新形勢下高校二級學院黨政綜合辦公室精細化管理思路

曲 斌

（西北農(nóng)林科技大學外語系 陜西·楊凌 712100）

隨著國家對高等教育的投入和專注度越來越高，管理重心逐漸下放，二級學院作為獨立機構(gòu)在黨務、科研、教學、行政、后勤等方面發(fā)揮越來越重要的作用。[1]二級學院黨政綜合辦公室作為學院管理的中心樞紐部門，發(fā)揮著承上啟下，內(nèi)部協(xié)調(diào)，外部聯(lián)系等功能，所處地位日益凸顯。黨政辦精細化管理，主要是指以追求工作效率和工作質(zhì)量為核心，對辦公室工作模式、工作結(jié)構(gòu)以及工作內(nèi)容予以優(yōu)化的過程。精細化管理有利于提高辦公室工作效率和工作質(zhì)量，最大程度調(diào)動辦公室工作人員積極性，對高校二級學院黨政辦管理具有重要意義。

1 新形勢下高校二級學院黨政辦工作現(xiàn)狀

（1）管理理念落后，缺乏獎勵機制。我國現(xiàn)代辦公室管理理念一直繼承傳統(tǒng)管理理念，未能進行創(chuàng)新和發(fā)展，管理內(nèi)容、形式和方法相對單一和落后。工作局限于完成上級領(lǐng)導安排的任務，協(xié)調(diào)各部門工作，缺乏服務師生的主動性。這種落后的管理理念無法滿足新形勢下學校和師生對辦公室工作的需求，從而產(chǎn)生新的問題，形成新的障礙，激化新的矛盾，影響辦公室的正常運轉(zhuǎn)，降低辦公室服務質(zhì)量。

辦公室獎勵機制相對單一，未能充分調(diào)動工作人員的積極性和主動性。新形勢下，辦公室的管理應更加人性化。但是在實際管理工作中，獎勵機制單一，績效評價體系不完善，同時缺少更具創(chuàng)新性的精神激勵和物質(zhì)獎勵，從而間接影響辦公室工作人員的積極性和主動性。積極性的匱乏直接影響到辦公室工作效率和工作質(zhì)量，主動性的缺失導致為師生服務的能力和水平逐漸下降。

（2）工作內(nèi)容守舊，管理方式單一。新形勢下，黨政綜合辦公室的日常工作內(nèi)容，從傳統(tǒng)的信息收集和統(tǒng)計，不斷拓展到信息分析以及行政輔助工作上。這一變化與過去辦公室的工作內(nèi)容相沖突，人員對現(xiàn)階段新的工作內(nèi)容適應性較差，影響了辦公室管理水平和工作效率。這種矛盾的存在，勢必將影響辦公室服務能力的提升，阻礙辦公室管理體系的變革。因此，采取有效措施，加快工作人員適應新的工作內(nèi)容迫在眉睫。

（3）信息化程度偏低，人員能力待提高。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，社會信息化程度不斷提高，信息技術(shù)為辦公室的管理帶來了強大的源動力，但是新的信息化設備未能充分發(fā)揮積極作用，大部分局限在文稿的處理和材料的打印，大大限制了辦公室管理和服務體系的信息化。[2]工作人員對信息化設備的使用，反應了現(xiàn)階段工作人員應用能力整體偏低的現(xiàn)象。同時，在思想上和綜合素質(zhì)上與高校管理需求有著明顯的差距。部分工作人員在思想上認識不到位，政治立場不堅定，政治素養(yǎng)不夠扎實，影響上級指示的傳達和落實。由于黨政綜合辦公室處在高校二級學院核心樞紐位置，工作人員的小錯誤，會無限放大的傳遞給師生，影響到師生的切身利益。所以，辦公室工作人員需要培養(yǎng)踏實的工作作風，嚴格要求自己，提升自身綜合素質(zhì)，杜絕大錯誤，減少小疏漏。

2 高校二級學院黨政辦精細化管理思路

精細化管理是一種理念，同時也是一種文化。它起源于1950 年日本的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細化和服務質(zhì)量的精細化對現(xiàn)代管理的必然要求。[3]實施精細化管理可以提高辦公室工作效率和質(zhì)量，細化每項工作的每個流程，每個環(huán)節(jié)，確保每一項任務在實施過程中順利開展。

（1）管理理念的精細化。樹立精細化管理理念，各項工作的開展以該理念為根基，從而對各項工作的開展進行管理和推進。精細化管理是高校二級黨政綜合辦公室管理理念發(fā)展進程中的關(guān)鍵一步，是適應時代要求，學校和師生需求的重要舉措。工作人員要在思想上接受精細化管理，同時結(jié)合辦公室的特點，實踐中踐行和發(fā)展精細化管理，將精細化管理融入到日常的黨務、行政、教學、科研等工作中。依托已有的管理基礎，結(jié)合二級學院黨政綜合辦公室特點，形成具有一定特色的黨政辦精細化管理理念。

（2）考核指標的精細化。績效考核，是按照一定的標準，采用科學的方法，對辦公室工作人員的品德、工作能力、態(tài)度和績效進行綜合的考核，以對工作人員的能力和素質(zhì)進行判定的方法。精細化考核指標，可以充分發(fā)揮辦公室工作人員的積極性，同時明確工作人員的工作方向，最大程度上提高辦公室運轉(zhuǎn)效率。過去，由于考核指標的不清晰，績效考核存在一定程度的模糊，工作人員對考核結(jié)果存在疑問，影響工作人員的工作動力。通過完善辦公室精細化管理理念，健全精細化管理制度，完善和明確考核指標，使辦公室工作人員有理可循，有據(jù)可依，充分認識和了解工作方向和工作重點。

（3）人才培養(yǎng)的精細化。辦公室的人才培養(yǎng)，旨在對工作人員進行教育和培訓，在思想上，實踐上綜合提升工作人員的工作效率和解決問題的能力。由于辦公室工作人員能力參差不齊，籠統(tǒng)的培訓方式僅僅適用于部分層面，例如：政治理論學習，社會實踐鍛煉等。為了充分提升整體的工作能力，要將人才培養(yǎng)工作精細化，結(jié)合每個人的自身特點，利用已有的培訓條件，制定屬于每個工作人員的培養(yǎng)方案，力求在最大程度上提升辦公室每個個體的工作能力。個人綜合素質(zhì)的提升與團結(jié)協(xié)作理念的有機結(jié)合，在根本上提升了辦公室的運轉(zhuǎn)效率和服務能力。

3 提升高校二級學院黨政辦精細化管理的途徑

（1）建立健全的辦公室精細化管理體系。管理體系是為團隊建立方針和目標，并通過一系列行為完成目標的體系。缺乏體系化的管理方式，不僅不會在實際工作中起到指導作用，也會動搖工作人員對管理的信心。所以建立健全的精細化管理體系，是提高辦公室管理的有效途徑。精細化的管理體系可以明確辦公室每個崗位的職責，增強工作人員的責任意識。同時，辦公室的負責人可以根據(jù)管理體系理清工作職責，避免出現(xiàn)無人做事，無人擔責的真空現(xiàn)象。建立精細化管理體系的過程中，要多參考已經(jīng)建成的管理制度，根據(jù)辦公室工作情況，在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，完善管理體系。完善的精細化管理體系可以在根本上提升工作人員的辦事效率和工作質(zhì)量，例如：管理體系中明確工作日的工作時間和假期的值班時間，杜絕遲到早退現(xiàn)象的頻繁發(fā)生；對日常工作任務進行精細化分配，責任到人，提供有關(guān)工作方法，嚴格規(guī)定辦事時間等。

（2）提高工作人員對精細化管理的認識水平。提高對精細化管理的認識水平，需要工作人員從思想上認識和了解精細化管理，在行動上踐行精細化管理理念。日常工作中，培養(yǎng)工作人員精細化管理的意識，用精細化的眼光分解工任務，細化工作責任。認識和理解精細化管理理論是在實踐中應用精細化管理的重要環(huán)節(jié)，通過有效的培訓方式，例如：網(wǎng)上學習、報告會等，組織辦公室工作人員集中學習精細化管理的內(nèi)容和優(yōu)點，并結(jié)合已有的實際案例，分析在實際工作中如何正確落實精細化管理。每次培訓后，組織工作人員分享學習感悟，總結(jié)案例經(jīng)驗。在現(xiàn)實工作中，應用精細化管理處理實際問題，完成任務后，積極總結(jié)經(jīng)驗，彌補漏洞，提高工作人員精細化管理能力。通過學習和了解精細化管理理論，并認真總結(jié)相關(guān)知識，同時在實踐上有意識地執(zhí)行精細化管理理論，并認真反思的問題和總結(jié)經(jīng)驗，可以有效的提高高校二級黨政綜合辦公室工作人員對精細化的認識水平，以及在實際問題中的應用能力。

（3）完善信息化辦公平臺。充分發(fā)揮信息化設備在工作的作用，是提高高校二級黨政綜合辦公室服務水平的有效途徑。現(xiàn)階段，辦公室文件管理缺乏安全性，辦公室掌握大量的重要文件與檔案，由于工作人員的疏忽，可能會導致材料的丟失，從而在某個時刻對辦公室的工作亦或?qū)W院整體工作產(chǎn)生不可彌補的負面影響。建立安全的信息化辦公平臺，可以有效降低文件和檔案丟失的概率，同時增強文件和檔案的保密性。辦公室的工作涉及面廣，涉及大量師生的切身利益，信息化辦公平臺可以縮短師生對重要事情的知曉時間，減少由于客觀因素忽略重要信息的人數(shù)。信息化雖然可以大大提高工作效率，為師生提供便利，但是也存在一定風險，確保信息的安全是建設和完善信息化辦公平臺的重中之重。

（4）打造一支高水平的工作隊伍。①定期舉行業(yè)務能力培訓，力求不斷提高工作人員的綜合能力。過去，工作人員從進入辦公室開始，工作能力持續(xù)保持在一定水平，從而無法適應新形勢下辦公室的工作任務。定期舉行專業(yè)培訓，可以改變這一現(xiàn)狀，不斷提高工作人員的服務能力，使工作人員有能力滿足新形勢下高校和師生對辦公室的新需求。②提高辦公室的辦公環(huán)境和福利待遇，吸引致力于高校黨政工作的青年骨干。③提高辦公室人員聘任標準，保證引進先進的，高素質(zhì)的黨政工作者。聘任標準的提升，決定了新進人員的起點，有效提高工作人員的業(yè)務能力，從而打造一支高效率的黨政工作隊伍。

4 結(jié)語

綜上所述，建立精細化的管理理念、提高工作人員對精細化的認知水平、完善信息化管理平臺和打造高素質(zhì)的工作隊伍是提高高校二級黨政綜合辦公室服務能力的重要途徑。精細化管理理念雖然重要，但離不開工作人員的貫徹和執(zhí)行；在工作人員充分理解管理理念的基礎上，信息化辦公平臺為精細化管理提供了重要保障；而在精細化管理的背景下，提高辦公室綜合服務水平又離不開一支高素質(zhì)的工作隊伍。四者相輔相成，共同促進，才能打造一個高效率、高素質(zhì)的黨政綜合辦公室。