網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護

李瀟 秦皇島市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會

一、檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容分析

（一）積極開展在線服務(wù)

現(xiàn)階段，我國科學(xué)技術(shù)正在快速發(fā)展，檔案管理工作人員應(yīng)認識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用已經(jīng)成為我國發(fā)展的趨勢，在工作時應(yīng)努力迎合時代的發(fā)展要求，加強對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用[1]。在傳統(tǒng)檔案管理方式下，信息查找工作不能快速完成，其工作效率較低，并且部分信息不具備時效性，降低檔案管理服務(wù)職能。針對這種現(xiàn)象，檔案管理部門要積極開展在線服務(wù)功能，使得信息使用人員在線上可以直接在線上獲取相關(guān)資料，提高信息查詢效率。值得注意的是，檔案管理工作應(yīng)與用戶郵箱相連接，建立完善的交流通道，提高使用者使用檔案的便捷性。

（二）縱深化服務(wù)領(lǐng)域

在檔案管理工作中，使用者不斷加強對檔案功能的要求，因此，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行縱深化建設(shè)。在傳統(tǒng)管理方式下，檔案管理工作只能為使用者提供較為單一的幫助，導(dǎo)致相關(guān)信息不能在職員工作中發(fā)揮其效用。工作人員可以將不同的信息進行整合，確保工作人員可以在檔案信息庫使用中獲取具有價值的信息，并且在檔案建設(shè)過程中，工作人員要積極提高服務(wù)意識，確保檔案管理工作可以符合時代的發(fā)展要求。

（三）實現(xiàn)信息的共享

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國進入信息爆發(fā)式增長的時代，信息更新速度大幅增加，單位進行信息獨享的方式已然不適合社會的要求，對領(lǐng)域的發(fā)展也具有較大的局限性。為迎合社會的發(fā)展需求，應(yīng)加強對部分信息的共享，與同一領(lǐng)域其他組織進行交流，積極汲取其他組織的經(jīng)驗，以此作為自身發(fā)展的經(jīng)驗。在信息共享過程中，檔案管理人員應(yīng)加強對信息技術(shù)的利用，進而提高檔案管理工作的整體性。

二、檔案管理工作的安全防護分析

（一）確保電子檔案的長期可讀性

想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，管理人員應(yīng)注意檔案管理工作的安全防護，進而提高檔案管理工作的質(zhì)量。工作人員在安全防護工作中，保證電子檔案的長期可讀性，保證使用者可以隨時獲取相關(guān)信息，使得相關(guān)信息在單位運行中發(fā)揮積極作用。檔案管理人員在信息輸入及儲存工作中要重視信息格式的選擇，保證信息可以長期儲存，確保使用人員可以快速查找相關(guān)信息。并且信息的儲存應(yīng)與電腦的版本相兼容，降低信息損壞的風(fēng)險[2]。另外，工作人員應(yīng)及時進行信息儲存軟件更新，保證長期處于可以查看的狀態(tài)。

（二）保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完整性

檔案管理工作中，不僅僅是要將信息進行儲存，還要將信息進行分類，確保使用人員可以按照信息的分類，及時查找到相關(guān)信息，提高信息的使用效率。在信息技術(shù)的支持下，信息之間可以通過網(wǎng)絡(luò)鏈接的形式表達其關(guān)聯(lián)，相關(guān)人員在信息錄入中應(yīng)建立一定的邏輯性，確保可以通過數(shù)據(jù)分析的方式明確各個信息之間的關(guān)系，發(fā)現(xiàn)信息的潛在價值，保證信息具備一定的完整性。在數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)損壞情況時，相關(guān)人員應(yīng)及時對其進行修復(fù)，確保其完整性。

（三）保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全性

雖然使用信息技術(shù)下，檔案信息管理工作效率及質(zhì)量可以得到極大的提高，但是由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性特點，其安全性較低，往往會受到黑客、病毒等因素的影響，增加信息丟失的現(xiàn)象。

三、信息安全文件管理對策

（一）健全制度機制

以往檔案管理工作中，相關(guān)人員并未提高對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致檔案管理工作水平無法提高。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理人員應(yīng)加強對檔案管理工作的創(chuàng)新，以此提高管理工作的整體水平，促進市文藝聯(lián)合會的快速發(fā)展。管理制度是提高檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此，在對相關(guān)工作進行創(chuàng)新時，應(yīng)根據(jù)創(chuàng)新內(nèi)容完善相關(guān)的制度及機制，根據(jù)法律法規(guī)提高檔案管理工作的規(guī)范性。另外，領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加強與管理人員的交流，注意采納管理人員的建議，根據(jù)其意見對相關(guān)制度進行完善。

（二）強化責(zé)任意識

檔案管理工作質(zhì)量較差往往是由管理人員對于上級命令執(zhí)行力較低引起的，針對這種現(xiàn)象，應(yīng)加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)，確保其在提高自身專業(yè)技能的同時，樹立起一定的責(zé)任意識，確保工作人員可以提高檔案管理工作的質(zhì)量。管理人員應(yīng)根據(jù)工作人員在檔案管理工作中的職責(zé)合理劃分其職責(zé)，以其職責(zé)為基礎(chǔ)制定的完善的考核制度，并對工作人員進行激勵，以此提高工作人員的創(chuàng)新工作質(zhì)量。

（三）規(guī)范管理程序

在安全防護工作中，相關(guān)人員要規(guī)范管理程序，降低信息泄露的風(fēng)險，保證檔案信息可以為文藝聯(lián)合會發(fā)展所用，促進其快速發(fā)展。在規(guī)范管理程序工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員不能一味的提高對工作人員的要求，要充分考慮工作人員的困難，根據(jù)工作人員的需求，貫徹“以人為本”的管理理念，滿足工作人員的精神需求，提高工作人員對信息的保密質(zhì)量。另外，工作人員應(yīng)根據(jù)檔案信息種類的不同合理的對其進行分類，確保人員可以快速查詢相關(guān)資料。

四、結(jié)論

檔案管理人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對檔案管理工作進行創(chuàng)新及加強安全防護工作中，應(yīng)全面掌握相關(guān)的創(chuàng)新理念，在創(chuàng)新工作中建立以人為本中心的服務(wù)機制，全面實施工作人員目標(biāo)管理，不斷創(chuàng)新自身的服務(wù)手段，以此提高自身服務(wù)能力。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理人員在工作中要積極開展在線服務(wù)，深化服務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)信息的共享，不斷提升檔案管理的服務(wù)功能。相關(guān)人員應(yīng)明確安全防護工作中，要確保電子檔案的長期可讀性、提高檔案管理工作系統(tǒng)化的安全性及完整性。有關(guān)人員應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的具體情況采取健全制度、強化管理人員責(zé)任意識等方式有效的提高管理工作水平，促進市文藝聯(lián)合會的進一步發(fā)展。