航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設的問題與對策研究

田紅 何正文 楊琴茹

摘要：數(shù)字檔案作為航天“記憶”的重要組成部分，傳承航天知識成果，助力航天事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。面對數(shù)字檔案資源的急速增加和利用需求的不斷增強，航天企業(yè)檔案部門必須以服務利用為目的開展數(shù)字檔案資源建設工作。本文針對航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設面臨的問題，從標準體系、資源建設、創(chuàng)新服務等方面具體闡述了數(shù)字檔案資源建設對策。

關鍵詞：航天企業(yè) 數(shù)字檔案資源 問題 對策

隨著網絡和信息技術飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的研究應用越來越深入，無紙化辦公、數(shù)字化研制、信息化管理越來越普遍，企業(yè)檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管理檔案實體到管理檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到深度共享的變革過程。在“數(shù)字航天”建設大背景下，航天企業(yè)數(shù)字檔案資源急速增加，利用需求不斷增強，檔案部門必須從原先只注重紙質檔案保管的模式中解放出來，以服務利用為目的開展數(shù)字檔案資源建設工作，為航天科研生產活動提供資源保障和服務支撐。

一、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設面臨的問題

（一）數(shù)字檔案資源建設規(guī)劃不足

當前，航天企業(yè)全面推動科研生產模式向數(shù)字化、網絡化、智能化轉型，數(shù)字檔案呈爆發(fā)式增長，各級檔案部門、信息機構雖然最大限度地保護著數(shù)字檔案資源的完整性和安全性，但由于缺少頂層設計與統(tǒng)籌規(guī)劃，缺乏科學、系統(tǒng)的數(shù)字檔案資源建設思路和管理對策，致使一些具有保存價值和經濟、社會效益的航天數(shù)字資源有可能缺失或被淹沒在龐大的信息數(shù)據(jù)中，不能及時為科研人員和社會公眾知悉并利用。同時，航天企業(yè)在電子文件歸檔、元數(shù)據(jù)管理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等方面尚無統(tǒng)一的標準，使得數(shù)字檔案資源建設存在一定的盲目性。由于航天企業(yè)各單位在元數(shù)據(jù)采集、著錄、編碼、電子文件存儲格式等方面標準不統(tǒng)一，數(shù)字檔案資源異構現(xiàn)象嚴重，互通互聯(lián)困難，難以共享。

（二）數(shù)字檔案資源積累相對匱乏

數(shù)字檔案是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能挖掘、知識管理的重要資源。目前，航天企業(yè)各單位積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔工作，但總體來看，數(shù)字檔案資源建設水平不均衡、內容單一等，與數(shù)字檔案館建設要求的數(shù)字化目標存在較大差距。一方面，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作進度緩慢，航天企業(yè)各單位以自主加工為主，受限于人力、財力等因素，加工能力弱，甚至部分單位還未開展數(shù)字化工作；另一方面，增量電子文件歸檔困難，航天企業(yè)各單位現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)分布領域廣、種類多、數(shù)量大、格式繁雜，電子文件歸檔功能未全面嵌入各單位業(yè)務系統(tǒng)流程，缺少前端控制，沒有統(tǒng)一的接口標準和格式，實現(xiàn)多業(yè)務系統(tǒng)電子文件在線歸檔工作任重道遠。此外，由于檔案信息安全保密的特殊要求、檔案鑒定工作的滯后，大量數(shù)字檔案資源未能及時公開，致使可供利用的數(shù)字檔案資源有限。

（三）數(shù)字檔案資源開發(fā)利用效果欠佳

數(shù)字檔案資源因其不受“孤本”限制、快速查閱、便捷利用的特性，使檔案信息利用的廣泛性、時效性更加突出。在航天企業(yè)科研生產數(shù)字化能力和經營管控數(shù)字化能力不斷提升的背景下，產品數(shù)據(jù)管理（PDM）、工藝設計管理（CAPP）、試驗數(shù)據(jù)管理（TDM）、制造執(zhí)行管理（MES）等系統(tǒng)數(shù)據(jù)不斷增加，科研人員利用檔案數(shù)據(jù)開展業(yè)務工作的需求也日益增加。但是，當前航天企業(yè)數(shù)字檔案資源存在檔案目錄數(shù)據(jù)多，全文檔案信息少；航天產品檔案多，經營管理檔案少；文本類檔案多，音像多媒體類檔案少；內容、結構單一，開發(fā)深度和廣度不夠等現(xiàn)象，無論是在資源數(shù)量還是在質量方面已然無法滿足用戶的要求，檔案信息資源的開發(fā)利用效果和深度欠佳。

二、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設對策

（一）標準引領，加強數(shù)字檔案資源統(tǒng)籌規(guī)劃

在數(shù)字化研制背景下，數(shù)字檔案資源類型多樣將成為常態(tài)，要實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有效管理和高效利用，必須加強頂層規(guī)劃設計，以標準建設牽引和推動數(shù)字檔案資源建設工作有序開展。

1.規(guī)范檔案元數(shù)據(jù)標準。元數(shù)據(jù)是關于數(shù)字檔案資源描述的數(shù)據(jù)，也是數(shù)字檔案資源真實性和可讀性的重要保障。無論是對于傳統(tǒng)載體還是數(shù)字化的檔案資源，都需要對資源和數(shù)據(jù)的外部與內容特征進行揭示和描述，才能進行有序化的組織。隨著航天數(shù)字化、信息化進程加快，PDM、MES、OA、浪潮等系統(tǒng)的上線運行，海量異構分布的數(shù)字檔案資源呈指數(shù)級增加，航天企業(yè)必須加強元數(shù)據(jù)標準建設，規(guī)定各類電子文件在形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程中對元數(shù)據(jù)的設計、捕獲、著錄的一般要求，確保不同系統(tǒng)、不同階段的數(shù)字資源特征得以描述和記錄，為數(shù)字檔案資源的整合、有效管理、高效利用和長期保存提供保證。

2.規(guī)范數(shù)字檔案資源保存格式標準。采用標準化的數(shù)字檔案資源保存格式，既便于用戶獲取檔案信息，同時可以降低文件保存過程中數(shù)據(jù)丟失的風險，便于信息的共享傳遞。航天企業(yè)數(shù)字檔案資源凝結了大量的科研成果，是企業(yè)科研生產、經營管理的重要憑證和依據(jù)，如果不能保證其長期有效存取，就無法發(fā)揮數(shù)字檔案資源的作用，對其保存和管理就會失去意義。因此，在開展數(shù)字檔案資源建設時，航天企業(yè)必須重視數(shù)字檔案資源保存格式的通用性和標準化，選取有利于長期保存的格式。航天企業(yè)在型號產品研制過程中產生的二維圖紙、三維模型、設計、工藝、質量、聲像等數(shù)據(jù)資源，由于形成于不同的設備或軟件環(huán)境，非結構化數(shù)字資源規(guī)模大，必須規(guī)范數(shù)據(jù)傳輸、介質更新、信息遷移過程中標準化數(shù)字檔案資源的保存格式要求，保證其被有效讀取。

（二）需求導向，豐富和優(yōu)化館藏數(shù)字檔案資源

豐富的館藏內容和優(yōu)化的館藏結構是滿足數(shù)字檔案資源多元化利用需求的基礎。航天企業(yè)在數(shù)字檔案資源建設過程中，應緊跟數(shù)字化發(fā)展浪潮，做到電子文件歸檔與傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作同步開展，積極推動各門類文件材料歸檔，不斷拓寬數(shù)字資源采集渠道，構建覆蓋廣泛、門類齊全、結構合理、內容豐富的檔案資源體系。

1.加強業(yè)務系統(tǒng)電子文件有效管控。航天企業(yè)應大力推進數(shù)字化研制條件下航天產品電子文件、三維數(shù)據(jù)模型等非結構化數(shù)據(jù)歸檔以及經營、會計等業(yè)務系統(tǒng)電子文件的歸檔與管理，通過電子文件在線移交、歸檔，實現(xiàn)條目數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)信息的集中統(tǒng)一管理。

2.加強傳統(tǒng)載體檔案轉換力度。根據(jù)科研生產需要，針對具有里程碑意義的航天產品檔案、反映企業(yè)變革與發(fā)展的經營管理檔案、體現(xiàn)重大項目預先研究與知識成果的科研檔案等，航天企業(yè)應按照利用率高檔案優(yōu)先、珍貴檔案優(yōu)先、高危檔案優(yōu)先、特殊載體檔案優(yōu)先等原則，分步開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化。同時，航天企業(yè)應積極推動檔案鑒定及降解密工作，優(yōu)化檔案資源。

3.拓寬檔案收集渠道。在開展航天產品、重大科技專項、重大投資建設項目文件歸檔的同時，航天企業(yè)應進一步拓寬檔案收集渠道，加強聲像檔案、實物檔案、名人檔案、重大活動檔案的收集與征集，充實和豐富館藏；同時，圍繞航天企業(yè)轉型升級、科技創(chuàng)新、風險管控、市場發(fā)展、國際拓展等需求，加強國際前沿的航天發(fā)展動態(tài)、關鍵技術進展等情報信息的收集，豐富數(shù)字檔案內容。

（三）利用牽引，創(chuàng)新數(shù)字檔案資源服務方式

充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的優(yōu)勢，激活數(shù)字檔案信息資源的價值，為科研生產提供優(yōu)質高效服務，是數(shù)字檔案資源建設的目標。航天企業(yè)在數(shù)字資源管理系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)采集過程中，應堅持以用戶需求為導向，充分利用現(xiàn)代技術，創(chuàng)新數(shù)字檔案資源服務方式。

1.構建數(shù)字檔案資源管理平臺，實現(xiàn)資源集中管理與在線利用。根據(jù)相關管理要求和科研生產工作流程，航天企業(yè)應打通與PDM、CAPP、TDM等業(yè)務系統(tǒng)的接口，建立數(shù)字檔案資源管理平臺，通過采用基于大數(shù)據(jù)框架的數(shù)據(jù)管理機制，實現(xiàn)電子文件分類管理和電子文件、圖樣更改的動態(tài)更新。同時，航天企業(yè)應改變傳統(tǒng)的紙質檔案利用模式，通過電子審批、在線利用、到期催還等功能，為用戶提供快速、便捷的利用服務，滿足其對數(shù)字檔案資源利用的迫切要求。

2.提供多種途徑的檔案檢索渠道，滿足不同層次用戶需求。針對型號項目科研人員，航天企業(yè)應提供一鍵式檢索的簡單查詢方式，以更全面的數(shù)據(jù)倉儲效力呈現(xiàn)型號研制全貌，為科研現(xiàn)場生產服務；針對企業(yè)決策者，航天企業(yè)應提供具有數(shù)據(jù)挖掘、知識管理技術的信息檢索和分析手段，以更強的知識挖掘能力匯聚企業(yè)知識管理成果，為領導決策服務。

3.建立數(shù)字檔案協(xié)同服務模式，提升對業(yè)務部門的支撐能力。航天企業(yè)應轉變傳統(tǒng)以紙質為主的歸檔方式，利用數(shù)字化整合產品研制過程的數(shù)據(jù)，采用邏輯歸檔方式形成面向產品的數(shù)據(jù)包，通過數(shù)據(jù)整合、分析與知識推送，為型號產品研制過程的追溯和質量問題的定位提供支撐。

4.提供個性化、知識化檔案信息服務，提升用戶體驗。航天企業(yè)應利用數(shù)據(jù)挖掘、用戶建模、信息過濾等各種先進的服務技術，創(chuàng)新服務手段，基于科研人員、管理人員等不同用戶的知識結構、行為習慣、常用信息需求等，準確、有效地掌握用戶的需求動態(tài)，提供個性化定制、推送服務。同時，基于大數(shù)據(jù)、人工智能等技術對數(shù)據(jù)進行深度挖掘和開發(fā)，提供有特色的知識服務、專題服務。例如，面對航天發(fā)展歷程的專題檔案需求，構建航天重大事件數(shù)據(jù)庫、型號重要節(jié)點數(shù)據(jù)庫、航天歷史文化等專題資源數(shù)據(jù)庫，有效提高用戶獲取所需資源的效率和質量；針對館藏資源特色，建設航天科研成果數(shù)據(jù)庫、型號研制圖片資料庫、型號研制質量問題案例庫等特色數(shù)字資源庫，提高個性化服務效率。

三、結語

數(shù)字檔案作為航天“記憶”的重要組成部分，凝結了大量的科研成果，如何將這些珍貴的財富進行有效管理，成為航天檔案工作者面臨的一個重要課題。在加強和改進檔案工作的新形勢下，航天企業(yè)必須以服務利用為牽引，借助先進信息技術，加強數(shù)字檔案資源建設，推動服務模式、利用方式的轉型，把檔案用活，讓檔案升值，為航天科研生產與經營管理發(fā)揮更強有力的支撐保障作用。

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作者單位：北京空間飛行器總體設計部