中小企業物資采購管理探析

張金芳

[摘 要]物資采購管理作為企業管理中的一項重要內容，直接影響著企業的成本和利潤，隨著現代企業管理水平的不斷提高，大型企業的內控制度日趨完善，而在部分中小企業管理過程中，物資采購管理還有待加強。文章以A公司2019年物資采購計劃及個別項目為例，通過對物資采購過程中發現的物資采購計劃制定不科學、物資采購方式不合理、物資采購人員不專業、物資采購監管缺失等問題進行分析，提出具體的應對措施，為中小企業物資采購管理提供參考，完善企業內控制度，節約企業生產成本，提升企業經濟效益。

[關鍵詞]物資采購;生產成本;企業管理

近年來，隨著國家《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》的頒布實施，各大型企業對行業工程項目及大型物資采購的招投標制度逐步完善，而在一些中小企業，還存在各種物資采購問題，造成采購結果與目標偏離、采購資源浪費、采購監管缺失等，這不僅影響了公平公正的市場競爭環境，也損害了企業的健康發展。因此，企業應科學安排采購計劃，選擇正確的采購方式，遵循“公平、公開、公正”的原則開展物資采購工作，為其健康可持續發展提供保障。

1 概述

1.1 物資采購管理的定義

物資采購管理是企業為了完成生產和銷售計劃，在確保可靠質量的前提下，從適當的供應廠商，以適當的價格，適時購入必需數量的物品或服務的一切管理活動。

1.2 物資采購管理的重要性

物資采購管理在企業生產經營過程中占有至關重要的地位，企業從生產設備、原材料的購買，再到生產出高質量的產品，每一個過程都離不開采購，高質量的采購不僅可以提高產品的質量，還可以提高企業的生產效益，為企業的利潤最大化提供保證。

1.2.1 為企業提高生產效率提供基礎

物資采購是企業生產經營的基礎，生產經營所必需的原材料、輔料及生產設備等都是由采購來完成的，采購質量的好壞直接決定了企業的產品質量和效率，高效率首先要以高質量作為基礎，因此，物資采購質量的好壞為企業提高生產效率提供了基礎。

1.2.2 為企業節約經營成本提供了條件

采購成本一般包括原材料和生產設備的售價、采購費用和運輸費用等各項支出，以適當的價格采購必需數量的物品避免浪費和積壓，采購成本太高，將會造成利潤降低甚至導致虧損。因此，采購成本的降低為企業節約成本提供了條件。

1.2.3 為企業建立供應鏈提供支持

采購是企業和資源市場的接入口，只有物資采購部門人員與供應商聯系緊密，才能相互交換信息，了解市場行情。對于優質供應商，企業可以建立供應商備選庫，形成供需結合的供應鏈條，使企業更加及時、準確地掌握市場變動情況。

2 存在的問題

A公司是國有企業非法人分支機構，經營地址位于縣級市，職工人數160人，經營范圍為單一的產品銷售，主要銷售商品由上級單位統一實施采購，其他工程類、服務類、物資類采購項目由A公司自行實施，公司成立“三項工作”管委會負責物資采購工作，并規定3000元以上項目均要立項，堅持以公開招標為主，可使用公開招標和非公開招標等方式采購。文章以A公司2019年物資采購項目為例，發現物資采購管理存在以下問題。

2.1 物資采購計劃制訂不科學

首先，新增采購項目高于年初計劃項目。如年初提報項目32項，其中：工程類項目4項，物資采購項目20項，服務類項目8項。2019年1—12月新增項目33項，其中：工程類項目6項，物資采購項目21項，服務類項目6項。其次，存在重復申報采購項目。如：年初提報購置汽車坐墊項目和購置防暑降溫藥品項目，2019年7月新增計劃購置汽車坐墊項目和購置防暑降溫藥品項目。最后，新增項目提報時間較晚，無法按計劃完成采購。如：2019年12月提報購置櫥柜計劃，因時間原因無法按計劃實施。

2.2 物資采購方式選擇不合理

物資采購選擇的采購方式直接決定供應商的選擇，非公開招標采購方式中的詢價、單一來源采購、競爭性談判等方式存在許多弊端，如詢價只是針對采購人員認識的幾個有限商家進行簡單的比較采購，競爭性談判也只是面對報名的幾個商家進行談判，經過幾輪談判，最后選擇報價較低的供應商中標，這幾種方式雖然也能取得最低的價格，但并不是最優的選擇。如A公司2019年度在職和離退休人員體檢項目計劃采用非公開招標采購方式——競爭性談判，這種方式發布的信息面相對較窄，只是對報名的幾家醫院進行談判，容易產生體檢價格較高、服務質量不高、體檢結果不夠精準等問題。

2.3 物資采購人員不專業

在許多中小企業，人才流失非常嚴重，物資采購部門的人員和具體實施部門的人員對物資采購方面的法律規章制度學習不到位，對物資采購流程不熟悉，對各部門實際工作情況及所需的資源不了解，在制訂物資采購計劃時沒有及時了解行業規定和市場行情，因為調研的不充分而造成采購計劃嚴重不符合實際，造成不必要的損失和浪費。在遇到采購專業性強、要求高的物品時，常常由于能力、水平、精力的限制不能勝任，導致計劃提報環節反復多次，且容易產生推諉扯皮現象，既浪費了大量的時間，又嚴重影響物資采購的效率。如A公司“三項工作”管委會平均年齡46歲以上，年齡結構偏大，無法適應高強度的物資采購工作。

2.4 采購規模小，缺乏優勢

中小企業生產規模不大，不如大型企業那樣擁有雄厚的資金和實力，在采購物資時需求量少，采購品種較多，個別企業還存在較強的個性化需求，這也就決定了在采購商品時沒有優勢，缺乏和供應商談判的籌碼。如A公司2019年度3000～5000元采購項目6項，其中采購籃球運動服3600元，金額太小，數量太少，無法取得最大限度優惠。

2.5 物資采購監管缺失

物資采購對企業的資金成本起著決定性的作用，由于個人利益的驅使和制度的漏洞，在中小企業或多或少都存在不良的采購行為。因為采購工作的特殊性，物資采購工作的漏洞比較隱蔽，也使一些人為了滿足個人欲望視企業利益于不顧而中飽私囊，向供應商索要錢物，收受回扣等，走上經濟犯罪的道路。還有一些人為了達到個人私利，與供應商串通，使該供應商在競標過程中處于優勢地位，更有甚者采用圍標、串標、陪標等手段使供應商中標，給企業采購帶來極大的道德風險。

3 建議

3.1 制訂科學的采購計劃

加強物資采購計劃管理，使計劃管理更加準確、更加科學。提高計劃提報的準確率，杜絕無計劃、超計劃采購，從管理者到執行者，都要認識到物資采購計劃的重要性，關口前移，科學合理編制采購計劃，合理安排采購順序，對緊缺物資和項目跨度時間較長的提前安排采購計劃，及時跟進，按計劃實施，不影響公司正常的生產經營。確因工作需要，必須追加采購計劃或變更采購內容的，要提前安排，按照程序審批。

3.2 選擇正確的物資采購方式

物資采購方式要堅持以公開招標為主，公開招標方式的優點表現在公開信息、程序規范、公平競爭、客觀評價、公正選擇和優勝劣汰方面，還因為投標人較多，競爭激烈，且不容易產生串標、圍標等現象，有利于招標人從更多的競爭對手中選擇合適的中標人，并獲得最大的利益。只有在采購的項目數額或標準無法達到公開招標要求時，才可采用非公開招標采購方式，不能簡單地以采購數額大小直接決定采購方式。

3.3 提升物資采購人員素質

選擇合適的人員來進行物資采購計劃的編制，一是提高業務水平，安排人員深入各個部門調研，掌握生產經營規律，熟悉各部門業務及物資采購業務流程，保證物資采購計劃編制的科學性。二是提高采購人員法律意識，只有提高采購人員的法律意識，遵守職業道德，才能確保物資采購活動嚴格按照物資采購辦法執行。三是建議對物資采購計劃編制人員實行定期輪崗，定期進行績效考核，爭取人人都熟悉采購計劃的編制，確保計劃制訂的準確性。

3.4 通過集中采購實現規模優勢

集中采購可以實現由小訂單到大訂單的轉變，也有了和供應商談判的籌碼，擺脫中間商，直接和一級經銷商談判，降低采購成本。中小企業一是可以以行業協會的名義，成立一個采購組織，集小單到大單，形成采購規模，獲取最低的價格，得到最大利潤;二是可以使用電商采購平臺，直接和電商簽訂采購合同，比如可以與淘寶、京東等電商簽訂采購合同，電商平臺都能滿足個性化需求和零星物品需求;三是可以由上級單位合并采購項目，如各分公司和子公司對同一商品都有采購需求，可以將采購計劃上報上級單位匯總后統一采購，以達到集中采購的規模，實現規模采購的優勢。

3.5 加強物資采購全過程監督

對物資采購工作實施全過程監督，從最初的計劃制訂開始，到采購物資審批、市場調查、招標、簽訂合同、驗收、付款和發放等環節。堅持按照公平、公正、公開的原則，杜絕暗箱操作。一是采用事前監督，從采購物資計劃階段參與監督，查看年度計劃擬定是否合理，采購項目是否符合公司需求，確保采購計劃科學合理。二是采用事中監督，參與物資采購比價招標過程，監督程序是否正確，流程是否規范，確保采購過程無舞弊行為發生。三是采用事后監督，對完成的物資采購項目實行專項審計，發現問題，立整立改，完善監管機制，推動物資采購工作朝著規范化、制度化和科學化的管理方向發展。

4 結論

綜上所述，物資采購計劃管理作為企業管理的重要組成部分，加強物資采購計劃管理，提高物資采購管理水平刻不容緩。只有從計劃階段加以控制，實現集中采購規?；瑢嵤┎少徣^程監督，逐步完善企業內部控制制度，才能使企業保持正確的發展方向，因此，中小企業一定要提高物資采購計劃管理的重視程度，積極采取有效措施，提高物資采購管理水平，為企業節約采購成本，降低費用支出，使企業健康可持續發展。

參考文獻：

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