檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

吳金鳳（中石化齊魯石化信息中心，山東 淄博 255400）

對于檔案信息化建設而言，其是一個較為抽象的概念，其主要是把傳統的檔案管理方式變為信息化管理模式，從而實現數字化檔案管理以及網絡化檔案管理，并將檔案工作的信息傳遞、接收、存儲等過程與信息達到共享。換一句話來說，檔案信息化建設主要就是適用信息技術提高檔案現代化水平，對檔案管理的新情況，新原則進行相關思考，從而確立網絡環境中檔案管理和檔案服務的基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

1 檔案信息化建設的重要意義

近年來，隨著我國社會的快速發展，信息化建設程度越來越高，檔案管理融入信息化也是必然的趨勢。首先，對于檔案管理而言，其不同于一般的資料，在信息化發展下，紙質原件檔案也是必不可少的，比如說土地證原件、財務憑證原件等。雖然信息化檔案管理不需要原件，也可以進行查閱、瀏覽等，但還是不能夠替代原件的重要性，因此兩者同要重要；其次，在進行信息化查詢時，查閱的速度也會更快，更加準確，不僅僅可以節約大量的時間，同時也會提高相關人員的工作效率。最后，其可以方便快捷的查詢到相應的檔案資料，例如有的人想查詢多年前的設計圖紙，可以在檔案管理軟件上進行搜索，瀏覽到相關內容，有相應權限的領導可以看到相應的財務、人事等等方面的檔案內容等。根據以上分析，信息化就是希望越來越多的人可以快速、有效的利用檔案，讓檔案的存在發揮其應有的最大化價值。

2 檔案管理在信息化建設存在的問題分析

（1）檔案管理信息化資源整合不夠。目前。對于我國檔案管理信息化檔案建設而言。可以說是初步實現了檔案信息化建設，但是信息資源還沒有得到相應的整合。也缺乏長遠的規劃，出現的這些問題就導致了信息資源不能夠進行充分利用。在大數據時代，相關人員需要對檔案管理工作進行進一步的規劃，并利用互聯網以及高新技術實現信息資源的高效整合。

（2）數據的異構性。從目前情況來看，我國已經進入到了信息化的時代，更多的企業和機關單位也開始使用計算機技術，因此，越來越多的資料在以各種形式出現在網絡數據庫中。這樣的龔總模式以及儲存方式對相關工作人員帶來了極大的幫助，但是對于檔案管理人員而言，卻帶來了極大的挑戰。比如說，在辦公室中，大量的文件以及資料存儲在數據庫中，這樣就方便了辦公室人員對所需資料的提取和儲存；但是管理人員卻遇到了阻礙，因為在這些數據存儲的時候，檔案管理人員要將文件按照不同的屬性以及來源進行分類儲存。數據異構性就會影響到檔案管理人員的工作效率，對我國檔案信息化建設就會造成阻礙。

3 檔案管理信息化建設的解決措施

（1）相關部門要加強對檔案管理人員的深入教育。隨著我國經濟的快速發展，檔案的種類和數量都大大增加，這就對檔案工作等提出了新的挑戰，傳統的檔案管理模式已經不能跟上時代的發展。所以說，檔案信息化建設已經是重中之重，這個問題要得到相關負責人的重視，并加大對信息化建設的投入。然后進行規劃，并制定出檔案信息化進程的長期目標，從而推動檔案管理工作的健康發展。

（2）完善檔案信息化管理制度。不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設中，也是必不可少的。只有健全相關的管理制度，明確相關人員的主要職責，并將工作落實到責任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領導要對檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實的基礎條件。另外，還要制定一些監督制度，這樣才能將制度落實到位，從而提高檔案信息化管理。

（3）充分的利用數字化技術手段。從目前情況來看，我國檔案管理信息化還缺少長遠的規劃。對于這個問題，我們要對檔案管理理念進行革新，同時也可以借鑒或者是引入先進的技術，這些技術可以包括互聯網技術、大數據技術等，用這些先進的技術對信息資源進行整合，從而進一步的對資源的管理以及利用，實現資源的共享。

（4）對檔案管理信息化服務進行創新。在社會的發展中，要不斷的對檔案信息化服務進行創新，這樣才能使其符合時代的發展。比如說，可以開通網上檢索功能，這樣就可以實現資源的共享，同時也可以提高資源的利用率。另外，還可以構建相關的電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以將自己的電子文檔進行上傳，還可以對自己所需要的文檔進行下載。在實際的發展中，要對檔案信息化服務內容不斷的進行更新，這就要求對其工作職能進行創新，主要是從傳統的檔案保管轉變成現在的檔案利用，從封閉的檔案管理轉為開放的檔案共享。

（5）對檔案管理信息化機制進行創新。對于目前的市場經濟而言，企業檔案管理制度要做到與時俱進，根據實際情況進行積極的改變和創新，這樣才能使企業得到更好的發展。具體而言，企業可以建立獎懲機制以及責任制，將工作細化到每一個部門或者是每一個員工的身上，這樣就能保證員工的責任感。通過獎懲制度的制定可以，可以營造出良好的企業氛圍，同時也可以激發員工的使命感和責任感。另外，企業還要加強檔案管理信息工作的安全，強化計算機網絡的管理工作，將重點內容進行優先管理，以免出現信息的泄露，損害企業的根本利益。

（6）可以實現文件的信息共享。目前，我們已經進入到了大數據的時代，為了方便相關人員的工作，我們需要加大對檔案信息的共享。在對文件信息共享的時候，我們可以利用先進單獨檔案管理軟件對其進行管理，這樣也是保證信息資源共享的基礎性條件。然而，在檔案信息共享的時候，我們要以檔案信息安全為前提。大數據的到來，不僅給我們的工作以及生活帶來了更多的便利，同時也帶來了一定的威脅，網絡安全就是最為常見的一種。所以說，相關部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進一步加強對安全方面的建設。

4 結語

綜上所述，檔案管理信息化建設是順應時代發展的產物，相關部門要從多個方面進行實施，不僅要保證檔案管理的安全，還要實現檔案服務的轉型。在這個過程中，還要創新管理思維，運用高科技的手段進行檔案工作的處理，并加強公民對檔案管理的參與度，使檔案工作向國際化檔案管理標準發展。