信息時代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力探思

楊榮梅 河北唐津高速公路有限公司

檔案管理工作就是將企業(yè)部門的相關(guān)重要的文件資料進行一個有效地區(qū)分存放，檔案管理工作對于工作人員并不需要多么高超的技術(shù)，但是需要工作人員秉持著負(fù)責(zé)任細(xì)心的工作態(tài)度去進行檔案管理[1]。信息時代發(fā)展的趨勢下，企業(yè)的檔案管理也逐漸趨于信息化、電子化，而提高檔案管理工作的效率的根本和關(guān)鍵就是提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作能力，檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主體應(yīng)該要對自身提出更高的要求從而達(dá)到工作效率的目的，因為現(xiàn)代社會已經(jīng)步入信息時代，所以對于檔案工作人員更應(yīng)該提高工作能力和專業(yè)素養(yǎng)去適應(yīng)檔案管理工作信息化的轉(zhuǎn)變。

一、檔案管理工作人員應(yīng)該具備的專業(yè)素質(zhì)

對于檔案管理工作來說，這項工作可能并不需要多么高的技術(shù)水平，但一定要求工作人員具備高層次的專業(yè)素質(zhì)，簡單的分為職業(yè)道德素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)兩個方面：

（一）檔案管理工作人員要有職業(yè)道德素養(yǎng)

其實不管任何一個人都應(yīng)該具有道德素養(yǎng)，所以對于檔案管理工作人員也需要具備。具體來說檔案管理工作人員要有高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，從事檔案管理工作就要全身心地投入到工作中，要對工作充滿激情熱愛，只有當(dāng)你百分之百地投入到工作里面才能避免工作中出現(xiàn)錯誤，檔案管理工作人員要在工作的時候集中精力和注意力，做好本職的工作，將堅持不懈的精神狀態(tài)帶入到工作中，努力拼搏克服困難。除此之外檔案管理工作人員還應(yīng)該要具備時代意識，現(xiàn)代觀念不斷地變化檔案管理工作人員也要增強時代意識、不斷更新觀念[2]。隨著時代的變化，原來單一的紙質(zhì)資料文件已經(jīng)變得電子化等多種形式的發(fā)展，所以檔案管理工作者要緊跟時代的發(fā)展將檔案管理也引入信息技術(shù)，利用信息網(wǎng)絡(luò)管理檔案，促進檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化的管理以及推動檔案管理工作的開展。然后還有最重要的一點就是檔案管理工作者要有強烈的保密意識，因為作為一名檔案管理工作人員是知道檔案內(nèi)容的，但是檔案可能涉及一些重要的信息甚至機密，也就變成了涉密資料，所以檔案管理工作者要有強烈的保密意識，《檔案法》《保密法》等一些法律法規(guī)，必要的時候檔案管理部門會要求工作人員簽訂保密協(xié)議，不管怎樣檔案管理工作人員自身要樹立正確的三觀，在任何立場中都應(yīng)該堅守職業(yè)道德，堅守自己的職業(yè)良知去保護檔案資料，做到絕不泄露任何絕密的檔案信息，妥善處理利用和保密檔案資料之間的關(guān)系[3]。

（二）檔案管理工作人員要有專業(yè)素養(yǎng)

前面就有說到了檔案管理工作人員不需要很高超的技術(shù)，因為檔案管理不是一門技術(shù)活，但是并不代表著工作人員不需要具備專業(yè)素養(yǎng)。對于檔案管理這項工作有一系列的程序進行的，而工作人員就需要熟記這些過程和方法，檔案管理工作人員只有牢記這些理論知識和步驟，才能將檔案管理工作的效率提高上去。檔案管理的工作包括對檔案的收集、裝訂、登記、存放等一系列的工作，因為工作內(nèi)容大致差不多，所以檔案管理的工作會略顯單一枯燥，而工作人員還必須要日復(fù)一日地重復(fù)這些工作可能會出現(xiàn)差錯，對于此就更需要檔案管理工作人員的專業(yè)水平得到加強，從而去提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率[4]。還有就是對于復(fù)雜煩瑣的檔案管理工作者要有一個清晰的思路去將檔案歸納存放，以便于之后檔案的查找利用。除此之外檔案管理工作人員應(yīng)該要確保管理的每一份檔案的安全性和真實性，工作者要尊重檔案、堅持根據(jù)事實立檔，這也是對檔案管理工作的尊重，所有的一切都需要檔案管理工作人員具備扎實的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員還要具備較強的綜合能力，因為隨著信息化的不斷融入，檔案管理也將會提出更高層次的要求，所以檔案管理工作人員的綜合能力也需要進一步提高，這樣才能更好得將檔案管理工作的開展與時俱進。

二、檔案管理工作者應(yīng)該如何提高工作能力

對于檔案管理工作來說除了具備專業(yè)素養(yǎng)之外還應(yīng)該要提高工作能力，那么接下來就分析檔案管理的工作能力如何提高：

（一）檔案管理部門完善相應(yīng)的規(guī)章制度

不管在哪一個工作崗位，管理部門都應(yīng)該要讓工作人員有法可依，換一個角度來說法律法規(guī)的存在也給工作人員設(shè)立了一個底線，從而約束工作人員的行為，“無方圓不成規(guī)矩”，在一個約束的環(huán)境下也可以更好地增強工作人員的責(zé)任意識，有助于檔案管理工作有條不紊地進行[5]。檔案管理部門要及時更新完善規(guī)章制度，讓工作人員在一個健全的體系下工作可以更大程度激發(fā)工作熱情，然后在制定規(guī)章制度的時候管理人員要根據(jù)部門的實際情況來制定，要在不損害工作人員的前提下制定規(guī)章制度，這樣才能將規(guī)章制度的作用呈現(xiàn)出來。檔案管理工作人員在工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度從而達(dá)到提高工作效率和質(zhì)量的目的。

（二）加強檔案管理工作人員的交流培訓(xùn)

對于檔案管理工作人員而言進行不定時或者定時的培訓(xùn)有利于工作人員接觸到一些新鮮事物，尤其是在信息時代的背景下，事物的變化發(fā)展格外迅速，所以讓工作人員去接受培訓(xùn)可以促進檔案管理工作的開展。在培訓(xùn)學(xué)習(xí)的過程中要以實際崗位工作為主，將理論知識和實踐結(jié)合在一起開展檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平。讓檔案管理人員在整體上得到提高就需要及時審視自己、查找不足，通過專業(yè)的培訓(xùn)是一種完善自己較好的方式，在一個公共的學(xué)習(xí)環(huán)境下，檔案管理工作人員可以發(fā)現(xiàn)自己與同行業(yè)之間存在的差距，可以“取其精華去其糟粕”，在這樣的一個環(huán)境中有利于檔案管理工作人員的“成長”。信息時代需要更廣闊地來提升專業(yè)水平，培訓(xùn)的過程不僅可以提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平，還可以提高工作人員的綜合素養(yǎng)，強化專業(yè)意識。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將企業(yè)的管理工作與科學(xué)技術(shù)融合滲透在一起已經(jīng)變成了現(xiàn)代社會的趨勢，這種結(jié)合不僅充分體現(xiàn)了科學(xué)技術(shù)的價值意義，還有利于企業(yè)的發(fā)展以及管理工作的召開。對于檔案管理工作而言，信息時代背景下除了要將檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變，還應(yīng)該讓檔案管理工作者不斷完善提高自己的專業(yè)水平和素質(zhì)，將工作內(nèi)容與信息技術(shù)有機結(jié)合在一起，促進檔案管理工作的開展，也提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。