檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的作用及價值

（臨汾市人民醫院，山西 臨汾 041000）

檔案是醫院的無形資產，其記錄著醫院發展歷程、重大事件和科研成果，對臨床科研工作的開展和醫院長遠發展意義重大。檔案管理是對醫院現有檔案進行整合、分類、歸檔和儲存的活動，管理工作開展質量對醫院醫療質量的提升、未來發展方向均有重要影響，本院近期對檔案管理工作模式進行了改革，收效較滿意，報道如下。

一、資料及方法

1.一般資料

自我院檔案庫中抽取1000份檔案作為研究對象，研究對象建檔時間為2018年3月至2020年3月。涉及檔案管理工作人員8名，年齡25～50歲，平均（35.23±1.25）歲，工作年限3～25年，平均（15.36±1.87）年。研究期間，我科無人事變動。

2.方法

對此批檔案進行管理模式改革，改革具體內容如下。

2.1 健全檔醫院檔案管理體系

首先，采取分散、集中相結合方式對醫院檔案管理架構進行整理，細化檔案分類，將病歷檔案歸入特殊檔案；會計、人事檔案歸入專門檔案；文書、科技檔案歸入綜合檔案。特殊檔案與專門檔案由相應部門管理，可簡化歸檔、查詢等業務流程，同時可使檔案管理專業化；綜合檔案由綜合檔案部門集中管理[1]。其次，健全檔案管理制度，需結合本院檔案工作實際，制定一套完整、科學、可行性強的管理制度，強化檔案管理規范性，確保工作展開有制度可依，保證檔案管理工作有序發展，在執行管理制度過程中，應當明確檔案收集、管理和歸檔的關系和責任，各個環節均需嚴格落實[2]。最后，責任落實到個人，為進一步明確檔案管理人員職責，可將檔案管理工作與醫療業務納入統一考核系統中，健全獎懲制度，檔案管理工作開展質量與績效掛鉤，在制度執行初期，相關部門應當加大宣傳力度，增加檔案管理知識及業務指導。

2.2 引入現代化管理設備

檔案管理部門長期以來是處于邊緣化的部門，因其無盈利性，醫院發展重點很難放在此項工作上，甚至部分醫院管理層面并未意識到檔案管理重要性而忽視對該部門發展投入必要的成本。隨著時代發展，檔案管理工作重新受到重視，其重要性日漸凸顯，管理形式也應當與時俱進，完善的硬件建設是確保工作開展的基礎，醫院應當加大對檔案管理硬件建設，如設立專門的病史館或病案室，配備必要的掃描儀、陳列櫥窗、密集架、檔案鐵柜、計算機等設備，在大數據時代下，信息化建設也顯得尤其重要，醫院可引進相關技術、軟件，以數字化形式儲存、加密各類檔案，既方便調閱，也確保了檔案安全性[3]。

2.3 不斷提升檔案隊伍素質

在大數據時代下，各行各業均加大了信息化建設，各行各業對信息需求更大，檔案的價值也將更加突出，為確保檔案管理工作能夠緊隨時代潮流穩步發展，需要創建一支專業素質過硬、有職業操守的檔案管理團隊。醫院應當加強對檔案管理人員的培養，并主動與上級管理部門如檔案管理局進行溝通，獲得知識培訓、業務指導、監管，引進專業的檔案管理人員，為工作注入活力，建立一支年齡結構和知識結構合理化的檔案管理隊伍。此外，醫院應當重視對檔案管理人員計算機知識、信息檢索、軟件應用等多方面業務能力的培養。

2.4 不斷提升檔案服務水平

隨著移動互聯網的發展，人們生活方式發生了深刻改革，人們可以足不出戶獲取各類信息和生活必需品，但醫療檔案服務尚未普及線上服務，滯后于時代發展趨勢，應當進行改革。在互聯網+時代的背景下，建立“智能化醫院”可作為檔案管理工作改革的突破口，加強人力物力投入，構建起一套符合醫院自身發展和當地經濟文化水平發展的醫療檔案服務系統，系統中應當涵蓋為患者提供病歷查詢、醫療費用查詢和繳納、檢查結果查詢、下載和打印等服務服務，在提升醫院檔案服務水平的同時亦為提升醫院整體服務質量、形象奠定了重要基礎，更為緩解醫患矛盾做出了積極貢獻。

3.觀察指標

檔案管理質量評分：通過對工作人員知識理論、專業操作技能、檔案管理時效性、查閱方便性等方面進行考核，對檔案管理質量進行評分，總分100分，分數越高，管理質量越高。

管理人員對檔案管理工作滿意度：分為非常滿意、較滿意和不滿意三項，總滿意度為非常滿意率與較滿意率之和。

4.統計學分析

采取SPSS 20.0軟件處理資料，計量資料用均數±標準差（±s）表示，計數資料用率（%）表示，采用t和x2檢驗，P＜0.05為差異有統計學意義。

二、結果

1.檔案管理質量評分

實施檔案管理模式改革前，檔案管理質量評分為（75.26±10.28）分，檔案管理模式改革后，管理質量評分為（93.23±4.99）分，對比差異有統計學意義（P＜0.05）。

2.工作滿意度

管理模式改革后，管理人員對檔案管理工作滿意度為100.00%，顯著高于管理前的62.50%，差異有統計學意義（P＜0.05）。

三、討論

隨著社會經濟、技術快速發展，醫學模式不斷改變，人們對醫療服務水平提出了新要求。醫院發展模式的改革決定了檔案管理模式需得緊跟步伐，不斷更新管理理念。本次研究中，將健全管理體系、培養人才隊伍、引進現代化設備和不斷提升服務水平四方面作為檔案管理模式改革的重點，研究結果表明，改革后檔案管理工作質量和管理人員滿意度均較改革前顯著提升，證實了此次檔案管理改革的成功性，也提示只有不斷更新管理理念，方可在時代發展的洪流中立足。