談如何有效提升基層單位檔案管理利用水平

李明秋 吉林省高速公路管理局

一、基層單位檔案管理水平的提升策略

（一）固本強(qiáng)基，抓好基礎(chǔ)管理

檔案管理過程包括收集、整理、歸檔和存放四個(gè)部分，是檔案管理最基本的工作，要合理提升檔案管理的水平，首先應(yīng)該將這幾個(gè)部分的工作做好、做扎實(shí)。

（1）實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理過程的流程化。首先，在檔案資料的收集之始，須根據(jù)檔案的袋卷與分類編號(hào)等做好前期的同步整理，以確保檔案資料的收集、分類與檔案整理保持同步。其次，對(duì)檔案文件進(jìn)行歸檔時(shí)，相關(guān)檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)歸口至單位檔案管理部門，然后再由檔案管理人員對(duì)歸檔數(shù)據(jù)予以分類與整編，以促使電子檔案與紙質(zhì)檔案均能按要求上網(wǎng)與上架，以促使檔案資料均能按照編號(hào)進(jìn)行有效檢索，在需要時(shí)能及時(shí)找到。通過對(duì)檔案進(jìn)行流程化管理，能夠使檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)所需要的臨時(shí)決策事件減少，整體性和有序性更強(qiáng)，在這個(gè)模式施行后，既能使檔案資料更加正確、完整、精確，同時(shí)，也能讓整個(gè)檔案管理過程效率得到提升，并為單位提供更高水平的服務(wù)。

（2）嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)歸檔質(zhì)量把控。首先，檔案資料的內(nèi)容必須符合國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)要求，內(nèi)容應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確；其次，紙質(zhì)檔案所使用的紙張應(yīng)滿足防水、防涂抹、抗折等相關(guān)要求，并做到字跡清楚、圖表整潔、印章完備；最后，相應(yīng)文件的簽章必須完備，如對(duì)于高速公路的竣工圖而言，應(yīng)蓋有設(shè)計(jì)、施工等各方的專用圖章后方可歸檔。

（3）適時(shí)升級(jí)更新設(shè)備，完善檔案室條件。檔案室基本設(shè)施應(yīng)適時(shí)檢修更新，并按要求配備消防設(shè)備如滅火器、消防栓，消毒設(shè)備如紫外燈、臭氧滅菌器，穩(wěn)態(tài)控制設(shè)備如加濕器、除濕器、空調(diào)，保養(yǎng)設(shè)備如吸塵器等，設(shè)備應(yīng)適時(shí)使用，如滅菌設(shè)備要定期開機(jī)滅菌，根據(jù)空氣濕度選擇除濕機(jī)或加濕機(jī)進(jìn)行調(diào)節(jié)，避免檔案應(yīng)環(huán)境因素發(fā)霉、老化等。另外，配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備如檔案密集柜，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有序存放，提高空間利用率同時(shí)提高查閱檔案效率。此外，對(duì)于電子檔案務(wù)須要進(jìn)行防擦寫處理，避開強(qiáng)磁場(chǎng)和熱源，避免震蕩，摩擦、撞擊和陽光直射。

（二）與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化建設(shè)

檔案信息化管理就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字文件，再上傳至計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等媒介，以提高檔案的整理、查閱效率，便于管理，有效保存，使檔案管理工作更具有現(xiàn)實(shí)意義。在實(shí)際操作過程中，應(yīng)注意以下三方面內(nèi)容：

（1）構(gòu)建完整統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺(tái)，建立單位內(nèi)部的局域?qū)＞W(wǎng)，實(shí)現(xiàn)與國(guó)內(nèi)門戶網(wǎng)站以及與國(guó)際網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)不同層次的檔案管理與查詢系統(tǒng)，提高檔案管理和開發(fā)效率。其中，局域?qū)＞W(wǎng)能實(shí)現(xiàn)單位統(tǒng)一管理，國(guó)內(nèi)門戶網(wǎng)站可以使不同的使用者都能使用平臺(tái)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

（2）建立專門的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，通過動(dòng)畫、模塊等形式將資料進(jìn)行拼接，提高檢索效率，同時(shí)可以將紙質(zhì)檔案難以記錄的圖片、視頻、音頻等文件上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富檔案內(nèi)容，使檔案更加完整，同時(shí)也利于對(duì)過往資料的研究。

（3）嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案管理過程的收集、整理、歸檔和存放各個(gè)步驟進(jìn)行把控，確保紙質(zhì)文件和電子檔案管理的同步進(jìn)行。

（三）完善制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

（1）建立完整的管理?xiàng)l例，例如制定借閱規(guī)則、保密協(xié)議、管理辦法、工作人員任職管理?xiàng)l例等，對(duì)收集、整理、歸檔和存放等各個(gè)步驟都做出相關(guān)規(guī)定，使檔案資料更加正確、完整、精確、組織化。

（2）使用檔案借閱記錄手冊(cè)，每次檢索或查閱檔案時(shí)都應(yīng)做好相應(yīng)記錄，并建立專門的借閱手冊(cè)，使檔案的每次被接觸均有據(jù)可查。

（3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)處理程序化，檔案的整理儲(chǔ)存和轉(zhuǎn)移銷毀等業(yè)務(wù)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)流程，避免出錯(cuò)，進(jìn)而有效保證工作過程的質(zhì)量。

二、基層單位檔案利用水平的提升策略

（一）整合信息資源，激發(fā)資源活力

檔案信息資源中的碎片化信息現(xiàn)象非常廣泛，對(duì)這些碎片化信息進(jìn)行整合是檔案管理工作必不可少的一部分。

（1）強(qiáng)化檔案信息挖掘水平。在進(jìn)行檔案整理時(shí)，對(duì)接觸到的檔案文件所包含的信息，要進(jìn)行深層次挖掘，避免漏看、淺看等錯(cuò)過相關(guān)信息，導(dǎo)致文件包含碎片化信息，未能整編入整體檔案信息中；對(duì)信息較少但文件較大的檔案，要提煉精華信息，減少因冗余信息造成的管理或檢閱困難。

（2）強(qiáng)化檔案信息管理水平。借助電子信息管理媒介，對(duì)檔案進(jìn)行整理合編，利用數(shù)據(jù)庫(kù)等工具，將碎片信息歸類整合，再鏈接到索引，使得碎片信息也能被輕松查閱，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面共享與利用。

（二）創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提升服務(wù)效能

檔案管理機(jī)構(gòu)的工作本質(zhì)上屬于服務(wù)共組，這就要求檔案管理應(yīng)由傳統(tǒng)的“重保管”向“服務(wù)好”進(jìn)行轉(zhuǎn)變，并通過不斷提升自身服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，才能切實(shí)發(fā)揮檔案資源的作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。

（1）長(zhǎng)期以來因?yàn)闄z索工具多種多樣，使用復(fù)雜，導(dǎo)致檢索困難，對(duì)此，應(yīng)充分利用現(xiàn)代電子信息設(shè)備，對(duì)檢索工具進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，降低操作的學(xué)習(xí)成本，提升用戶服務(wù)體驗(yàn)。

（2）傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)是由相關(guān)工作人員在館門前守庫(kù)式管理，這種被動(dòng)服務(wù)的效果要遠(yuǎn)低于主動(dòng)提供服務(wù)需求，因此，檔案管理人員應(yīng)摒棄守舊觀念，換被動(dòng)為主動(dòng)，積極做好與基層人員的溝通協(xié)調(diào)，保證檔案資源的隨時(shí)、隨機(jī)提供服務(wù)。

（3）擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫(kù)層次，加強(qiáng)保密工作，將以往僅通過身份認(rèn)證的驗(yàn)證方式或是密碼驗(yàn)證方式進(jìn)行結(jié)合，加強(qiáng)檔案的密保等級(jí)。在數(shù)據(jù)化信息平臺(tái)，同樣應(yīng)加強(qiáng)安全防護(hù)等級(jí)，防止利用病毒等盜取檔案信息的惡劣情況發(fā)生。

三、結(jié)語

檔案資料作為基層單位工作開展過程的真實(shí)記錄，是單位的重要資源與“寶貴財(cái)富”。為切實(shí)提升基層單位的檔案管理、利用水平，務(wù)須要立足檔案管理實(shí)際，勇于探索，積極改進(jìn)，切實(shí)采取一系列有效可靠舉措，全面強(qiáng)化檔案管理，進(jìn)而充分發(fā)揮基層單位檔案管理的價(jià)值意義。