信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力探思

楊榮梅 河北唐津高速公路有限公司

檔案管理工作就是將企業部門的相關重要的文件資料進行一個有效地區分存放，檔案管理工作對于工作人員并不需要多么高超的技術，但是需要工作人員秉持著負責任細心的工作態度去進行檔案管理[1]。信息時代發展的趨勢下，企業的檔案管理也逐漸趨于信息化、電子化，而提高檔案管理工作的效率的根本和關鍵就是提高檔案管理工作人員的專業素質以及工作能力，檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主體應該要對自身提出更高的要求從而達到工作效率的目的，因為現代社會已經步入信息時代，所以對于檔案工作人員更應該提高工作能力和專業素養去適應檔案管理工作信息化的轉變。

一、檔案管理工作人員應該具備的專業素質

對于檔案管理工作來說，這項工作可能并不需要多么高的技術水平，但一定要求工作人員具備高層次的專業素質，簡單的分為職業道德素養和專業素養兩個方面：

（一）檔案管理工作人員要有職業道德素養

其實不管任何一個人都應該具有道德素養，所以對于檔案管理工作人員也需要具備。具體來說檔案管理工作人員要有高度的責任感和敬業精神，從事檔案管理工作就要全身心地投入到工作中，要對工作充滿激情熱愛，只有當你百分之百地投入到工作里面才能避免工作中出現錯誤，檔案管理工作人員要在工作的時候集中精力和注意力，做好本職的工作，將堅持不懈的精神狀態帶入到工作中，努力拼搏克服困難。除此之外檔案管理工作人員還應該要具備時代意識，現代觀念不斷地變化檔案管理工作人員也要增強時代意識、不斷更新觀念[2]。隨著時代的變化，原來單一的紙質資料文件已經變得電子化等多種形式的發展，所以檔案管理工作者要緊跟時代的發展將檔案管理也引入信息技術，利用信息網絡管理檔案，促進檔案資源標準化的管理以及推動檔案管理工作的開展。然后還有最重要的一點就是檔案管理工作者要有強烈的保密意識，因為作為一名檔案管理工作人員是知道檔案內容的，但是檔案可能涉及一些重要的信息甚至機密，也就變成了涉密資料，所以檔案管理工作者要有強烈的保密意識，《檔案法》《保密法》等一些法律法規，必要的時候檔案管理部門會要求工作人員簽訂保密協議，不管怎樣檔案管理工作人員自身要樹立正確的三觀，在任何立場中都應該堅守職業道德，堅守自己的職業良知去保護檔案資料，做到絕不泄露任何絕密的檔案信息，妥善處理利用和保密檔案資料之間的關系[3]。

（二）檔案管理工作人員要有專業素養

前面就有說到了檔案管理工作人員不需要很高超的技術，因為檔案管理不是一門技術活，但是并不代表著工作人員不需要具備專業素養。對于檔案管理這項工作有一系列的程序進行的，而工作人員就需要熟記這些過程和方法，檔案管理工作人員只有牢記這些理論知識和步驟，才能將檔案管理工作的效率提高上去。檔案管理的工作包括對檔案的收集、裝訂、登記、存放等一系列的工作，因為工作內容大致差不多，所以檔案管理的工作會略顯單一枯燥，而工作人員還必須要日復一日地重復這些工作可能會出現差錯，對于此就更需要檔案管理工作人員的專業水平得到加強，從而去提高檔案管理工作的質量和效率[4]。還有就是對于復雜煩瑣的檔案管理工作者要有一個清晰的思路去將檔案歸納存放，以便于之后檔案的查找利用。除此之外檔案管理工作人員應該要確保管理的每一份檔案的安全性和真實性，工作者要尊重檔案、堅持根據事實立檔，這也是對檔案管理工作的尊重，所有的一切都需要檔案管理工作人員具備扎實的專業素養。檔案管理工作人員還要具備較強的綜合能力，因為隨著信息化的不斷融入，檔案管理也將會提出更高層次的要求，所以檔案管理工作人員的綜合能力也需要進一步提高，這樣才能更好得將檔案管理工作的開展與時俱進。

二、檔案管理工作者應該如何提高工作能力

對于檔案管理工作來說除了具備專業素養之外還應該要提高工作能力，那么接下來就分析檔案管理的工作能力如何提高：

（一）檔案管理部門完善相應的規章制度

不管在哪一個工作崗位，管理部門都應該要讓工作人員有法可依，換一個角度來說法律法規的存在也給工作人員設立了一個底線，從而約束工作人員的行為，“無方圓不成規矩”，在一個約束的環境下也可以更好地增強工作人員的責任意識，有助于檔案管理工作有條不紊地進行[5]。檔案管理部門要及時更新完善規章制度，讓工作人員在一個健全的體系下工作可以更大程度激發工作熱情，然后在制定規章制度的時候管理人員要根據部門的實際情況來制定，要在不損害工作人員的前提下制定規章制度，這樣才能將規章制度的作用呈現出來。檔案管理工作人員在工作中嚴格遵守規章制度從而達到提高工作效率和質量的目的。

（二）加強檔案管理工作人員的交流培訓

對于檔案管理工作人員而言進行不定時或者定時的培訓有利于工作人員接觸到一些新鮮事物，尤其是在信息時代的背景下，事物的變化發展格外迅速，所以讓工作人員去接受培訓可以促進檔案管理工作的開展。在培訓學習的過程中要以實際崗位工作為主，將理論知識和實踐結合在一起開展檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的專業水平。讓檔案管理人員在整體上得到提高就需要及時審視自己、查找不足，通過專業的培訓是一種完善自己較好的方式，在一個公共的學習環境下，檔案管理工作人員可以發現自己與同行業之間存在的差距，可以“取其精華去其糟粕”，在這樣的一個環境中有利于檔案管理工作人員的“成長”。信息時代需要更廣闊地來提升專業水平，培訓的過程不僅可以提高檔案管理工作人員的專業水平，還可以提高工作人員的綜合素養，強化專業意識。

三、結束語

綜上所述，隨著現代化信息技術的不斷發展，將企業的管理工作與科學技術融合滲透在一起已經變成了現代社會的趨勢，這種結合不僅充分體現了科學技術的價值意義，還有利于企業的發展以及管理工作的召開。對于檔案管理工作而言，信息時代背景下除了要將檔案管理向信息化轉變，還應該讓檔案管理工作者不斷完善提高自己的專業水平和素質，將工作內容與信息技術有機結合在一起，促進檔案管理工作的開展，也提高檔案管理工作的質量和效率。