精益化管理理念在現代企業會議接待工作中的應用

陶楊 國網安徽省蚌埠供電公司

如今，隨著企業的創新發展，社會中各個行業的發展也在不斷進步，對于企業而言，會務接待活動是企業日常工作中不可或缺的組成部分，起到宣貫各類方針、工作計劃、推進工作的作用，因此，在企業發展工作落實中，需要重視企業會務接待工作，應用精益化管理理念，堅持精簡、節約、實效的原則，深度強化服務制度體系，提升會議效率和企業會務接待工作質量。

一、精益化管理理念概述

精益化管理理念就是要求企業科學地以最小資源的投入，盡可能創造出更多的價值。“精”就是少投入、少消耗資源、少花時間，尤其對于不可再生資源的投入和消耗要盡量降低。“益”就是多創造企業經濟效益，幫助企業提升，更加精益求精。

二、企業會議接待工作的內容

會議接待工作在企業的發展過程中，發揮著極大的作用，在會議接待工作中，相關工作人員需要做到精簡且實效，能夠完善的將會議記錄落實到到位，閉環管理。企業會議接待工作包括出席會議、工作布置、各類專業檢查、調查研究、外部交流等活動，以及公議活動開展過程中的會務安排、統籌和后勤保障等。在企業各類會議接待工作中實施精益化管理理念能夠有效的提升會議的效率和質量，進而推進企業的整體發展[1]。

三、企業會務工作的開展現狀以及需要注意的問題

（一）會務接待工作發展現狀

會務接待工作在企業中是關鍵的環節，但是也存在很多的問題，一是對于會務開展準備工作不充足，沒有完善制定方案，會導致有些重要的點和目標會被疏漏，使會務工作不會及時得到更好的落實效果；二是相關工作人員對于管理方面沒有良好控制，如果管理工作沒有落實好，再加上參會人員比較多的情況，極容易導致會場秩序混亂，人心浮動的現象出現，對會務工作造成質量和效率的影響；三是在會議結束后參會人員沒有及時針對會議內容進行研究討論，不利于更好的確立工作方針。

（二）會務接待工作中需要注意的問題

（1）服務態度要持之以恒，相信精益化管理的效果是要靠一點一滴建立起來的，不能急于求成，因此在前期需要做好調研和分析，制定有效的方針落實到工作中，才會將精益管理理念更好的應用在企業會務工作中[2]。

（2）對于員工的管理需要人性化，在工作中適當對員工進行鼓勵和支持，充分調動員工的積極性和主觀能動性，而不是一味的向員工下發任務，無休止的工作會使人產生疲憊，影響工作效率和質量。

四、精益化管理理念在現代企業會議工作中的應用

（一）強化溝通，做到籌備會議細致化

企業會務接待工作是一項重要工作，在會議接待工作中每個環節都有一定的聯系，因此每一個環節都不可以疏忽，并且需要提前籌備制定方案，強化會前、會中日程管理及會前會議現場檢查工作、會場確認工作。

在當下信息化的時代，對于企業會務接待工作的開展可以完美結合信息化進行落實工作方針，建立健全會議管理的各類應用體系，在確定會議室時就可以通過軟件快速預定，在軟件上可以看到會議室的使用情況以及會議室的容量、設施等，在人員管理上實現掃碼簽到入場，一鍵查看自己的坐席位置、材料共享等，提升參會人員體驗感，同時也提高了會議開展的質量。會以服務人員應與主辦方提前進行會議議程的溝通，仔細擬定接待方案，對于訪問目的、來賓人員名單、對接人員名單、日程安排、及近期天氣變化等工作都要細致籌劃[3]。

（二）加強學習，提高會議接待水平

在會議接待過程中，做到勤儉節儉，務實高效，合理規劃企業的會議資源。隨著科技創新發展，企業也應該在管理工作中運用創新技術，對于會議活動中的登記入場、過程中離開、參會人員提出的問題等，都可以不用傳統的方式登記，可以使用會議管理應用系統進行記錄存檔，對于服務人員要求行為舉止規范，講話文明禮貌。會務接待中應該嚴格遵循保密原則，針對參會人員個人信息、行程安排等信息，要嚴格保密；涉及國家或公司需要保密的信息，必須嚴格遵守保密相關規章制度。同時，應把會議接待費用納入企業的預算管理中，年度預算編制應根據上年度使用情況，編制預算應滿足企業實際工作和經營需求，在預算審批后再具體執行實施。

（三）加強精細化管理

會議接待工作應堅持節儉、務實、高效的原則，與其他部門密切配合，確保會議進行的及時且高效，會議接待的主要負責部門是公司辦公室，其主要工作是為企業各主辦部門的公務接待工作監督指導，確保會議流程合理規范、正常進行，并加強對會議接待費用、會議接待物品的管理，并組織會議接待主辦部門協商制定會議接待方案，方案內容包括會議議程、住宿安排、就餐安排、車輛安排、迎送活動安排、新聞報道、后勤保障等，合理地將企業中的各種資源運用到會務接待中，在接待過程中遇到問題時，需要及時處理，向上級人員匯報情況，快速解決問題，不影響會議接待，在會議結束后，接待主辦方應當按照實際情況填寫接待明細單，包含來賓人員的姓名、公司、職務和消費明細等內容，然后需要由相關領導者進行會議總結和分析，對工作中的不足點及時指出，并提出改進的方案和完善的措施，將會議內容有效落實到企業會務接待工作中。各主辦部門還應該根據實際工作進行分工，加強合作，建立通暢的聯動協調機制，加強個人的團隊榮譽感，責任分工、細化措施，有利于提高公司會議接待能力和水平。

五、結語

根據上述文章分析，伴隨著科學技術的發展，各行各業的建設規模也在不斷創新和完善，對于企業管理和發展中也需要廣泛應用新興理念。精益化管理理念是一種新型的理念，在企業會議接待工作中得到充分使用，也極大發揮著它的作用和價值，推動企業會議接待工作的順利開展，為企業的發展和強大提供有力的支撐。