淺談SAP財(cái)務(wù)模塊上線的前期準(zhǔn)備工作

顏學(xué)莉

摘 要：SAP作為當(dāng)前先進(jìn)的ERP軟件，在眾多單位得到廣泛運(yùn)用，有效提高了財(cái)務(wù)管理水平，本文結(jié)合筆者參與單位SAP財(cái)務(wù)模塊上線的工作實(shí)踐，闡述了SAP財(cái)務(wù)模塊（FI）上線的注意點(diǎn)及相關(guān)操作，給其他單位相關(guān)工作開(kāi)展提供參考。

關(guān)鍵詞：SAP;財(cái)務(wù)模塊;前期準(zhǔn)備

SAP 起源于德國(guó)，是目前全世界排名第一的ERP軟件，它代表最先進(jìn)的管理思想、最優(yōu)秀的軟件設(shè)計(jì)。超過(guò)80%的世界五百?gòu)?qiáng)公司使用SAP，其涵蓋企業(yè)管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、銷(xiāo)售、采購(gòu)、業(yè)務(wù)伙伴、銀行業(yè)務(wù)、物料和庫(kù)存管理、生產(chǎn)管理、成本會(huì)計(jì)、報(bào)表等。對(duì)企業(yè)的人力資源、物流運(yùn)輸、銷(xiāo)售服務(wù)、交易支付、產(chǎn)品規(guī)格及質(zhì)量、生產(chǎn)活動(dòng)、原材料采購(gòu)、貨物倉(cāng)儲(chǔ)及庫(kù)存管理等全部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與環(huán)節(jié)，實(shí)施監(jiān)督、分析及管理，形成數(shù)據(jù)化的資源管理系統(tǒng)，為企業(yè)生產(chǎn)、決策、組織運(yùn)營(yíng)提供指導(dǎo)及依據(jù)，有利于企業(yè)財(cái)務(wù)管理質(zhì)量的提升，有利于企業(yè)資金的合理分配。目前國(guó)內(nèi)很多企業(yè)都已成功上線使用SAP系統(tǒng)，現(xiàn)結(jié)合筆者參與SAP財(cái)務(wù)模塊上線的工作實(shí)踐，淺談SAP財(cái)務(wù)模塊（FI）上線的注意點(diǎn)及相關(guān)操作。

一、SAP財(cái)務(wù)模塊上線前的前提

（1）建立項(xiàng)目組。SAP財(cái)務(wù)模塊上線前需要建立一個(gè)項(xiàng)目組，成員必須是公司主管級(jí)別以上的，這樣即熟悉業(yè)務(wù)又知曉管理，有利于上線過(guò)程中的執(zhí)行和決策。項(xiàng)目組需要對(duì)公司的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，涉及多部門(mén)的業(yè)務(wù)線需要大家溝通交流，準(zhǔn)備大量文件幫忙梳理流程、整理和檢查需要的各種數(shù)據(jù)，如有爭(zhēng)議的還需要通過(guò)上級(jí)決策。

（2）設(shè)立時(shí)間表。系統(tǒng)上線需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行系統(tǒng)切換，保證公司的業(yè)務(wù)和系統(tǒng)能夠順利進(jìn)行。時(shí)間表的制定需要考量公司實(shí)際情況，不能為了盡快上線縮短時(shí)間，需綜合各方面的因素同時(shí)也要預(yù)留意外情況發(fā)生的解決時(shí)間等，這樣才能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)達(dá)成目標(biāo)。

二、SAP財(cái)務(wù)模塊上線需做好的基礎(chǔ)工作

（1）成本中心（Cost center）建立。成本中心（Cost Center）是管理會(huì)計(jì)的基本責(zé)任單元，可作為企業(yè)內(nèi)部“部門(mén)”。在管理會(huì)計(jì)中它主要用于成本控制，是每一筆費(fèi)用的接收者。將公司按照成本中心分割，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于責(zé)任區(qū)域的成本計(jì)劃、認(rèn)定、控制和分?jǐn)偂３杀局行囊话愀鶕?jù)企業(yè)內(nèi)設(shè)部門(mén)進(jìn)行設(shè)置，也可以按人員設(shè)置成本中心，如要單獨(dú)分析總經(jīng)理費(fèi)用，可將其單獨(dú)設(shè)置成本中心。和其他成本對(duì)象相比，成本中心具有比較穩(wěn)定，變化較少的特點(diǎn)。在SAP中一般不通過(guò)科目編號(hào)來(lái)區(qū)分管理費(fèi)用、銷(xiāo)售費(fèi)用、制造費(fèi)用，而是通過(guò)“功能范圍”來(lái)區(qū)分費(fèi)用性質(zhì)。SAP系統(tǒng)是利用成本中心來(lái)歸集費(fèi)用和進(jìn)行成本核算的，建立成本中心是非常重要的基礎(chǔ)工作，所以在上線初期要設(shè)定好各部門(mén)的成本中心，成本中心的建立要和組織架構(gòu)緊密結(jié)合起來(lái)。建議不要在SAP中建立其他人不成熟的編碼來(lái)歸集費(fèi)用和成本以免出現(xiàn)后期無(wú)法修改的局面，利用好SAP自身通過(guò)成本中心控制費(fèi)用的特點(diǎn)即可。

（2）會(huì)計(jì)科目完善。對(duì)于任何的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)核算是基礎(chǔ)，它的分類(lèi)和定義尤為重要。由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體內(nèi)容、規(guī)模大小與業(yè)務(wù)繁簡(jiǎn)程度等情況不盡相同，在具體設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)考慮其自身特點(diǎn)和具體情況，將每一個(gè)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行定義和明確歸集的是哪些費(fèi)用，后期進(jìn)行不斷維護(hù)并作為公司會(huì)計(jì)制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。會(huì)計(jì)科目作為向投資者、債權(quán)人、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者等提供會(huì)計(jì)信息的重要載體，在設(shè)置過(guò)程中應(yīng)努力做到科學(xué)、合理、適用。在SAP上線初期整理和維護(hù)好會(huì)計(jì)科目能為后期系統(tǒng)運(yùn)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在新舊成員交接過(guò)程中也是事半功倍。會(huì)計(jì)科目在SAP中應(yīng)有追溯性，不能每年在系統(tǒng)里科目都變化，這樣也不利于查賬同時(shí)造成賬目混亂。另外完善的會(huì)計(jì)科目和清晰的成本中心結(jié)合對(duì)于預(yù)算編制和預(yù)算實(shí)際對(duì)比分析是非常重要的。

（3）審批流設(shè)定。在任何系統(tǒng)上線前，都要設(shè)定好公司內(nèi)部審批流，金額大小、具體費(fèi)用類(lèi)別等都是制定公司內(nèi)部審批流程應(yīng)考慮的因素。如購(gòu)買(mǎi)原材料，要由需求部門(mén)提交采購(gòu)申請(qǐng)（PR），采購(gòu)申請(qǐng)需要進(jìn)行審批后才能流轉(zhuǎn)到采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)確定好供應(yīng)商后通過(guò)采購(gòu)申請(qǐng)（PR）生成采購(gòu)訂單（PO），后期倉(cāng)庫(kù)才能收貨、財(cái)務(wù)部門(mén)才能校驗(yàn)發(fā)票。

（4）主數(shù)據(jù)維護(hù)。SAP主數(shù)據(jù)是支持系統(tǒng)有效運(yùn)行的備件靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要包括：物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、貨源清單、采購(gòu)信息記錄。此文狹義指供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)是SAP運(yùn)行應(yīng)付數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，供應(yīng)商主數(shù)據(jù)需要唯一性，相同的主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中要求有唯一編碼，唯一的描述，避免存在數(shù)據(jù)冗余，方便后期供應(yīng)商對(duì)賬，否則會(huì)出現(xiàn)對(duì)賬金額不全，應(yīng)付數(shù)據(jù)有差異。另外不建議在SAP里建立一次性或者臨時(shí)供應(yīng)商賬號(hào)，只要和公司發(fā)生業(yè)務(wù)，不管是公司還是個(gè)人都應(yīng)建立唯一主數(shù)據(jù)，如果直接進(jìn)費(fèi)用及使用過(guò)渡科目在后期對(duì)賬過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生不必要的時(shí)間浪費(fèi)甚至無(wú)法追溯;供應(yīng)商主數(shù)據(jù)還需要完整性，主數(shù)據(jù)信息保持完整，要能夠滿足相關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)運(yùn)作需求，如果公司不斷擴(kuò)大、有機(jī)會(huì)存在SAP和銀行系統(tǒng)鏈接，在SAP執(zhí)行自動(dòng)付款后，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)授權(quán)銀行系統(tǒng)可劃轉(zhuǎn)款項(xiàng)至系統(tǒng)維護(hù)的供應(yīng)商銀行賬戶里，一旦信息不完整或者發(fā)生錯(cuò)誤就引起款項(xiàng)不能及時(shí)支付;主數(shù)據(jù)維護(hù)還應(yīng)保證準(zhǔn)確性，要符合相應(yīng)的編碼規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，能夠清楚準(zhǔn)確地表達(dá)主數(shù)據(jù)的含義。另本公司員工也應(yīng)和供應(yīng)商一樣進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。

三、主數(shù)據(jù)維護(hù)的注意事項(xiàng)

SAP主數(shù)據(jù)維護(hù)需要注意：（1）主數(shù)據(jù)維護(hù)是SAP工作中最基礎(chǔ)的部分，在錄入過(guò)程中有關(guān)于統(tǒng)御科目設(shè)定。統(tǒng)御科目的存在是因?yàn)镾AP中供應(yīng)商和客戶是不能單獨(dú)在財(cái)務(wù)報(bào)表里體現(xiàn)的，必須通過(guò)統(tǒng)御科目的歸集才能在財(cái)務(wù)報(bào)表里體現(xiàn)。如在創(chuàng)建主數(shù)據(jù)時(shí)，無(wú)錫移動(dòng)這個(gè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)是在創(chuàng)建主數(shù)據(jù)的時(shí)候，選擇應(yīng)付賬款或者其他應(yīng)付款的科目才能在后期歸集到應(yīng)付賬款或者其他應(yīng)付款里。所以要分類(lèi)好統(tǒng)御科目，否則后期修改就比較麻煩。（2）特別總帳標(biāo)識(shí)的科目的設(shè)置，例如無(wú)錫移動(dòng)這個(gè)供應(yīng)商在出現(xiàn)預(yù)付款時(shí)總帳就要輸入特別總帳標(biāo)識(shí)，例如A后，供應(yīng)商在報(bào)表里歸集就會(huì)到預(yù)付賬款里。

綜上所述，在系統(tǒng)上線前應(yīng)提前做好上面各項(xiàng)準(zhǔn)備，這對(duì)于系統(tǒng)上線起到潤(rùn)滑劑的作用，避免上線期間停滯來(lái)準(zhǔn)備此類(lèi)資料，延誤系統(tǒng)正常運(yùn)行。在整個(gè)上線過(guò)程中團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)積極配合顧問(wèn)清理數(shù)據(jù)、梳理流程、測(cè)試系統(tǒng)，自上至下齊心協(xié)力，內(nèi)部外部眾志成城，SAP就能順利上線，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。