水土保持工程檔案管理存在的問題與對策

遲 銘

(丹東市水務服務中心，遼寧 丹東 118000)

近年來，在國家高度重視生態文明建設的新形勢下，全國開展了大規模的水土流失預防保護和治理工作。各項水土流失治理工程通過林草措施、工程措施、封禁治理等方式，控制水土流失、改善生態環境、優化農業生產條件，水土流失狀況得到了有效控制。在水土保持工程建設過程中，檔案資料作為工程建設的重要組成部分，完整地記錄了規劃、立項、設計、施工、監理、監測、質量監督和竣工驗收等各項工作，既是對項目建設的真實記錄，也是評價工程質量、開展維修養護、進行學術研究、推進水土保持生態建設的重要依據。本文通過總結水土保持工程檔案的特點，分析檔案管理工作中存在的問題，結合新時期水土流失治理工作特點，對進一步提高水土保持工程檔案管理水平提出建議。

1 水土保持工程檔案的特點

水土保持工程檔案資料涉及規劃、立項、設計、招標、施工、監理、監測、竣工驗收等眾多環節；檔案資料涵蓋專業廣泛，主要包括水土保持與荒漠化防治、生態學、林學、土壤學、氣象學、地質學、水文與水資源等諸多專業；檔案資料涉及部門多，主要涉及發改、財政、水利、林草、農業農村、生態環境、自然資源等多個部門；檔案形成周期長，由于部分水土保持工程建設內容較多，受地理環境、氣象因素和農業生產活動影響大，工程實施周期和檔案形成周期相對較長。上述特點直接決定了水土保持工程檔案內容豐富、種類復雜，也為檔案管理工作的開展帶來了難度和挑戰。

2 水土保持工程檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠、管理意識淡薄

由于水土保持工程具有點多面廣、實施周期長、制約因素多等特點，使得其檔案資料的收集和整理具有一定難度。因此，在水土保持工程建設過程中，始終堅持做好檔案管理工作就顯得尤為重要。但在實際工作中，部分地區重視工程建設，忽視檔案管理，在工程建設前期沒有及時將檔案管理納入工作日程，經常在工程建設的中后期，才開始進行資料的收集、整理和歸檔，導致工程檔案缺失，嚴重影響檔案質量。一些水土保持工作者檔案管理意識淡薄，認為檔案管理就是簡單地完成資料收集和保管，未按照檔案管理的技術標準和制度規范開展工作，對相關的法律法規更是缺乏了解，導致水土保持工程檔案無法實現全面、系統的管理。

2.2 制度不健全、管理水平較低

多年來，隨著水土流失生態治理工作的不斷推進，水土保持工程的管理方式和建設形式都有了巨大的轉變，水土保持工程檔案也隨之出現內容復雜化、種類多樣化的特點，而相關檔案管理制度已無法適應新變化、滿足新需求。由于缺乏完善的檔案管理制度，使得從業人員在開展資料的收集整理、分類歸檔、使用銷毀等工作時，沒有可以依照的規定和細則，直接導致檔案日常管理工作雜亂無章。同時，很多單位對水土保持工程檔案未進行科學有效的管理，沒有建立統一的分類標準和檔案編碼，增加了檔案歸檔、調閱、查詢的難度，大大降低了檔案資料的利用率。

2.3 投入不足、人才資源匱乏

盡管相關部門加強了對水土保持工程檔案的管理，檔案管理水平也得到了一定程度的提升，但一些單位在檔案管理工作中投入的人力物力仍無法滿足實際工作需求。在基礎設施方面，部分單位未配備專門的檔案室，沒有嚴格區分檔案存放區和辦公區，檔案管理不安全、不規范，時常會因隨意存放而導致檔案的損壞、遺失；在資金投入方面，檔案管理專項資金投入不足，難以配置相關的管理系統和儀器設備，導致檔案的信息化、數字化、智能化水平較低，嚴重影響檔案價值的發揮；在人員配置方面，相當一部分單位缺乏具有檔案管理經驗的專業人才，絕大多數的工程檔案管理工作由其他專業人員兼職負責，容易因缺乏專業知識、人員調動頻繁而導致檔案資料不齊全、歸檔銜接不到位等問題，難以滿足檔案管理規范化的要求。

3 加強水土保持檔案管理的對策

3.1 強化責任意識

首先，各參建單位要高度重視水土保持工程檔案管理工作，徹底轉變“重外業、輕內業”的思想，把檔案管理納入日常工作中，嚴格做到水土保持工程檔案與工程建設的“四個同步”，即“同步規劃、同步實施、同步考核、同步驗收”，確保檔案工作在管理制度方面、軟硬件條件方面都得到充分支持。

其次，水土保持工程的項目法人、設計、監理、監測、施工和質量監督等部門的參建人員全程參與項目實施，掌握大量第一手資料，要根據工程建設和檔案工作的需求，共同完成檔案資料的收集、整理、歸檔。

最后，要切實增強檔案管理人員的法律意識，深入開展《中華人民共和國檔案法》《水利工程建設項目檔案管理規定》《水土保持工程建設管理辦法》《水土保持綜合治理驗收規范》等有關法律法規、制度規范的宣傳學習，使其深刻認識到檔案工作的重要性和法制性，逐步實現水土保持工程檔案的規范化管理。

3.2 建立制度體系

要根據水土保持工程的特點，建立一套切實可行、操作性強、覆蓋整個建設周期的檔案管理制度體系。

a.建立崗位責任制度，要成立檔案管理領導小組，對檔案管理工作進行協調部署，將各項任務層層分解，建設單位要聯合設計、施工、監理、監測、質量監督等相關單位有序開展檔案管理工作，明確管理程序和職責范圍，具體責任落實到人。

b.建立檔案管理制度，要明確水土保持工程檔案收集、整理、編目、統計、歸檔、排列、檢索、保管等各環節的工作要求，規范項目建設過程中各階段形成的技術文本、內業資料、圖紙影像資料，確保檔案的真實性、規范性；要遵循相關技術規范，結合水土保持工程特點，根據檔案的主要內容、形成時間、立卷單位等因素，對檔案進行統一的編碼和編錄，設定合理的檔案資料密級標準和解密期限。

c.建立檔案驗收制度，要按照有關規定開展檔案驗收工作，建設單位的檔案管理人員要會同各參建單位檔案管理人員對工程建設中形成的檔案資料進行全面審核，若項目建設周期較長，則應分階段進行驗收，確保各階段檔案資料的完整和準確。

d.建立嚴格的監督機制，定期對檔案的收集、歸檔、借閱情況進行抽查，有效保障工程檔案資料及時、準確、完整歸檔，避免檔案管理過程中出現疏漏。

3.3 完善配套設施

水土保持工程檔案資料種類繁多、數量巨大，要切實加強配套設施建設，為實現檔案管理的專業性、安全性提供保障。要根據檔案管理相關要求設立專門的檔案室，加大資金投入，改善檔案室硬件條件。加強對檔案的電子化管理，大力推行電子檔案在水土保持工程檔案管理中的運用，對需要永久保存的檔案資料進行備份處理，將大量紙質材料轉化為電子文檔，建立電子檔案管理系統，便于檔案信息的存儲和查閱，提高檔案使用的效率，并設置查詢權限，強化檔案管理安全。同時，要加強現代化信息技術的應用，將計算機技術、網絡通信技術、遙感技術、無人機技術充分運用于水土保持工程檔案資料的收集、整理、分類、保存和使用中。

3.4 重視人才培養

檔案管理工作本身具有較強的專業性，對于檔案管理人員的專業技能和責任意識有較高的要求，既要大力引進檔案專業人才，也要以提高水土保持工程檔案管理人員專業水平為主線，通過進修學習、經驗交流、實地考察等方式，不斷優化工程檔案管理人員知識結構，強化檔案管理專業技能，確保相關工作人員掌握業務知識、熟悉法律法規。建設單位應根據水土保持工程建設情況，針對在檔案管理上存在的問題和不足，對設計、施工、監理、監測單位檔案管理人員進行業務培訓，使其切實肩負起水土保持工程檔案管理的相關責任，真正做到檔案管理人人有責，全面提升檔案資料管理質量。由于水土保持工程具有較強的專業特點，檔案管理人員既要掌握檔案專業知識，還需要深入了解水土保持工程施工管理有關業務知識，詳細掌握工程建設的計劃、規模、進度等，并與各參建單位相關技術人員保持聯系，確保項目檔案資料的專業性和完整性。

4 結 語

綜上所述，在新時期國家高度重視水土流失治理工作的背景下，水土保持工程檔案管理作為一項基礎性工作也顯得十分重要。相關部門要進一步提高認識、轉變觀念，建立和完善水土保持工程檔案管理制度體系，加強檔案管理基礎設施建設，重視檔案管理從業人員能力培養，不斷提高檔案管理水平。同時，要大力發展水土保持工程檔案管理信息化建設，建立檔案資料數字化處理系統，運用計算機技術、多媒體技術對檔案資料進行歸檔處理；建立檔案信息安全保障系統，通過權限設置、身份認證、數據備份等措施，確保檔案信息存儲、傳輸、查詢和使用過程的安全性；打造檔案資源共享平臺，搭建檔案資源對接系統，擴大檔案使用覆蓋面，開發資源共享的個性化服務和智能化服務，為構建智慧型水土保持信息管理體系提供有力保障。