“雙一流”建設背景下林業高校檔案管理探究

方 瑩

(南京林業大學檔案館 江蘇南京 210037)

為了提升我國的教育發展水平、增強國家核心競爭力、奠定長遠發展基礎，黨中央、國務院提出建設世界一流大學和一流學科的重大戰略決策，分別于2015年和2017年制定出臺《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》和《統籌推進世界一流大學和一流學科建設實施辦法》。2017年9月，教育部公布了世界一流大學和一流學科建設高校及建設學科的名單，其中三所林業高校入選一流學科建設高校，三個林業類學科入選一流建設學科，這意味著林業高校迎來了全新的發展階段。高校檔案部門是學校重要的服務型單位，是學校雙一流建設工作中不可或缺的一部分。

林業高校檔案部門在學校“雙一流”建設的背景下，要“立足學校、立足師生、立足館藏”，不斷發現檔案工作中的問題和不足，更新觀念、完善制度、完善設施配備、改進工作方法，全方位提升檔案管理工作水平。本文從林業高校檔案館的現狀出發，對以下幾個方面進行探討：高校的檔案意識、檔案人才隊伍建設、檔案的收集方法、檔案信息化建設、智能庫房建設和檔案的服務利用。

一、強化高校管理人員檔案意識

現今，高校管理層逐步認識到檔案工作的重要性，檔案事業獲得了長足發展。林業高校基本成立了有獨立建制的檔案館。過去，由于歷史原因和學校條件制約，檔案部門往往只是一個隸屬于校辦的檔案室。隨著高校辦學規模的擴大，檔案室無法滿足檔案工作的需求，檔案室逐漸改制成為檔案館。檔案館保存著各學校從建校初期到現今的各種檔案資料，對于學校的各項工作起到重要的憑證和參考作用。隨著社會歷史的發展和變遷，高校歷史檔案在服務高校建設中發揮的作用越來越明顯，尤其是在高校“雙一流”學科評估過程中，文書檔案、教學檔案、科研檔案等能顯示高校學科發展的進程和每個科研項目的推進。在高校人才培養、校園文化建設、校史文化傳承中，檔案依然起到非常重要的作用。新時代，高校需要從上到下加強對檔案管理工作的宣傳，使各級管理人員都能充分認識到檔案管理工作的重要性。管理層要把檔案工作視為高校事業發展的重要組成部分，把檔案工作納入學校發展戰略和重要議事日程[1]。各行政部門管理人員在實際工作中要轉變檔案管理理念，利用現代化的理念和方式積極做好檔案收集和整理工作。同時，要強化兼職檔案員的檔案意識、服務意識，使其能協助檔案館做好部門檔案的立卷歸檔，全面提高檔案管理工作的效率和質量。

二、注重高素質檔案人才隊伍建設

林業高校檔案部門要建立一支具備林業綜合知識的高素質檔案人才隊伍，推動林業高校檔案事業的發展。近年來，林業高校檔案部門注重人才隊伍建設，配備了檔案專業人才和計算機專業人才。但這些新進人員往往缺乏與林業專業相關的知識，對他們不僅需要開展檔案業務培訓，還要進行林業綜合知識的培訓，包括林業發展歷史、林業學科體系架構等。對所有檔案從業人員，要有計劃地開展進修訪學、崗位練兵、技能競賽和學術交流，切實提升他們的業務水平和總體素質。日常要通過完善人員編制、考核評價和激勵約束機制，充分調動他們的工作積極性。林業高校要立足學校，利用優勢和長處，培養一支高素質、有特色的檔案從業隊伍，凝聚團隊力量，推動檔案事業發展，為林業高校的“雙一流”建設做出貢獻。

三、改進部門檔案收集方法

立卷歸檔是檔案管理工作的基礎。高校的立卷歸檔部門包括黨群組織、行政部門和圖書館、期刊部等其他直屬單位，檔案種類繁多，各部門管理人員輪崗頻繁，對檔案工作重視程度不同，兼職檔案員經常更換，高校檔案收集呈現涉及面廣、時間長、資料不全的特點。在工作中發現，除了財會檔案和教學檔案中的研究生學位材料收集較齊全，黨群行政類文書檔案、科技檔案、基建檔案和其他教學檔案往往收集有缺漏，而音像檔案、出版類檔案和實物檔案等由于缺乏明確的分類和收集制度，歸檔并不規范。為了更好地完成立卷歸檔工作，檔案部門首先要完善規章制度，制定針對不同類別檔案的收集制度。其次，要對兼職檔案員進行強化培訓，熟悉立卷歸檔的規章制度，了解檔案收集和整理的細節。要建立檔案部門和兼職檔案員的聯系網絡，使立卷歸檔工作上傳下達暢通。兼職檔案員平時及時收集文件資料，便于歸檔齊全。對于照片影像類檔案和實物檔案，要另外開辟收集渠道，與紙質檔案分開收集、整理與保管。

四、加快數字化檔案館建設

經過多年的發展，高校檔案館的庫藏越來越多，傳統的紙質化檔案已經不適應當前的管理要求。林業高校基本建立了完整的檔案資源數據庫，將檔案目錄存儲在系統中，以便于工作人員在管理過程中對其中的數據信息進行檢索查詢。而對于過去的紙質檔案，也正在通過計算機技術將其掃描進電腦或保存在硬盤中，對紙質檔案進行整理和轉換處理，避免紙質檔案出現損壞和丟失。新時期，隨著科學技術水平的發展，還需要提高自動化辦公水平，使查詢和利用更加方便快捷，比如，在檔案館網站上，除具備文章發布、欄目管理等功能，還應具備檔案信息發布、檔案查詢、在線預約等功能，可與數字檔案館軟件系統協同實現物理隔離條件下的數據交換。當然，在信息化建設的同時，還要建立數字化安全制度體系，做好數字化安全技術保障，以保證檔案數據信息的安全性和保密性。

五、建設現代化智能庫房

隨著檔案數量和種類越來越多，高校檔案庫房建設需要升級。當前，最好的檔案裝具是檔案密集架，使用密集架不僅可以節省空間，同時可以將檔案、資料等進行有序分類管理，方便存取使用，提高工作效率。密集架具有良好的防塵、防鼠、防潮功能；與傳統檔案柜相比，其資料存放容量增加50%以上；每列裝有手剎車自動裝置，緩沖裝置，邊列裝有鎖具，存取安全方便，不易傾斜，有防震功能；擱板與有扣勾的支承板，組合后平整牢固，層與層的間距根據需要可自由調整；架體搖動時輕便無阻力和響聲，牢固美觀大方，且干凈整潔；每層擱板均勻承重在90公斤以上，如需增大時，可專門設計；密集架的表面經高溫處理過，有防火功能。

配備檔案密集架系統的同時還要安裝智能庫房管理系統，為檔案庫房提供一種高智能綜合管理方案。智能庫房管理系統優化集合了檔案智能管理、庫房溫濕度控制、高壓細水霧消防滅火、監視報警、門禁巡更等多個智能子系統。以檔案智能管理系統為中心，把庫房溫濕度控制、高壓細水霧消防滅火集成在一個中央控制計算機的操作軟件上，實現多種操作聯控、一機多用功能。并同時將消防滅火、門禁與監視系統與庫房溫濕度控制子系統的監視軟件建立信息傳遞，使兩者同時具有狀態監視功能，一旦發現災情或盜情，按約定程序實現操作轉移。

六、加強館藏檔案開發利用

高校檔案館要圍繞學校中心工作，利用館藏，為學校各項事業提供多角度、多形式服務。比如，服務師生查詢利用、服務學校校慶活動、服務學校重大活動[2]。例如，南京林業大學檔案館與博物館、校史館三館合一，秉持“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的工作方針和出發點，利用檔案資源，切實推動校史文化陣地建設與資源開發利用工作，編印了南林名師人物年譜，啟動了《南林名師傳略》編寫。在“雙一流”建設視域下，檔案部門要打破傳統思維下的服務方式和理念，充分挖掘檔案信息資源，借助新技術、新手段，切實轉變服務模式，滿足“雙一流”建設對檔案利用的需求，更好地為“雙一流”建設服務。

“雙一流”建設為林業高校檔案事業發展帶來了新機遇，檔案部門要不斷提高管理水平和創新檔案資源服務利用的能力，為建設高水平大學和一流學科提供強有力的支持和高質量的服務。