事業單位檔案管理的常見問題及對策

白偉澔 煙臺市社會信用中心

一、事業單位檔案管理及其作用

檔案管理是事業單位的一項基礎性日常管理工作，事業單位的檔案類型具體還可分為行政檔案、人事檔案、業務檔案以及財務檔案等，涉及單位的多方領域。可見，無論是單位的人事工作，還是財務工作都離不開檔案管理的有力支撐，因此事業單位在加強其他管理工作內容的同時，也應當意識到檔案管理工作的重要性，明確起作用，及時發現存在的問題并加以完善。

二、事業單位檔案管理的常見問題

（一）工作意識方面存在的問題

目前，很多事業單位對于檔案管理工作都不夠重視，此種工作態度勢必會影響事業單位檔案管理工作的有效開展。究其根本，部分檔案管理人員都對本職工作有一定的認知誤差，并沒有意識到科學高效的檔案管理對單位的重要作用，只是片面地將工作看成是物品保管一類的工作。檔案管理的行為就在這陳舊意識的引導下，造成了工作積極性不高，缺乏規范化的管理，影響整體的檔案管理效率，弱化檔案管理質量。此外很多檔案管理人員也沒有意識到引入信息技術等現代科技的必要性，因沒有及時更新管理技術，而導致管理工作方式滯后，這也會對事業單位的檔案管理工作產生較大的影響。所以，要想實現檔案管理的現代化發展，就需要徹底的轉變管理意識，做好思想宣傳的工作。

（二）管理制度方面存在的問題

現階段，事業單位大多沒有制定完善系統的檔案管理制度，這就導致在實際的管理工作中，容易出現無效管理、無據可依等問題，從而使檔案管理雜亂無章，出現混亂。此外，有部分事業單位制定了一些檔案管理的工作制度，但制度的內容較為籠統。檔案管理本身是一個較為繁雜的工作，如果所制定的管理制度較為寬泛，那么對于實際工作也就缺乏有效的指導性，這種制度流于表面，意義不大，導致檔案管理人員在收集資料、歸檔以及調用資料等各個方面的工作，都沒有規范的管理制度進行指導，使得檔案管理工作也會流于表面。

（三）檔案管理信息化建設方面的問題

信息化時代背景下，事業單位的各項管理工作都引入了信息技術，并在實際應用中發揮出了顯著的應用效果，大幅提高了工作效率，因此檔案管理工作也應當積極信息技術進行技術革新。但從目前情況看，一些事業單位的檔案管理信息化建設進程較為緩慢。要想保證滿足事業單位檔案管理工作的高質量開展，應當積極引入現代化信息技術，做好管理設施的更新工作，但目前很多事業單位雖然積極進行了管理信息化建設，但在檔案管理方面的投入略顯不足。此外，在信息化管理模式下，檔案資料就面臨了一定的信息安全風險，這也是需要事業單位在日常管理工作中應該注意的一項問題。

三、強化事業單位檔案管理的有效對策

（一）強化檔案管理意識，完善檔案管理計劃

在檔案管理的工作中，管理人員需要具備足夠的管理意識，積極引入現代化管理理念，從而有效保證檔案管理的質量。此外，管理人員需要主動的進行檔案管理模式的創新，并總結以往工作中存在的不足，加以及時改進，樹立精細化的管理理念。在理念與意識更新的基礎上，檔案管理人員需要制定系統的檔案管理目標與計劃，在此基礎上，事業單位還要制定檔案管理質量抽查機制，采用定期與不定期相結合的抽查模式，在抽查中發現檔案管理工作存在有哪些漏洞，分析漏洞的成因，制定相應的解決方案，對檔案管理的方式進行及時調整。最后還應對檔案管理人員的工作能力進行定期考評，制定可行性較強的檔案管理制度，明確考核目標，對檔案管理情況進行考核，并配合獎懲機制，以實現人員的激勵性。

（二）健全檔案管理制度，加強監督管理力度

為了緊跟時代的發展腳步，事業單位就需要不斷完善檔案管理制度，盡可能細化管理工作細則，為檔案管理人員提供有價值的工作指導。從宏觀的角度進行分析，更加有利于對檔案管理人員的工作行為進行約束，還能為檔案管理的工作提供相應的制度保障。此外在檔案管理制度中還應落實崗位責任制度，合理的做好任務分配工作，明確不同人員的權責劃分，并強化員工的責任意識，避免其出現互相推諉責任的現象。此外，事業單位在進行檔案管理工作的過程中，需要不斷創新方式方法，合理的網絡平臺與多媒體設備，以此實現現代化的管理目標。在此過程中，檔案管理人員需根據檔案內容的差異、各個部門的權責劃分，做好檔案資料的處理工作，以此滿足單位檔案管理的基礎需求。在完善監督管理制度的同時，建立監督小組，對檔案管理的行為進行全過程的把控，對于管理不當的行為，需要及時的制止，避免員工出現違規管理檔案的現象，監管人員需要及時進行批評教育，甚至給予相應的懲罰，以此達到有效的警示作用。

（三）培養專職檔案管理人員，注重系統化培訓教育

事業單位在實際的運營與發展過程中，檔案管理的任務逐漸增加，要想不斷提升檔案管理的效率，達到良好的管理效果，就需要安排專門的人員負責管理工作，實行檔案資料的分類與整理存儲工作，并為資料的使用提供一定的便利之處，不斷提升檔案資料的利用率。對于事業單位來說，做好檔案管理工作十分重要，檔案管理人員需秉承認真負責的態度，將自己掌握的專業知識與技能發揮出來。同時，事業單位還需要培養出更多的專職檔案管理人員，開展系統化的培訓與教育工作，還可以從外部聘請工作經驗相對豐富的教師，保證培訓對象能掌握最新的管理思想，還能做好豐富的知識儲備，不斷提升職業道德修養。在此基礎上，需要為檔案管理人員提供更多的機會，并組織多元化的競賽活動，不斷豐富檔案管理的體驗進一步強化檔案管理的水平。事業單位通過對檔案管理人員進行道德素質的培養，落實思想教育的工作，能提升其思政水平，避免檔案管理人員出現工作隨意的現象。

（四）更新檔案管理設施，加快信息化建設腳步

事業單位在進行檔案管理工作的過程中，需要引入先進的技術，為電子化檔案制度構建奠定穩固基礎。通過不斷的更新檔案管理設施，做好軟件系統的升級工作，能為電子檔案管理提供良好的環境，保證檔案信息化管理活動能大范圍的進行，并為事業單位的健康發展做好鋪墊。在更新軟件設施的時候，單位需要提供充足的資金支持，還要保證實施更新工作能落到實處。在建立檔案信息化管理體系基礎上，將動態變化的信息內容歸納到計算機系統當中，保證各個部門之間的有機聯系，并獲得良好的信息共享效果。其中最需要注意的問題就是，合理的利用現代化的存儲技術，并不斷的拓寬存儲的空間，合理的利用移動硬盤、網盤等，能儲存有效的數據信息，還能避免出現數據丟失的問題。事業單位還要做到檔案管理的風險防范工作，并以安全管理規定為重要的依托，如果發生了安全風險，就能及時的預警，最好與當地的政府部門取得聯系，以此制定出相對完善的檔案管理機制，將風險損失降到最低，促進檔案管理活動的順利開展。

四、結束語

綜上，對于事業單位的發展來說，做好檔案管理工作對事業單位的發展具有重要支撐作用，但就目前事業單位的檔案管理工作現狀來看，普遍存在管理人員意識偏差、檔案管理信息化水平低等方面的問題。事業單位在給予相關工作關注度的同時，要意識到加強檔案管理力度的重要性，提升檔案管理人員的綜合水平，適當的加大投入，加快檔案管理信息化建設的腳步。在對檔案人員進行系統化教育、樹立良好的管理意識之后，通過制度的建設，規范并約束檔案管理人員的香味，避免對后期檔案管理工作產生影響，從而有效提升檔案管理的質量，為事業單位的戰略性發展打下良好基礎。