現在檔案管理的信息化與創新研究

錢雨佳

摘要：隨著現代化科技技術的快速發展，其在多個領域中得到了廣泛運用，當然在企業檔案管理工作中也不例外。企業檔案管理應全面推進信息化建設工作，改革以往傳統的檔案管理模式，只有改革創新才可以適應時代發展需要，同時還可以進一步提升檔案服務與社會責任的目標。本文主要分析企業檔案信息化管理的必要性，并進一步探討企業檔案管理信息化創新的內容與方式。

關鍵詞：企業檔案;檔案管理; 信息化; 創新分析

當前，企業檔案管理方式與理念正在逐步改革，在現代化企業發展進程中，需要借助信息化模式來進行檔案管理，這是檔案實現有效管理的重要路徑。信息化檔案管理能夠取代傳統紙質檔案管理，同時還可以提升檔案管理的實效性。因此，企業檔案管理需要積極開展信息化發展，對其深入分析和探究，以此來推進企業檔案管理的有效性。

1.現代企業檔案信息化管理的必要性

在企業檔案管理工作中，只有實現信息化管理才可以提升管理效果。當前，隨著企業的發展，其檔案也呈現出了多樣化特征，載體也發生了極大的變化，所以，需要借助計算機或多媒體等技術來進行檔案管理，因為以往傳統的檔案管理模式難以適應時代的快速發展，計算機檔案管理實現檔案檢索與檔案儲存與檔案有效管理。另外，運用信息技術還可以不斷開發檔案資源，在提升檔案資源利用方面有著極大的優勢，可以使企業檔案管理產生變化，進而促進檔案管理質量的提升。另外，企業檔案信息化管理也是檔案妥善保管的必然要求。因為檔案如果長期以紙質的方式保存就會容易出現破損;反復多次查閱也會容易導致檔案出現丟失的現象，這樣不僅會影響檔案保管，同時也會對管理產生極大的威脅。而信息化檔案管理就可以有效規避這些問題，其可以的借助掃描技術來將檔案內容進行數字化處理，然后保存在計算機中，這對于檔案長期保存與檔案的安全性質有著極大的幫助。

2.企業檔案信息化創新管理的思考

2.1檔案管理信息化理念的創新

企業檔案管理信息化工作的創新需要實現理念創新，即為解放思想，積極轉變以往傳統的管理觀念，全面加強檔案信息化管理意識。首先需要具備服務大局的理念。服務先行是有效開展檔案工作的關鍵，在我國經濟快速發展的背景下，企業檔案屬于經濟發展的重要的組成部分，在開展信息化檔案管理中，應轉變傳統管理觀念與方式，樹立起服務大局的意識，使檔案管理可以全面開發信息資源和利用信息資源，同時使檔案可以為經濟建設發展提供相應的服務;其次應具備改革與開放的理念。在信息化背景下，企業檔案管理工作也需要進行創新，以開放與服務為基礎，克服固有的檔案管理思想，運用開放式的管理模式來發揮出信息化檔案管理的社會化服務功能。

2.2檔案管理信息化技術創新

在企業檔案管理工作中，信息化技術的運用是一把有著雙向作用，對檔案管理工作發展來講既是機遇，也是挑戰。所以，需要克服挑戰迎接機遇。企業檔案信息化管理主要借助了信息化與網絡化的優勢，其在整合資源方面有著極大的優勢，可以全面推動企業檔案管理工作的有效性。其一需要構建完善且健全的電子檔案管理制度。技術可以說是檔案信息化建設的重點內容，所以，需要在檔案載體與收集以及利用方面進行技術創新，以此來提升檔案信息化管理質量，使技術可以在檔案信息化創新中發揮出自身作用。企業檔案管理在紙質的基礎上會借助電子信息技術能夠實現信息資源的進一步開發與利用，所以，需要構建健全的電子檔案的真丟體系，不斷加強服務、拓展服務內容，實現企業檔案信息的共享;其二應構建互交性檔案服務平臺。當前，隨著計算機與現代通信技術的快速發展，信息技術在企業檔案管理工作中有著極大的作用。但在此基礎上應實現技術創新，運用先進的技術來推動企業檔案網絡體系建設，為企業發展提供一個互交式服務平臺。借助這一平臺能夠健全電子檔案管理，另外，在提升檔案使用效率與信息輸出方面有著極大的優勢，促進企業檔案信息化管理的實效性。

2.3重視培養專業性較強的檔案信息資源管理人才

企業檔案實現信息化管理是提升檔案管理質量的關鍵路徑，而推動檔案信息化管理的重點即為人才。檔案管理人員屬于檔案管理的重要組成部分，是管理主體，直接關系到檔案管理的有效性。因此，企業需要運用行之有效的措施來培養計算機技術與各項業務能力較強的檔案管理人員，同時著重培養檔案管理人員的創新能力與不斷堅持創新的意識。在過程中，企業檔案管理部門應有計劃的培訓檔案管理人員的思想與業務技能，著重培訓人員知識的全面性和業務的熟練性以及創新能力，同時還需要使管理人員具備檔案信息開發能力。另外，企業檔案管理人員還需要重視自身基礎能力的提升，在此基礎上開展信息技術培訓，將培訓重點放在信息數據規范采集和正確使用以及網絡知識合理運用等環節中，借助有效的培訓不僅可以使檔案管理人員能夠在本職工作中熟練使用計算機技術，同時還可以進一步掌握和了解檔案管理所運用的軟件各項作用，使其成為檔案信息化管理的高手，這樣的方式不僅可以保障檔案信息化管理實施的有效性，還能夠有效提升企業檔案管理質量與水平。

3.結語：

結合全文，企業檔案管理實現信息化管理十分重要，但因為信息化建設過程較為繁瑣復雜，并不是短時間內可以完成的，想要做好檔案信息化管理，需要管理人員具有全新的工作意識與工作理念，以此來滿足檔案信息化管理所提出的要求。另外，檔案管理人員還需要在信息化管理中不斷總結，實現理論與實踐的有效融合，以此來提升企業檔案管理工作的實效性。

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