高校檔案室建設與管理的現狀及措施

劉 凱

（山東財經大學燕山學院 山東·濟南 250000）

隨著當代我國經濟和科技的高速發展，檔案相關工作的水平正處于不斷上升的狀態之中，隨之，高校檔案室的建設工作也得到了不斷壯大。對于高校來說，檔案室占據重要地位，其能夠為師生開展科研工作以及日常閱讀提供大量、寶貴的資源，并且在高校檔案室之中，檔案管理工作十分重要，其能夠對高校整體建設和管理工作的水平起到直接反映的作用，所以有必要針對高校檔案室檔案建設與管理工作進行強化。

1 高校檔案室檔案管理工作創新的重要性

在當前信息時代的背景下，對數據進行收集及分析均具有一定的復雜性，所以開展相應的管理工作，必然需要將互聯網作為重要基礎。根據目前的情況來看，我國多個行業均已對信息技術進行不同程度的應用，作為在高校管理和發展中能夠起到重要影響作用的組織，高校檔案室有必要對大數據進行充分應用，以提升工作過程中的便捷性，從而實現檔案管理工作的優化以及效率和質量的提升，可見對大數據進行應用，有利于推動高校檔案室檔案管理工作的創新及發展。

2 高校檔案室檔案管理工作現狀

2.1 缺乏檔案管理理念

當前在高校檔案室的檔案管理工作之中，仍然存在不具有科學合理的檔案管理理念的情況，導致高校檔案室中的檔案管理工作質量及效率均相對較低。以此為基礎，高校檔案室中存在領導對于檔案管理工作不重視，以及相關工作人員缺乏對于檔案管理工作的正確認識等多方面情況，并且在開展檔案管理工作過程中，多數檔案管理工作人員認為，該工作開展的重點在于對檔案進行有效保管，而相對更重要的檔案收集工作以及檔案整理工作，卻在一定程度上被忽略，導致檔案管理工作的質量難以得到提升；與此同時，錯誤的檔案管理工作理念，導致檔案管理工作人員認為自身工作不重要且得不到重視，從而不利于相關工作人員工作積極性的提升。進而能夠導致檔案管理工作形成惡性循環。

2.2 缺乏檔案管理專業人才

根據目前的情況來看，我國多數高校檔案室之中都不具有檔案管理專業人才，在實際開展檔案管理工作過程中，有部分工作人員的專業技能水平不合格，甚至有一小部分工作人員從未接受過專業的工作培訓，可見高校檔案室對于檔案管理工作相對不夠重視，也就導致檔案管理工作的質量及效率難以得到提升。并且，因為檔案管理專業人才較為缺乏，所以檔案管理工作過程中，時常出現由人為導致的失誤，嚴重限制了檔案管理工作的順利開展，更加不利于當代檔案管理工作實現信息化。

2.3 檔案管理軟件的發展較慢

雖然目前工作中所應用的檔案管理軟件可以基本滿足檔案管理工作正常開展的各項需求，但是在我國社會、經濟等各方面不斷發展的背景下，檔案管理軟件可能無法持續滿足檔案管理工作的開展和發展需求。對于這一情況的存在，還需要對檔案管理軟件進一步的研究與開發，實現檔案管理軟件的不斷創新和進步。

2.4 信息化水平較低

根據數據統計結果顯示，當前我國已存的檔案信息數據庫約有4000個，并且其中的管理工作均十分順利，但是從實際上來看，我國信息化資源仍然存在數據庫內容較少且數據重復的情況，由此可見，我國檔案管理工作的信息化水平仍然有必要得到進一步提升。除以上之外，檔案管理工作信息化的實現，必須以計算機為基礎，要求檔案管理工作人員必須能夠對計算機檢索技術進行熟練應用。但是根據實際情況來看，當前諸多檔案管理工作人員存在專業素質較低的情況，難以對計算機檢索技術的應用進行有效落實，也就難以促使信息化水平有效提升。

3 高校檔案室檔案建設與管理工作措施

3.1 加強對于檔案管理工作的重視

為了促使高校檔案室檔案管理工作能夠得到科學高效的實施，有必要強化對檔案管理工作的重視，并對檔案管理理念進行明確。由此，要求高校檔案室各級工作人員，均能夠對檔案管理工作的重要性進行充分認識，提出科學的檔案管理工作理念，并對這一理念進行切實落實。一般來說，可以成立特別領導小組，以對檔案管理工作進行持續、有效的監督，并定期或不定期的進行檢查和抽查，以保障檔案管理工作能夠持續處于正常運行的狀態。另外，檔案管理工作應該能夠在工作人員之中得到積極的宣傳，以促使相關工作人員對于檔案管理工作具有更加深入和全面的了解，從而促使工作人員的工作積極性得到提升，有效打破傳統工作狀態中的惡性循環，使檔案管理工作中能夠具有更多的新思想、新創意和便利性。

3.2 強化人才儲備以及管理隊伍建設工作

要求高校檔案室檔案管理工作開展的過程中，由具有較高專業技能水平或專業辦公經驗豐富的工作人員對檔案管理工作進行負責，并盡可能保障工作人員的穩定性，同時要求相關工作人員能夠具有較高的政治素養和檔案管理業務水平，且能夠對計算機進行熟練應用。為了實現有效的人才儲備和強化管理隊伍建設，有必要為相關工作人員提供更加良好的發展平臺以及更高的薪資待遇，以實現管理工作人員隊伍的凝聚力的強化，進而能夠有效提升高校檔案室檔案管理工作的質量和效率。

3.3 強化信息化建設

促使高校檔案室檔案管理信息化水平的提升的主要目的，在于實現資源的合理利用，促使工作效率得到提升，同時提升檔案保存的便捷性，由此，對于檔案管理工作的要求也進一步提高。為了對新要求進行有效滿足，有必要進一步強化高校檔案室檔案管理工作的信息化，所以首先需要高校檔案室能夠對互聯網標準化的信息化管理模式進行建立，以保障檔案信息能夠得到及時準確的更新，從而提升檔案的時效性；其次，要求高校檔案室能夠積極對新型的儲存工具進行利用，以保障檔案資料能夠得到妥善的保存和管理；同時，還需要對先進的掃描技術進行應用，及時將相關資料轉變成為數據資料，并進行保存和備份，有利于提升檔案的安全性；最后，積極對信息處理技術進行完善，有利于實現檔案信息資源的共享，從而促使檔案工作效率得到顯著提升。

4 結束語

根據上文，我國已經基本進入了信息化時代，對于檔案管理模式也就需要進行一定的升級處理。在高校檔案室開展改革和創新工作的過程中，檔案管理工作方面必然存在諸多問題，為了促使高校檔案室能夠得到良好發展，有必要對檔案管理工作進行進一步強化，并且，只有及時對檔案管理工程中存在的問題進行確認，并采取相應的措施進行有效解決，才能夠保障高校檔案室檔案管理工作的質量和效率得到顯著提升。