綜合管理工作優化分解的研究

王翠紅

（中核武漢核電運行技術股份有限公司，湖北武漢 430074）

0 引言

綜合管理工作任務涉及范圍廣，包括黨務團委工會、行政事務、保密保衛、人力資源、項目管理、質量控制與安全生產管理、設施與設備管理等多個方面，接口單位多，需要及時將相關信息上傳下達，接口聯系眾多部門/職能機構，一般配備較少專職管理工作人員，要求一人承擔多項職責。常規的管理工作處理方法按工作方向或者接口部門/機構配備，假如按照一個工作崗位配備一人，需要使用大量的人力資源，并且工作效率低下；因此目前國內外很多企業改進工作方式，利用信息化系統，大大減少了人力資源在瑣碎、重復的任務中占用的工作時間，提高工作效率，使專職管理人員逐步向人員數量減少而技能要求提高方向發展。高度信息化系統的加持，協助減員增效，卻也引發一些新的弊端，角色轉變適應性差，如出現人員調整變動等異常情況，新舊人員工作交接時間長、過程繁復、新人“上手慢”等。工作程序標準化、崗位職責和任務分工等已經不能滿足強度大、變化多，且要響應快的綜合管理工作要求。因此，C 公司P 中心運用現代項目管理先進的知識理念，利用項目工作包分解方式，將綜合管理工作按照項目式優化分解，以該中心綜合管理室工作內容為應用對象，在標準化基本辦事流程、追求細致化管理和員工整體技能提高等多方面進行試驗和改善。經過3 年的摸索與推行，基本初步實現工作的優化與改善，將繁雜的工作梳理為簡單的工作執行方式，簡單的工作執行方式進行程序標準化建立，程序標準化的工作逐步實現定量化，定量化的工作最終目標是信息化，讓綜合管理工作由常規的粗放式管理方式向專業精細化管理方式的從量變到質變的改進邁進了一個大臺階。

1 工作分解結構的基本理論

1.1 工作分解結構的基本定義和特色

WBS 是工作分解結構（Work Breakdown Structure）的縮寫，即將一個項目分解成易于管理的幾個部分或幾個細目，有助于識別完成項目工作范圍所需的所有工作要素，最終可表征出項目期間要完成或生產出的最終細目的等級樹。即把項目主要可交付成果或子可交付成果細分成更小的、更易管理的部分，直到可交付成果可以被足以詳細地定義，以支持項目活動的開展（計劃、執行、控制、終止）。WBS 將項目活動依照開展過程（執行順序）或內部關系（邏輯結構/物理結構）開展逐級分解而成的框架示意圖，實際表征為一個分層級的樹形結構圖形。工作任務是構成項目的諸多活動的總合，WBS 是項目工作的一個總結，而不是工作任務本身。WBS 參照因數分解原理，把一個項目包含的所有工作任務/內容根據內部邏輯關系按序分級/組進行拆解，直至分解為工作要素獨立、責任人確定的最小工作包，每個工作包在這個項目中的位置一目了然，可幫助項目經理對項目進行高效地編制工作計劃、實施進度控制以及加強過程監督管理。

WBS 具備以下3 個鮮明的特征：一是“全面性”，每個層級的分解結構應盡量地將該項目需要實現的全部工作任務內容全面涵蓋；二是“可測算性”，工作包采用計量單位（如小時、天數等）進行測算，可以幫助項目經理提高對項目實施所需占用各類資源、時間、花費成本等估算的精確度；三是“責任確定性”，最小工作包是單個員工（不需要其他人幫助的條件下）能實施完成的，項目工作責任明確，方便項目經理對項目工作內容的規劃、管理、控制。

因此，WBS 實際是提供了一種確定項目工作任務全范圍的工具，它將項目執行、完成項目最終任務/目標、產品、服務或結果的導出所應實現的所有工作任務內容匯總列明。它實際上是一個框架結構，對項目工作組織和活動或任務進行適當詳實分解，方便項目經理對項目實施全過程管控。

1.2 工作分解結構的目標

樹形結構示意圖使項目的執行情況和基本構成一目了然，方便項目經理對項目執行整個過程進行管控。明確項目工作任務按照規則進行層級分解，上下層級邏輯關系確定，內容翔實，所有的工作包是可管控的，并且100%覆蓋項目任務中應實現的全部工作內容。

能利于建立項目責任系統，確定各項目單元之間的界限，確定各個項目單元的具體責任人。

能便于搭建項目進度控制系統，確定各個項目工作任務的時間界限。

便于建立項目執行保障系統。對項目工作任務/內容進行分解時，項目任務應實現目標也被逐級分解到各項目最小單元-工作包，可實現編制更詳細的實施計劃、進行更高效的管控、且可計算出項目最小單元-工作包的工作任務量和可能需要占用的資源。

項目實施過程透明，方便項目經理進行協調溝通和管控?？杀阌陧椖拷浝斫㈨椖拷M織機構，方便安排項目工作任務，高效進行管理與溝通。

1.3 WBS 示意圖的層級和編碼說明

工作內容/任務既可按項目的固有特點，也能依據項目的執行進程順序進行分解。按照工作內容/任務分解涉及項目范圍、實施過程以及自身的繁復情況等構成WBS示意圖的各個層級。

為使WBS 的信息傳遞簡潔明了，將WBS 的信息標記引用編碼形式。WBS 編碼的位數與WBS 的層級對應，WBS 分解為多少個層級就對應多少位的編碼位數：位于項目整體的第一層級用編碼的第一位數標識；位于項目下屬的第二層級的子項目用編碼的第二位數標識；位于項目第三層級的具體子項目則用編碼的第三位數標識；位于第四層級更具體更細分的子項目采用編碼的第四位數標識；以此類推，如果還有下一層級的子項目，將有對應的位數的編碼標識。在WBS 編碼中，任何層級的一位項目單元是下一層級所有項目單元的總和[2]。

1.4 WBS 分解規則

（1）100%原則。對每一個工作任務要實現的目標或輸出的成果/產品應根據一個確定的分解規則識別枚舉出其應包含的所有工作內容元素，并保證該工作任務WBS元素的較低一層拆解（子層）的工作活動總和必須等于完成較高一層（母層）元素的工作內容。

圖1 綜合管理室工作職責

圖2 綜合管理工作范圍職能業務接口關系

（2）由上至下原則。根據確定的分解規則按照分層級、逐項類似樹形的由上至下分解而成。

（3）獨立性責任原則。每個WBS 元素都應表征著一個獨立的工作內容/任務輸出成果，不同的WBS 元素之間是不互相交涉或重疊，負責實施完成WBS 元素的責任人是可唯一確定的（可能有多人參與工作，但是負責人是唯一的），方便項目經理對WBS 元素應能實現工作任務內容進行安排、管控和績效測量。

（4）分解適當性原則。最末層WBS 元素——工作包對應著“最小的可輸出成果”，應能方便標識需要完成它所需的工作內容、成本、資源和組織信息內容，便于項目經理進行管理控制和考核，根據需求應盡量細分，但不是越細分越好，太細小反而會使管理成本飆升。

（5）確定性原則。在工作分解結構中為每個WBS 元素定義了一個特有的編碼，該編碼可用于協助項目經理在項目執行過程中便捷進行工作執行情況的信息溝通。

2 綜合管理工作的優化分解

2.1 優化分解工具

利用Microsoft 公司的Office 專用辦公軟件——項目管理軟件Microsoft Project 2012，協助進行相關工作/活動的優化分解。Microsoft Project 2012 具有靈活性高、實用性廣與功能性多等特點，是全球范圍內應用最為廣泛、以項目進展計劃跟蹤為核心的項目管理軟件之一。它能幫助項目管理人員進行項目執行的合理策劃、提高資源利用率，并能進行項目相關日程事項安排、項目進展跟蹤管理，協調各方面資源調配等工作。

2.2 綜合管理工作范圍和業務關系

C 公司P 中心綜合管理室的工作職責是：負責中心日常行政事務管理工作；負責中心生產、研發項目各項計劃與預算的編制和調整，負責中心生產、研發項目實施的檢查、監督、考核和總結；負責中心設備與設施維修、保養、盤點等管理工作；負責中心設備、材料等采購與計劃管理工作；負責中心成果與知識產權管理，編制知識產權和成果申報計劃并監督實施；負責組織開展中心業務相關市場開發、售后服務等工作；負責質量控制、安全生產、環保、職業健康安全、標準化、計量、輻射安全、經驗反饋等管理工作；負責實施質量檢驗、驗證試驗、測試以及質量控制監督等質量驗證活動（圖1）。

C 公司P 中心綜合管理室的綜合管理事務工作范圍如圖2 所示。根據綜合管理室的工作范圍，綜合管理室工作與上級職能部門接口的有9個，包含有20 多項直間接工作事務的信息傳達溝通以及處理等，18 項工作專業職能方向對應18 個工作崗位。目前綜合管理室是由6個工作人員承擔這18 個工作崗位職責和1 位科室領導主管。

2.3 采用WBS 的綜合管理工作優化分解

只有對綜合管理的工作職能進行詳細確定，才能對綜合管理工作進行準確的工作范圍和實現目標的優化分解。圖3 是C 公司P 中心的綜合管理室日常最主要的綜合管理工作事務WBS 分解結構，主要優化分解為計劃與項目管理、行政管理、設備與設施管理、質控安全管理4 大類、36 分類、188 項的四級結構。

為了能清晰地顯示已確定的最小項目單元——工作包的可交付成果、以及綜合管理室與相關各個職能部門的接口關系，將圖3的綜合管理業務關系應用項目管理軟件Microsoft Project2012，把各種專業職能工作在整個綜合管理工作事務中的位置、組成、接口職能部門和可提供成果/服務等情況用圖直接表示（圖4）。其中，第一列為“標記碼”；第二列為“編碼”，即WBS 編碼；第三列為“任務分解元素”，即包含在綜合管理工作中的全部工作任務要素；第四列為“接口單位”，即為單個工作任務要素所對應的相關接口職能部門；第五列為“可提供成果/服務”，即為單個工作任務要素最終應實現的任務目標、產品、成果或提供的服務。

圖3 綜合管理工作事務優化分解結構

3 綜合管理工作應用WBS 優化分解與常規工作方式的比較

綜合管理應用WBS 工作優化分解，借鑒現代項目管理的概念，根據綜合管理工作要求和組織結構，按照綜合管理工作的職能職責要求，明確綜合管理的工作范圍和目標，運用專業的項目管理軟件，清晰地表示出綜合管理工作的任務構成、接口職能部門以及可提供成果/服務。綜合管理工作應用WBS 優化分解與常規的管理工作方式對比在明確工作崗位職責范圍、提高工作效率、改善資源利用率以及在接口交互性等方面進行增強和完善（表1），并能滿足更加有效的制定工作計劃、實施組織、跟蹤工作進展、降費增效的目的，是對綜合管理工作模式進行革新的一種有意義摸索踐行的研究。

圖4 綜合管理工作優化分解結構（部分）

表1 綜合管理工作應用WBS 優化分解與常規工作方式的比較

4 結語

C 公司P 中心為提高部門管理工作效率，主動積極運用項目管理知識和專業應用軟件工具，彌補日常管理缺陷，突破管理瓶頸難題。P 中心開創性引入運用Microsoft Project 2012 軟件的WBS 工具進行工作任務優化分解，是Microsoft Project 2012軟件在該中心綜合管理事務中的初次應用，是對管理工作方式進行探索式革新和試驗，為P 中心推動精細化管理，提高綜合管理工作服務質量和工作效率奠定了堅實的基礎。P 中心將以此為基點，循序漸進推動和實現該中心全方面應用項目管理理念和專業項目管理軟件等在項目進度控制、降費增效、質量安全過程監督控制、設備設施維護管理、人力資源管理等各方面。