網絡環境下檔案管理工作的創新與安全防護

李瀟 秦皇島市文學藝術界聯合會

一、檔案管理工作的創新內容分析

（一）積極開展在線服務

現階段，我國科學技術正在快速發展，檔案管理工作人員應認識到網絡信息技術的使用已經成為我國發展的趨勢，在工作時應努力迎合時代的發展要求，加強對網絡信息技術的使用[1]。在傳統檔案管理方式下，信息查找工作不能快速完成，其工作效率較低，并且部分信息不具備時效性，降低檔案管理服務職能。針對這種現象，檔案管理部門要積極開展在線服務功能，使得信息使用人員在線上可以直接在線上獲取相關資料，提高信息查詢效率。值得注意的是，檔案管理工作應與用戶郵箱相連接，建立完善的交流通道，提高使用者使用檔案的便捷性。

（二）縱深化服務領域

在檔案管理工作中，使用者不斷加強對檔案功能的要求，因此，檔案管理人員應對檔案進行縱深化建設。在傳統管理方式下，檔案管理工作只能為使用者提供較為單一的幫助，導致相關信息不能在職員工作中發揮其效用。工作人員可以將不同的信息進行整合，確保工作人員可以在檔案信息庫使用中獲取具有價值的信息，并且在檔案建設過程中，工作人員要積極提高服務意識，確保檔案管理工作可以符合時代的發展要求。

（三）實現信息的共享

網絡環境下，我國進入信息爆發式增長的時代，信息更新速度大幅增加，單位進行信息獨享的方式已然不適合社會的要求，對領域的發展也具有較大的局限性。為迎合社會的發展需求，應加強對部分信息的共享，與同一領域其他組織進行交流，積極汲取其他組織的經驗，以此作為自身發展的經驗。在信息共享過程中，檔案管理人員應加強對信息技術的利用，進而提高檔案管理工作的整體性。

二、檔案管理工作的安全防護分析

（一）確保電子檔案的長期可讀性

想要提高檔案管理工作的質量，管理人員應注意檔案管理工作的安全防護，進而提高檔案管理工作的質量。工作人員在安全防護工作中，保證電子檔案的長期可讀性，保證使用者可以隨時獲取相關信息，使得相關信息在單位運行中發揮積極作用。檔案管理人員在信息輸入及儲存工作中要重視信息格式的選擇，保證信息可以長期儲存，確保使用人員可以快速查找相關信息。并且信息的儲存應與電腦的版本相兼容，降低信息損壞的風險[2]。另外，工作人員應及時進行信息儲存軟件更新，保證長期處于可以查看的狀態。

（二）保證檔案管理網絡系統的完整性

檔案管理工作中，不僅僅是要將信息進行儲存，還要將信息進行分類，確保使用人員可以按照信息的分類，及時查找到相關信息，提高信息的使用效率。在信息技術的支持下，信息之間可以通過網絡鏈接的形式表達其關聯，相關人員在信息錄入中應建立一定的邏輯性，確保可以通過數據分析的方式明確各個信息之間的關系，發現信息的潛在價值，保證信息具備一定的完整性。在數據庫出現損壞情況時，相關人員應及時對其進行修復，確保其完整性。

（三）保證檔案管理網絡化系統的安全性

雖然使用信息技術下，檔案信息管理工作效率及質量可以得到極大的提高，但是由于網絡具有開放性特點，其安全性較低，往往會受到黑客、病毒等因素的影響，增加信息丟失的現象。

三、信息安全文件管理對策

（一）健全制度機制

以往檔案管理工作中，相關人員并未提高對檔案管理工作的重視，導致檔案管理工作水平無法提高。在網絡環境下，檔案管理人員應加強對檔案管理工作的創新，以此提高管理工作的整體水平，促進市文藝聯合會的快速發展。管理制度是提高檔案管理工作的基礎，因此，在對相關工作進行創新時，應根據創新內容完善相關的制度及機制，根據法律法規提高檔案管理工作的規范性。另外，領導還應加強與管理人員的交流，注意采納管理人員的建議，根據其意見對相關制度進行完善。

（二）強化責任意識

檔案管理工作質量較差往往是由管理人員對于上級命令執行力較低引起的，針對這種現象，應加強對相關人員的培訓，確保其在提高自身專業技能的同時，樹立起一定的責任意識，確保工作人員可以提高檔案管理工作的質量。管理人員應根據工作人員在檔案管理工作中的職責合理劃分其職責，以其職責為基礎制定的完善的考核制度，并對工作人員進行激勵，以此提高工作人員的創新工作質量。

（三）規范管理程序

在安全防護工作中，相關人員要規范管理程序，降低信息泄露的風險，保證檔案信息可以為文藝聯合會發展所用，促進其快速發展。在規范管理程序工作中，領導人員不能一味的提高對工作人員的要求，要充分考慮工作人員的困難，根據工作人員的需求，貫徹“以人為本”的管理理念，滿足工作人員的精神需求，提高工作人員對信息的保密質量。另外，工作人員應根據檔案信息種類的不同合理的對其進行分類，確保人員可以快速查詢相關資料。

四、結論

檔案管理人員在網絡環境下對檔案管理工作進行創新及加強安全防護工作中，應全面掌握相關的創新理念，在創新工作中建立以人為本中心的服務機制，全面實施工作人員目標管理，不斷創新自身的服務手段，以此提高自身服務能力。在網絡環境下，檔案管理人員在工作中要積極開展在線服務，深化服務領域，實現信息的共享，不斷提升檔案管理的服務功能。相關人員應明確安全防護工作中，要確保電子檔案的長期可讀性、提高檔案管理工作系統化的安全性及完整性。有關人員應根據檔案管理工作的具體情況采取健全制度、強化管理人員責任意識等方式有效的提高管理工作水平，促進市文藝聯合會的進一步發展。