功能不強，對于一個區域中出現問題的標簽很難在短時間內查找出來。

②流水線流速過慢，流轉箱裝滿書時，由于箱子過重，常造成受堵現象。由于流水線使用時間過長，造成配件老化現象，也會導致箱子受堵不動。

③打包區流水線平臺(斜坡面) 流道需加長，發貨量翻倍時，流入道的流轉箱過多，來不及復核，靠人工搬放在地上的情況很多，另外箱子上二樓也應實現自動化。

3.2 產生問題的原因分析

通過對問題的研究和剖析，得出產生問題的原因主要有：

（1）歷史原因。書店、出版社物流發展經歷了幾個階段：第一是純倉庫時期，時間是20世紀90年代之前。出版社涉及不到庫存問題，幾乎無經營風險。許多書從印刷廠直接拉到了新華書店，出版社連庫房都不必有。以前出版社只要有1 000m2的庫房和幾輛叉車，再雇幾個臨時工就足夠了。第二個是批銷中心時期。20世紀90年代中后期，隨著出書品種增多，省店原來的倉儲面積不夠了，不適應銷售需要，此時期紛紛成立批銷中心，進行現貨批發。就出版社而言，隨著出書品種增多，市場變為買方市場后，出版社庫房面積不夠了；加上出版社有了自主發行權，銷售商多元化，既有新華書店也有民營書店，訂單的復本量卻少了，要求出版社減配，又加大了庫存；由于信息不暢，出版社對市場估計不足，盲目加印，庫存加??；實行退貨后，出版社庫存大大增加；再加上盜版猖獗，風險向上游轉移。以上原因對出版社物流提出了新要求，許多出版社開始興建或擴大庫房面積。第三個時期，興建現代化物流基地時期。到了20世紀90年代末至2001年，批銷中心也不適應不斷擴充的圖書品種和快速到貨、快速鋪貨、快速上架的市場要求了。面對數量日益龐大的圖書品種及小批量訂貨、退貨大的現狀，批銷中心力不從心。再加上連鎖的實行，對物流發展提出了更高要求。連鎖總部面對上游眾多出版社和下游多家基層店，要有大型倉儲面積，還要有高效的采購配送系統、高效的退貨處理系統、高效的運輸集散系統以及標準化和體系化的物流設備和輔材。公司成立至今有五億多碼洋的庫存圖書，有近兩億碼洋的圖書是滯銷圖書，倉儲成本較高。但是受國有企業改制留下的老問題影響，書是國有固定資產，不能隨便拿去化成紙漿。有很大一塊庫存堆放著1997年以前出的老書，這些書大部分已經發黃，很少有人要定。

（2）前期規劃不足。該中心成立之初到現在物流二期，已經有十四家出版社（上海人民出版社、上海譯文出版社、上海漢語大詞典出版社、上海教育出版社、上海書店出版社、少年兒童出版社、上?？茖W技術出版社、上海辭書出版社、上海古籍出版社、學林出版社、上海遠東出版社、上?？萍冀逃霭嫔纭⒈本┦兰o文景文化傳播有限公司）。由于對二期的規劃不足，沒有預料到這些出版社的滯銷書會有如此大的量，導致現在二期物流才運營了一年多就使得立庫三萬多個儲位已經使用了兩萬多個，其中有一半是滯銷書占用的，以這個速度增長下去，最多一年立庫將被放滿，到時候又將回到之前的老模式，不停進行儲位調整來空出已經接近飽和的庫存。

（3）出版社、發行中心、銷售商之間缺乏信息溝通。

①出版社出書盲目。出版社為了完成一年的出版指標，也不調查市場的需求和反映，自顧自的關門造車。比如：前段時間最熱的《中國2010年上海世博會官方導覽手冊》，由于起初的熱銷而導致無度的加印，結果到現在還有幾萬多本堆積在倉庫里。

②發行中心信息失真，銷售商對市場需求的預測錯誤。銷售商不了解顧客的需求，一廂情愿的認為新書會受歡迎，沒有任何的營銷手段，結果顧客缺乏購買的欲望。由于發行中心缺少銷售商的實際銷售記錄，達到了安全庫存以下就盲目加印，導致庫存積壓。這就是出版社、發行中心、銷售商缺乏信息溝通的后果。

（4）人才儲備方面。目前該中心在專業化管理上還有待提高。庫存管理的好壞，極大的影響著生產發貨進度、產品交付日期，以及服務（配套）體制的具體實施。現在該中心有員工350人，大學以上文憑的只有20人左右，物流專業人才也寥寥無幾，許多人是利用業余時間讀電大或參加物流師等專業培訓來充電的。

4 基于該中心庫存管理存在問題的改進對策與建議

4.1 操作流程、軟件、硬件問題的改進對策

（1）進一步優化操作流程。對于操作流程中的問題，都是在長期的工作中找出的不合理的環節，我們可以在職工中開展討論并修改流程，把不合理的環節去掉或者更新，然后再運行修改的流程。如果能夠提高效率，那么就解決了問題。反之，則繼續修改直到成功為止。這些小環節的修改能夠使公司的流程更加簡潔，效率達到最優。

（2）及時解決軟件問題。對于軟件中出現的問題，由于軟件是合資的臺灣方提供的，在維護方面沒有專人負責，因此比較被動，盡量用pcAnywhere軟件來遠程控制，讓臺灣方來修改程序，解決問題。

（3）不同硬件問題，不同解決方法。在硬件方面，有硬件損壞時，我們應當及時的準備好備件并更換，比如電子標簽、流水線上的皮帶、滾軸、小燈等等，還有一些在原本設計中不太合理的地方，現在是沒法改動的，只能用人力來解決，希望能夠通過其他方法加以改進。

4.2 加強儲位管理，充分利用露天場地以提高空間利用率

組織專門的小組每天對儲位加強管理，把一些快發完的書從貨架上取下重新安排放入小儲位，空出大的棧板來放新書?？傊?，盡可能把占空間小、數量少的書合并，這樣就能留出大的空間來放其他的書，大大的提高了儲位的利用率。

中心可以通過積極調整庫位、增加臨時庫位、向外庫轉移及增加整理人手，想方設法挖掘庫存潛力。

4.3 適當添置新設備，加強設備的維護保養

設備損壞、更換、維修保養費用逐年上升，針對這種情況，對于一定要購買的設備，一方面貨比三家，另一方面派技術人員學技術，爭取今后維修保養“自主化”，主動降低成本。另外加強員工責任心教育，實行每月一次的鏟車、堆高機例行檢查，定人定點保養，這樣可以取得較好的效果。

4.4 建立起與零售商等各方的信息溝通渠道

通過現代化設備和建立在網絡基礎上的數字化管理，解決供應鏈各方的問題：第一是信息不暢，供貨商、總部、門店不在一個平臺上，而現在通過互聯網整合在一起。第二是配送緩慢，而現在江西省店通過電子標簽快速找書揀書，幾分鐘就能做好，24h之內發書。第三是退貨不及時，門店退回的書，一包里可能有多家出版社的上百種書，過去人工操作慢且差錯率高，現在通過自動分揀，歸類迅速。第四是貨款結算不同步，現在門店書有無賣掉、賣掉多少、是否退貨一目了然，每天營業額按一定比例進入網上銀行，實現了銷售與結算同步。通過信息系統，可以隨時反映貨物的狀態、物流的每個過程，也便于對員工工作數量和質量進行考核，發行中心還可以與各出版社實行出版、銷售信息聯網，與公司通過網絡進行數據傳遞和交換。但有關滯銷圖書的處理，最好能仿效國外一些大型的物流出版社，兩到三年不發的圖書進行捐贈或當場銷毀，這樣可以降低倉儲成本，使倉庫更好的流通。

4.5 加強員工的培訓和專業人才的招聘

員工的素質是企業的基礎，招聘到合格的員工并不等于擁有了優秀的人才。為了使企業在競爭中始終立于不敗之地，企業必須進行員工培訓，開發員工的潛力，將員工造就成優秀的人才。有效的員工培訓會給企業帶來更大的產出甚至重新塑造整個企業。

就該中心員工現狀而言，需加強內部人員的培訓，鼓勵他們學習文化知識，加強團隊精神的培養和技能的培訓，比如：學習堆高機、鏟車、打包機等等設備的正確操作方法與保養方法。對于管理人員不僅僅要培訓技術和文化知識，還應當提升其管理能力，比如：要定期交流管理心得，相互學習，或者聽一些講座，請外面的專家來上課等等。在物流公司中最重要的一點就是要培養出全局觀，不要只盯著自己管理的一個部門，應當以整個公司的利益為前提條件。能夠做到這些就能提高員工的技能，改善員工的工作態度，激發員工的創新意識，使得員工能夠更勝任本職工作。

至于人才儲備方面，人力資源部門，應著重招聘一些相對專業的物流人才，同時可以在公司內部選一些有責任心的、積極上進、吃苦耐勞的年輕人去參加物流專業培訓。專業的人員不但提高生產效率和保管效率，還能提升公司整體的管理水平，有力推動企業進一步發展。