新冠疫情防控檔案的征集及其管理

張晶晶

（太原市醫療衛生服務中心，山西 太原 030024）

2020年1 月以來，席卷全國乃至全世界絕大部分國家和地區的2019 新型冠狀（以下簡稱“新冠”）病毒，嚴重干擾了社會秩序，影響了經濟社會發展，對我國以社區為基礎的基層治理是一場考驗，對基層治理水平提出了更高的要求。在我國已經分階段、分層次復工、復學的時候，全世界眾多國家和地區依然在與新冠病毒作斗爭。我國在這場抗疫斗爭中全民參與，取得了寶貴的經驗，值得各個國家和地區借鑒。在抗疫過程當中形成的抗疫檔案，不僅是這場抗疫斗爭的真實記錄，而且為基于記憶的檔案建設奠定了基礎，更為未來長期與疫情作斗爭的工作提供了決策依據。因此，征集疫情檔案并對疫情檔案進行有序管理和開發利用，具有一定的現實意義和長遠意義。

1 新冠疫情防控檔案的歸檔范圍

新冠疫情防控檔案是在新冠疫情防控過程中形成的與抗疫相關的紙質資料、圖片、音頻、視頻等原始記錄，這種原始記錄真實地記錄了新冠疫情防控的工作和生活，對歸檔范圍提出了很高的要求。

1.1 從征集內容來看歸檔范圍

從征集內容來看歸檔范圍，新冠疫情防控檔案的歸檔范圍應當包括綜合類檔案、醫療防治類檔案、醫療救治類檔案、醫療援助類檔案、抗疫督查類檔案、物資保障類檔案、科技攻關類檔案、社會參與類檔案、宣傳報道類檔案等十大類，涉及到疫情的防治、救治、援助、督查、數據統計、物資保障、科技攻關、社會參與、宣傳報道等各個方面。

1）綜合類檔案。綜合類檔案類似于文書檔案，主要記錄國家和政府以及單位關于疫情防控的決策部署和政策引導情況，主要包括習近平總書記關于抗疫的重要講話；中共中央、國務院、國家衛生健康委員會及有關部門，中共省委、省人民政府、省衛生健康委員會、省新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作領導小組辦公室（以下簡稱“防控辦”）及相關聯合機構，各地市及其衛生健康委員會、防控辦、各部門防控辦關于新冠肺炎防治的指示、決定、措施、通知，以及有關計劃、有關部署、相關總結、會議記錄、會議紀要和大事記等文件材料[1]。

2）醫療防治類檔案。這次新冠病毒的防治，防治為主，救治為重。由于與傳染性非典型肺炎，即嚴重急性呼吸綜合癥（Severe Acute Respiratory Syndrome，SARS）病毒相比較，新冠病毒致死率雖然低于SARS，但是傳染率高于SARS，傳染速度和范圍都大于SARS，因此，新冠病毒的防治顯得尤為重要。黨和政府、著名專家、新聞媒體紛紛把新冠病毒的防治當成首要任務，醫療防治知識通過各種渠道不斷宣傳，例如鐘南山院士、李蘭娟院士對公眾介紹防疫知識，山西中醫研究所5 位專家開出防治新冠肺炎的藥方等，這些醫療防治知識是大眾健康的重要組成部分。

3）醫療救治類檔案。醫療救治類檔案主要指在救治新冠肺炎患者的過程中形成的一系列檔案，包括新冠肺炎患者的定點醫院管理、救治方案、醫療監測、用藥、會診等在救治活動中形成的文件材料，這些文件材料是醫院、醫生、新冠肺炎患者共同努力的現場資料，可為新冠肺炎疫苗的研制提供第一手資料。

4）醫療援助類檔案。新冠疫情發生后，醫療援助成為不同于以往的一道亮麗風景。從國內疫情控制過程來看，各?。ㄗ灾螀^、直轄市）紛紛派出醫療隊援助湖北省重災區，同時，各省（自治區、直轄市）以及社會人士甚至企事業單位，都紛紛給湖北省捐助經費和醫療、生活用品等物資，體現了舉全國之力抗擊新冠疫情的決心，和“一方有難、八方援助”的合作精神。從國際疫情合作防控過程來看，我國在國內疫情基本控制之后，派出醫療小組援助疫情嚴重國家，并且給疫情嚴重國家援助口罩、消毒液、呼吸機、防疫服等各種醫療用品，體現了我國的大國擔當和社會責任的正面形象。因此，醫療援助類檔案的征集，充分體現了我國中國特色社會主義建設和滿足人民美好生活需求的實際行動。

5）抗疫督查類檔案?？挂叨讲轭悪n案主要指抗疫過程中對虛假信息傳播、官員失職瀆職、防控疫情不力等行為進行督察或監察的檔案。抗疫督查類檔案充分表明了黨和政府抗擊疫情的決心和對抗疫不力行為的監督以及處罰，是我國提升治理能力的重要舉措。

6）物資保障類檔案。物資保障類檔案是指新冠肺炎抗疫過程中保障醫療物資和生活物資形成的各類檔案。在新冠疫情防控過程中，醫療物資一度缺乏，是對我國產業生產能力的考驗。我國以社區為基本單元，居家防控疫情，物資保障就成為人民生活的重要組成部分，對此，采取了一把手親自抓物資保障的措施，保證了醫療物資和生活物資的供給。正是由于物資得到了保障，社會才能夠保持安全穩定。

7）科技攻關類檔案?？萍脊リP類檔案是指科研機構和科研人員在疫情防控防治中形成的過程性記錄和數據[2]。科技攻關檔案分成兩類：一是疫情防控過程中對新冠肺炎患者救治的醫療研究檔案；二是對新冠病毒疫苗的研制檔案。兩類檔案都是救治患者、防控新冠肺炎的重要攻關檔案。

8）抗疫統計類檔案。抗疫統計類檔案是指在抗疫過程中形成的各種統計數據及其分析檔案，這些檔案既是社會大眾了解和分析疫情狀態的基礎數據，又是政府和企事業單位采取抗疫措施的基本依據，更是科研攻關人員掌握疫情和病毒發展的動態依據。

9）社會參與類檔案。社會參與類檔案是指社會各界力量參與新冠肺炎抗疫形成的各類檔案。在抗疫過程當中，除了衛生部門和醫務人員，農村兩委會、社區工作者、志愿者、公安、交通等部門[3]都積極參與了疫情的防治和救治工作，形成了社會參與的各種記錄，例如社區街道管控工作記錄、進出各地的證明、小區進出證、登記表、測溫儀、測溫記錄、村干部演講記錄、工作證、袖標、宣傳單、標語口號、橫幅等，共同構成了不同以往疫情的社會責任檔案。

10）宣傳報道類檔案。宣傳報道類檔案主要指對抗擊疫情的輿論報道，特別指對英雄人物和英雄事跡報道形成的檔案，例如對火神山醫院和雷神山醫院建設的報道，對鐘南山院士、李蘭娟院士的報道，對一線醫護人員的報道，對支援湖北省除武漢市外的16 個市（州、縣級市以及神農架林區）的19 個省（自治區、直轄市）200 多個醫療隊的報道，對新冠肺炎治愈者的報道，對物資供應的報道，對社區管理的報道等。

1.2 從載體形式來看歸檔范圍

從載體形式來看歸檔范圍，除了紙質資料，還應該包括照片、音頻、視頻等載體資料，例如一線醫務人員及抗疫工作者、抗疫志愿者的個人照片、采訪影像、工作影像等。隨著信息技術和通信技術的發展，進入了大數據時代，大數據在抗疫過程中發揮了重要作用，任何人的任何信息基本都能通過大數據獲取、傳播，因此微信、QQ 等新媒體的網頁截屏、對話記錄也是抗疫檔案。

2 新冠疫情防控檔案的征集方式

2.1 政府有關部門正式發文

抗疫行動由黨中央決策部署，政府有關部門組織，全民參與。疫情期間，各個檔案管理部門基本上都正式發文，要求做好新冠疫情防控檔案工作，對疫情防控檔案整體工作的管理機制、有關部門責任的落實、文件材料的收集整理、歸檔移交和提供都提出明確要求[4]，對新冠疫情防控工作檔案歸檔范圍和檔案保管期限作出規定。征集檔案就是做好新冠疫情防控檔案的第一步。

2.2 檔案館主動搜集

一般工作人員的檔案意識薄弱，不了解哪些資料能夠作為檔案歸檔，甚至不知道疫情檔案是新形勢下的專題檔案，特別是基層人員的抗疫檔案，更是不容易留存下來，例如志愿者志愿服務的憑證、記錄，社會組織、個人捐贈物的憑證、記錄、實物等。這就要求檔案工作人員現場征集檔案，實現檔案工作的“四同步”管理。

2.3 社會捐贈和個人自愿捐贈

抗疫期間，社會捐贈和個人捐贈是一個亮點，社會捐贈主要是社會各界為抗疫捐贈經費、醫療物資、生活用品的行為；個人捐贈則是大眾資源捐贈經費、醫療物資、生活用品的行為。在社會捐贈和個人捐贈中留存的檔案資料，也可以通過社會捐贈和個人捐贈的方式，捐贈給檔案管理部門。

3 新冠疫情防控檔案的征集要求

檔案管理部門對新冠疫情防控檔案的征集有以下4 點要求。

一是征集的檔案必須是原創的，沒有知識產權爭議。也就是說，疫情檔案產生于新冠疫情防控期間，是各機構、各部門自行制定、實施、宣傳督導的各項政策和措施等的紙質材料、音頻資料、視頻材料。

二是征集的檔案需要配置文字說明，說明檔案是什么、做什么、誰在做。檔案是基于記憶、傳承記憶的，為了傳承記憶，需要配套文字說明，以便查閱人員了解檔案產生時的情況。

三是對檔案捐贈者要做簡介[5]。簡介需要說明捐贈者是什么人，在什么情況下捐贈的檔案，解決是什么、有什么的問題。

四是征集的音頻檔案、視頻檔案要有一定的清晰度。如果檔案征集時清晰度不足，那么保管久了清晰度更差，因此，在征集時需要對檔案的清晰度做出說明。

4 新冠疫情防控檔案的分類和加工以及整理

新冠疫情防控檔案征集之后，就面臨分類、加工、整理的問題。由于新冠疫情是新形勢下新出現的公共安全問題，其防控檔案可以作為專題檔案歸檔，其分類也可以作為專題檔案給予分類號碼。國家有關部門和檔案管理機構沒有明確出臺專題檔案分類體系，各個檔案管理部門可以自行規定分類體系。例如一般檔案的分類號是“年度+類號+流水號”，可以把專題檔案類號單獨定位ZT（專題），由于專題檔案很多，因此可以在ZT 下再細分類目YQ（疫情），這樣，疫情檔案的分類號碼就可以設置為“2020ZT-YQ-流水號”，然后案卷加工、整理、上架。

在多年的抗擊SARS 的斗爭過程中，形成了應對SARS 的檔案資料，積累了相關經驗，形成了有關傳染病防治的人才隊伍、平臺條件、技術儲備，專項研究得到重要發展，為此次高效有力抗擊新冠肺炎疫情，奠定了堅實的基礎。新冠疫情防控檔案是黨中央領導全國各界眾志成城抗疫的重要歷史記錄，檔案記錄了大量的經驗、知識和教訓，對今后重大疫情和突發事件的防治與研究具有重要參考借鑒價值[6]。