信息化背景下社保檔案管理的創新性研究

孫紅民 黑龍江省伊春市湯旺縣人資源和社會保障局就業局

隨著我國信息化從第二階段向第三階段邁進，以物聯網和云計算為新興的兩種生產力正煥發著蓬勃之力，開始為社會各行各業以及國民生活提供全面應用。在國家大力支持與推動下，我國政務信息化亦得到了長足的發展，社保管理作為深受影響的政務工作之一，同樣受到了嚴重的影響。社會保險作為一種因喪失勞動能力，暫時失去勞動能力的收入補償型社會經濟制度，也是一種收入再分配制度，隨著參保人數的增多，人們越來越重視參保信息的真實性、完整性、嚴謹性以及合法性。作為參保人的基本信息文件、重要法律憑證與維系自身利益重要的證據，社會保險檔案的作用和地位不可忽視，做好社會保險檔案管理工作能有效維持社會安定，然而，應對信息化大背景下的發展，社會保險檔案管理也出現了新的機遇與挑戰。

一、我國社保檔案管理的現狀

現代信息化技術的全新升級，使社保檔案的規劃和管理有了更先進的技術依托，社保檔案管理變得更科學有效。信息化對社保檔案管理的成效現狀如下：

（一）基礎設施趨于完善，社保檔案保管體系日趨健全

因信息化的發展，我國社保檔案的保管大多依賴于先進的檔案管理系統，同時配備相應的計算機、掃描儀等設備，從而保證社保檔案信息化管理的順利運行。各省級、地州市配備專用的檔案柜，并安裝相應的信息儲存軟件，同時配備了計算機、打印機，掃描儀的硬件設施。

（二）社保檔案數據整理工作精細化水平明顯提高

隨著參保人數日趨增多，其基本信息和相關數據系統也逐漸龐大，面對更多的數據資料，社保檔案管理尋求更加精細化的數據處理與整理，針對這種需求，我國的社保檔案管理水平也逐漸提高[1]。面對如此龐大的數據，為妥善保管社保檔案，我國各省級、地州市管理部門注重檔案數據系統的開發，并認真、嚴謹地完善各業務系統功能，積極采取實時備份、全備份、增量備份等多渠道、多措施的備份存檔工作，基本保障了社保數據的安全性。同時，為了保證參保人信息的精準性，我國會對各個小系統中的信息進行實時核查，精確到具體個人，并且將小系統的信息同步更新到大系統，留存檔案。

（三）社保檔案信息化管理不足之處尚存

信息化作為新時代的產物之一，無疑是一把雙刃劍，在使檔案管理更方便快捷的同時，也帶來了許多弊端。在信息時代的今天，信息泄露問題已成為國民最關注的話題之一，人們依賴于檔案信息化的高效快捷，然而其機密性也面臨著巨大的挑戰。社會保險包括養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險以及生育保險，這五種險種其管理機構不同、操作流程有所差異，其互聯網信息未達到兼容互通的成熟地步，這樣的弊端容易造成管理系統的冗雜，并且增加管理人員的工作量。再者，數據的龐雜需要更專業更細心的技術管理人員，我國目前培養的相關技術人才欠缺，對社保檔案管理工作的順利開展造成一定的影響[2]。

二、信息化背景下社保檔案管理的創新策略

（一）優化管理系統，提高管理水平

作為社保檔案管理的短板之一，檔案管理系統非兼容性及非共享性嚴重阻礙著社保檔案管理操作的連貫性，并嚴重影響著其便民性。因此，應加大對管理系統的優化程度，將參保人相關的資料信息在五大險種的管理系統中貫通，以便可在不同的管理機構也能查詢甚至能辦理意愿的險種業務，提高便民性的同時，使管理工作更加順暢，提高工作效率。此外，應重視信息化社保檔案管理的分類與管理工作，對于不同的業務類型應采取不同的管理方式，如業務文件、待遇申領記錄、審計等普通的文件類型，其存檔時間要明確記錄；影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步記錄時，要選擇適當的歸類方式，采用此類相關方法，社保檔案管理工作就會開展得規范、有序[3]。

（二）培養專業的技術人員，提升管理工作人員專業素養

社保工作是關于人的工作，要秉承著以人為本的思想，才能做好基層服務工作。因此，工作質量的好壞取決于是否做好人與人之間的交流工作，良好的人際交往能力亦是考察工作人員的能力高低，工作人員的能力對管理工作的順利進行起到至關重要的影響。除此之外，專業人員的技能提升也是重要的原因之一，管理部門不僅要增加專業技術人員的選拔難度，并對其進行專業化培訓，培訓合格后方可入職。對于在職人員，應定期組織培訓或進修學習，不斷提高工作人員的專業水平，同時挖掘出更優秀、更全面的、更適合的檔案管理人員，提升我國整體機構的管理水平，為參保人員提供更優質的服務，保證管理工作能高效運作。

（三）利用信息化管理技術，創新優化管理機制

信息化具有易用性、整合性、靈活性、移動性等特點，這些特點作用于社會保險業務，煥發著強大的生機與活力。首先，其易用性與移動性可用于管理軟件的推廣，參保人可根據自我需求在自己的設備上查詢或辦理相關業務；其靈活性可用于管理系統的推送服務，根據不同客戶的情況，推送適合的信息，保證檔案信息的準確性；其整合性可用于辦公一體化，從而實現檔案資源共享。利用信息技術整合各個孤立的檔案館和各個部門系統，為參保人提供一站式服務。

（四）增強法制思維，維護檔案信息安全

堅定守法執法，樹立良好的職業道德，運用法制思維工作，嚴格遵守《網絡安全法》《國家保密法》和《各級檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》等相關法律法規，為參保人的信息安全保駕護航[4]。

三、結語

綜上所述，在信息化時代發展的潮流中，社保檔案的管理變得更加高效率、高質量，就過程中出現一些問題，本文提出了一些解決辦法或者創新策略，優化計算機技術，增強人本思想，推動社會保險業務的高效發展，為社保檔案管理的優化創新提供新思路，從而提高國民生活質量。