如何通過信息化技術提高企業文書檔案的管理質量

文/王小媚

本文對信息技術背景下的企業文書檔案管理工作開展的特征及現狀進行了介紹與分析，并結合當前企業文書檔案管理工作信息化建設開展中面臨的問題和挑戰，提出了提高企業文書檔案管理質量的對策和建議

文書檔案管理工作是企業日常檔案管理的重要內容之一，對于企業發展有著非常重要的意義。以油企業為例，在石油資源的尋找、測量、開發、運營等環節中，文書檔案有著非常重要的作用。隨著現代檔案工作理念以及信息技術的運用，文書檔案的內容和形式發生了很大變化。檔案載體向數字化介質的轉變以及檔案傳輸的網絡化是當前文書檔案工作發展的一個重要趨勢。如何在信息技術背景下實現文書檔案管理工作的有效發展成為新形勢下企業運行發展必須要解決的一個重要問題。

一、文書檔案信息化管理的特征

1.文檔處理高速便捷

信息化技術的發展使得計算機的信息處理能力得到了極大的提升，其在文書檔案工作中的應用能夠使文檔處理變得更加高速便捷。首先，相對于傳統的文檔處理手工操作，運用計算機信息技術操作能夠大大縮短工作時間，工作人員只需熟練掌握計算機處理文檔的相關操作程序，就能很快地完成文檔處理工作。其次，相對于傳統的文檔處理手工操作，運用計算機信息技術進行文檔處理出現錯誤的幾率極小。傳統操作需要工作人員保持仔細謹慎的態度才能夠減少文檔處理中的錯誤，而運用計算機信息技術來處理就能大大降低出現錯誤的幾率，即使出現了錯誤也可以通過系統軟件進行快速、便捷地更改。第三，計算機信息技術的應用還能夠為文檔工作提供便捷的檢索服務。檔案人員以及其他工作人員在尋找文檔時可以按照關鍵字、日期等要素，方便快捷地查找到所需文檔資料，提高了查閱利用效率。

2.文檔傳遞安全快速

企業文書檔案工作除了文書的處理、保存外還負責相關文檔在企業內部的上傳下達，文檔的傳遞也是企業文書檔案工作的重要內容之一。而計算機信息技術的應用給文檔的傳遞提供了一條高效、快速、安全的途徑，企業通過建立一個安全、通暢的內部局域網即可實現文檔在企業內部的快速傳遞、下載和共享。此外，運用計算機信息技術傳遞文檔可以避免傳統紙質文件在傳遞過程中出現的損壞、丟失現象，文檔傳遞的安全性、完整性能夠得到有效保障。不過文檔傳遞的數字化也有可能造成機密文件的泄露問題，這就需要企業加強在這方面的安全保護措施。

3.文檔保存穩定持久

信息技術在企業文書檔案中的應用可以實現紙質檔案、電子檔案的同步儲存，以紙質檔案為原件進行妥善保存，電子檔案作為應用形式進行傳遞、檢索，并建立多個備份，大大提高了文檔儲存的安全性。同時，隨著云計算、云存儲技術的發展，將會使文檔的異地儲存、備份更加方便、快捷，安全性更有保證。

二、企業文書檔案管理工作的現狀分析

隨著現代信息技術的快速發展，其對社會多個方面的工作都帶來了不同程度的影響。信息技術在企業文書檔案管理工作中的運用，不僅使得文檔處理便捷高速、文檔傳遞安全快速、文檔保存穩定持久，同時也使得企業文書檔案工作實現了規范化、標準化、科學化發展。不過，在當前企業文書檔案信息化發展的過程中，還存在著一些問題，主要表現在以下幾個方面：

1.文書檔案管理機制有待完善。在信息技術應用于企業文書檔案管理工作的背景下，相關工作的開展機制也需要進行相應的轉變。然而在當前企業文書檔案的信息化建設中，相關的制度機制建設還存在著許多不足。例如，電子文檔的錄入轉化標準、文件的檢索設置、電子檔案管理的制度要求等等，這些問題導致了企業文書檔案管理工作的開展存在著混亂、無序的現象，使得信息技術的應用優勢沒有得到充分發揮。

2.檔案信息化建設滯后。由于企業對檔案信息化建設的認識不足、重視不夠，所以對開展檔案信息化所需經費投入少，軟硬件設施設備的配備不到位，嚴重影響了檔案信息化工作的開展，致使檔案信息化建設的進度緩慢、滯后。

3.管理人員專業素質不足。信息技術在文書檔案管理工作中的應用給相關工作的內容、形式帶來了一定的變化，因此對于文書檔案管理人員的素質也提出了新的要求，特別是對于信息技術方面的要求。然而當前部分企業對于管理人員的信息技術要求不高，相關的培訓教育工作開展不夠積極，再加上部分管理人員自身學習意識不強、工作態度不認真，都大大影響了文書檔案信息化建設的實際開展。

三、提高企業文書檔案管理質量的有效措施

1.完善企業文書檔案信息化建設規劃

為了更好地開展企業文書檔案信息化建設工作，企業首先要結合自身當前的發展情況和文書檔案的管理現狀，進行認真的分析和論證，以發展的眼光制定好企業檔案信息化建設規劃。此外，企業還要圍繞檔案信息化建設所需的人員、制度、資源、設備等方面做好規劃和經費投入保障，為企業檔案信息化建設工作的開展奠定良好的基礎。

2.完善文書檔案信息化建設相關制度

企業要根據檔案信息化建設的需要，結合國家相關法律法規，建立健全相應的檔案信息化管理制度和標準規范。既要包括開展電子檔案管理、利用工作的規章制度，又要有電子檔案采集、收集、歸檔、傳輸、存儲等方面的標準規范，更要有確保電子檔案安全的防護措施，用制度規范來為檔案信息化建設工作的開展提供保障。例如，通過設置不同管理和利用權限、強化設施設備安全監管的手段，來防止電子檔案出現泄密、篡改、盜竊的可能性，保證檔案的真實和安全。

3.加強對檔案信息化建設的人力、財力、物力支持

企業檔案信息化建設既需要企業領導對檔案信息化的正確認識和高度重視，也需要企業在人力、財力、物力上的大力支持。一是要配備好既懂檔案業務知識，又懂信息化專業知識的檔案人員；二是要為企業開展的檔案信息化工作配備必要的軟硬件設施；三是要加強對檔案管理人員專業知識和技能的學習培訓，提高其從事檔案管理的能力和水平，增強其工作的職業責任感，調動其做好檔案信息化工作的積極性。

4.加強對文書檔案的開發利用

信息技術在文書檔案管理工作中應用的另一個優勢就是能夠對檔案中潛藏的價值進行深入挖掘。因此，企業在檔案管理信息化建設的同時還要建立起相應的檔案資源開發體系，積極通過大數據、云計算等技術加強對文書檔案的分析、開發和利用，進而獲取有價值的分析結果，為企業的管理層和業務部門提供數據參考，提升企業的管理水平和發展能力。

綜上所述，信息技術的發展給企業文書檔案管理工作帶來了新的發展方向，但同時也帶來了新的挑戰。企業只有積極采取相應措施，提高企業文書檔案管理質量，才能為企業的發展提供好檔案服務作用。