科技創新促進檔案工作高質量發展

馬慧 長冮航運發展研究中心

在現階段我國信息時代發展背景下，各行各業以及各個單位面臨的檔案管理工作壓力越來越大，檔案管理工作要求同樣也較為突出，尤其是在信息時代出現了更大的任務量，傳統的處理模式必然也就難以勝任，在檔案管理中也容易出現較多問題和缺陷。基于此，結合當前信息時代發展特點以及相關信息化手段予以創新優化顯得極為必要，以此提升檔案管理工作的實際效益，降低在檔案管理中可能出現事故的概率，充分發揮檔案應用價值。

一、檔案管理工作相關概述

檔案管理工作主要是指企業內部需要對各項日常生產活動所產生的資料進行分類管理，所以從企業工作人員到整個企業都屬于檔案管理的工作范疇。檔案管理和員工個人的隱私密切相關，和企業能否實現長期發展息息相關，所以企業和負責管理檔案的都應該注重檔案管理工作，提高檔案服務質量。檔案管理工作如果出現處理不當行為一定要及時改正過來，并且要及時和相關部門進行溝通，保證信息正確安全，確保工作效率不被耽誤。如果檔案因為工作失誤被銷毀，檔案管理人員要及時和相關管理部門聯系，及時向領導通報事件的過程和結果，以最快時間找出補救方案，以免造成更大損失。保護檔案的完整性，嚴格保守國家機密是每一個公民應當具備的責任意識，也是檔案管理工作的主要職責，但在當前檔案管理工作中，大部分管理工作者不重視檔案管理的重要性，經常出現玩忽職守粗心大意的情況，從而導致檔案出現丟失或者泄露。因此為了能夠有效提高檔案管理工作質量，最大程度做好保密工作，則需要檔案管理人員根據檔案的不同特點以及工作內容的不同性質來進行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之間的關系，不能傾向任何一方，這樣既能夠做好檔案的保密工作，還不會造成企業或國家的機密遺失、泄露等嚴重后果。

二、科技創新促進檔案工作高質量發展的有效策略

（一）保證科技創新檔案管理的進程化

現代城市的建設與發展過程中，采取傳統的紙質檔案管理已經不能夠滿足發展的需求，管理人員可以建立完善的檔案管理平臺與體系，通過標準化的管理形成一個高質量的檔案信息資源管理網絡系統，最終實現檔案管理的智能化、網絡化、現代化發展。另外，還要積極的建立科技檔案管理數據庫與多媒體數據管理體系，通過使用計算機技術保證檔案管理的核心建立，然后提高科技檔案的使用與抽查。最后，在對科技檔案進行收集整理的時候還要嚴格的根據相關規范的規定與約束，確保檔案的安全管理效果，提高檔案管理的現代化水平不斷的提高。

（二）創新檔案管理方法

大數據支持下的檔案管理優化應從檔案管理工作的實際出發，創新檔案管理方法、管理策略和管理內容。依托于信息技術的不斷發展和壯大，在傳統檔案管理體系的技術上，應將以大數據技術支持為代表的信息技術應用在檔案管理的實踐中，特別是加強對檔案管理方法、管理策略、管理內容的深入研究上，通過業務學習、業務交流以及對其他領域大數據技術與工作實踐結合的經驗的借鑒，提升檔案管理的水平和質量，適應新時代經濟社會高質量發展的需求，為各個行業、各個領域提供有力的決策參考文獻、參考信息，更好地發揮檔案的參考作用和參考價值，使各個行業、各個領域在檔案管理與服務的支持下產生更多、更好的經濟效益和社會效益。

（三）創新人員培訓工作

雖然我國已經進入信息化時代，信息技術可以實現對數據的自動存儲和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實際的計算機技術仍然需要由專業的工作人員來操作。因此，企業必須要從人才培養的角度出發，了解新時期企業自身的發展情況，明確檔案管理工作的重點及難點所在。安排專家為員工傳授先進的工作經驗，并應當開展素質教育工作，引導員工自覺規范自身的工作行為。在這個環節，企業要注重于提高員工的創新意識及能力，讓員工能夠不斷總結檔案管理軟件技術的應用優勢及不足，研究優化系統結構建設方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術的應用效果，推動企業檔案管理工作的有序運行。

（四）做好檔案審查工作

檔案審查要做到通過專業人員的審查科學、準確地區分和判定檔案中的哪些資料可以使用，得到一個明確的控制范圍。主要分為三個環節。首先為初審檔案管理工作人員需要根據檔案管理標準，對開放期限內的文件進行逐一審查，對開放期限內的文件設置合理的開放控制范圍。其次為中審，終審工作者需要擁有較高的檔案管理工作技能，能夠對未開放的檔案內容進行合理的審查并且對檔案內容進行整理與分析，對于一些不必要保存的檔案進行刪減銷毀，有效減輕檔案管理工作壓力。第三為終審，終審除了要有專業的檔案管理工作人員參與以外，還需要由企業領導共同完成，領導者需要分析檔案的內容，在權衡利弊的條件下決定是否能夠將檔案開放。

（五）完善檔案法律法規體制建設

第一，檔案信息公開法制建設。檔案信息公開法制建設，需要對國內外的檔案管理法律法規進行調查研究，完善我國檔案法制管理的法律法規，使檔案法律法規實用性更強，更能適應我國的國情。信息公開保障了公民的知情權，與公民的切身利益連接在一起，公民可以積極踴躍的參與到檔案法制建設中，為檔案法制建設提供建議和支持。第二，修訂和完善檔案法律法規內容。對檔案的違法行為和犯罪行為進行重新界定，確定公民在檔案使用中的重要地位。確認可開放檔案的主體、檔案的使用期限和使用的范圍。對一些不夠準確的詞語進行重新的編寫。根據在實際工作中出現的問題，有針對性地進行分析，對條款的應用標準進行重新的界定，防止執行出現偏差，造成不必要的麻煩。

三、結語

綜上所述，當前實做好檔案管理工作極為必要，該項工作同樣也面臨著較高要求，需要在未來重點圍繞著各個方面予以創新優化，創新管理人員意識，提高信息化建設水平，做好檔案審核工作，完善法律法規制度，從多方面保證檔案管理的科學化發展。