提高事業單位檔案管理有效性的策略分析

摘 要：事業單位的檔案管理工作對其他工作的正常開展起著基礎性的重要作用，檔案管理的高效性以及完整性有利于促進單位的整體性發展。隨著近年來經濟科技的快速發展，檔案管理工作也在不斷運用新的成果更新發展。但就現實情況來看，仍存在有許多有待改進的地方。本文就將從事業單位檔案管理的重要性出發，對其在具體開展過程影響其工作效率的原因進行簡要論述，并為提高事業單位檔案管理有效性提出具體的策略分析，以期為檔案管理具體開展工作提供相應的理論借鑒。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;有效性;策略

前言

檔案管理的主要作用在于存放管理事業單位的員工個人資料、單位各種理論與實踐的文字圖片影音等各種信息，既是事業單位的歷史見證者，也能夠為事業單位在未來的現代化發展提供源源不斷的文化底蘊與理論支撐，具有重要作用。但就現實具體的工作狀況來看，我國的檔案管理工作本就起步較晚，且在開啟初期受到重視度不夠，一直未能得到應有的發展。此外，盡管現在檔案管理工作有了進一步的提高，但仍存在有待以完善的地方。本文將從簡要分析檔案管理的對單位整體發展的重要性，進而指出現代社會影響我國事業單位檔案管理工作效率的原因，從而針對上述問題提出具體的提高事業單位檔案管理工作的有效性的策略。為事業單位的現代化發展以及檔案管理工作的有效進行提供相應的理論借鑒與參考。

1.事業單位檔案管理的重要性

事業單位本身就是以為社會服務、實施政府職能為主要宗旨的社會單位組織，檔案管理作為影響事業單位的各項工作正常有效運進行的重要因素，對我國事業單位的文化底蘊建設、信息儲存、高效管理以及資源共享具有重要作用。具體來件，首先是文化底蘊建設與信息儲存。檔案管理記錄存儲了事業單位一直來的大部分的理論與實踐資料，是事業單位發展歷史的見證者，也是未來進一步發展的助力。其次是高效管理與資源共享。事業單位作為社會服務的主要單位組織，需要大量從事教育、科技、衛生等各種工作，而檔案管理工作可以為這些工作進行簡要組織分類與整理，從而實現協同高效管理。同時，各單位之間通過現代新興科技及網絡，可以及時互通有無實現資源共享。宗旨，事業單位的檔案管理具有十分重要的作用。

2.影響事業單位檔案管理效率的原因

盡管檔案管路工作較剛成立之初有了大的發展，但就現實具體的工作運轉情況來看，事業單位的檔案管理工作的效率有待于進一步提高，主要原因如下：

2.1理念重視程度不夠

就我國的檔案管理工作來看，其起步較晚，且一直以來都未得到應有的重視。盡管，近年來這一狀況有所改善，但仍未達到應有的標準。無論是事業單位的工作人員還是領導，相較于具有直接的考核成績、經濟成果的具體教育、衛生或者文化事業，對于檔案管理工作明顯重視程度不夠，因而導致在檔案具體的操作過程中就很容易出現失誤等情況，影響檔案管理工作的效率。

2.2現代化管理設施與制度跟不上

隨著近年來我國科學技術水平的進步，社會諸多工作方式及工作設備都發生了轉變，逐步向高效化、信息化以及綜合化的方向發展。不得不承認的是，現代科技的發展為各項工作都提供了諸多便利。但就我國事業單位的檔案管理工作現狀來看，有部分單位并沒有及時有效地將新興科技與電子信息技術和具體的檔案收集、歸納整理工作相結合。此外，即使有的事業單位將其運用到了具體的工作過程中來，但也存在檢索工具設備落后，檢索效率低下等問題。缺乏科學高效專業的管理制度，嚴重影響了我國事業單位檔案管理工作的高效運轉。

2.3檔案管理工作人員專業素養有待提高

檔案管理工作對于事業單位的穩定有效運轉具有重要的作用，其本身就是一項對專業性與、規范性與理論性要求很高的工作。但就目前我國部分事業單位的檔案管理工作的管理人員來講，其缺乏專業的理論規范，對檔案管理工作的基礎建設、檔案的歸類整理意識淡薄，導致檔案管理復雜凌亂。在進一步進行檔案檢索時往往困難重重，甚至會導致個別檔案丟失、損害的情況出現。上述情況都嚴重影響了檔案管理工作的高校運轉。

3.提高事業單位檔案管理有效性的具體策略

通過對上述原因的簡要分析，為了適應時代的發展要求以及促進事業單位各項工作的正常運轉，可以從以下幾個方面對事業單位檔案管理的有效性進行相應的提高：

3.1轉變理念，加深對檔案管理的重要性認識

提高事業單位檔案管理有效性首先必須轉變之前的不合時宜的理念，認識到檔案管理工作對于事業單位以及社會的重要性。無論是單位領導的帶頭作用還是相關工作人員的宣傳，都應該專注于提高對檔案管理工作的關注度，提高檔案資料的收集、整理以及歸納水平，促進檔案管理工作高效運轉。

3.2順應時代發展，提高檔案管理制度規范水平

事異則備便，隨著時代的不斷發展變化，必須不斷提高檔案管理制度規范水平。檔案管理所面對的資料龐雜，因而在收集整理的過程中必須有相應的制度規范，對其進行認真鑒別并分類收集整理。嚴格保證資料填寫規范、完整、無誤，并充分利用相應的電子計算機技術對資料進行信息化整理建檔，為之后的資料查詢提供相應參考。適應時代發展需求，不斷提高檔案管理的有效應用。

3.3提高素養，增強檔案管理人員專業性

檔案管理人員是對各種檔案資料信息進行直接收集、歸納整理的操作者，也是事業單位檔案管理有效性有否最終的直接決定者。因而在人員的專業性與理論性建設上必須嚴格把關。在聘任員工之初就要選擇具有高度責任感與耐心的優秀人才，在工作的過程中也要定期舉辦專業知識培訓與相應的考核，從多種角度提高檔案管理人員的專業性素養，進而切實提高事業單位檔案管理的有效性。

4.結語

時代日新月異，不斷發展變化，事業單位的檔案管理工作作為事業單位工作正常高效開展的重要組成部分也必須不斷適應時代的發展需求，彌補工作中存在的有待完善改進的地方，不斷促進檔案管理的有效性。

參考文獻：

[1]李曉華.提高事業單位檔案管理有效性的策略探析[J].蘭臺內外， 2019（29）：35-36.

[2]張姝倩.大數據技術在事業單位檔案管理中的應用分析[J].黑河學刊，2020（01）：189-190.

作者簡介：

李輝（1970.06-? ?），男，漢族，吉林通榆人，館員，研究方向：檔案管理。