事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

徐錚 湖北省野生動物救護研究開發中心

檔案管理信息化與國家提出的方針和策略兩者之間是有關系的，事業單位是國家的政策實施的部門，如果事業單位所有的材料與資料能夠用信息化的方式輸入來進行管理，就能方便很多，對于資料的保存和完善提供了方便，同時也能降低對人力和物力的成本，但是根據目前科技水平的發展，我們還不能最大限度的實現信息化建設，所以說在整體的改造和管理的過程中依然存在著問題。

一、事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理信息化的配套設施不夠完善

在我國事業單位的檔案管理中，事業單位的人員流動性大，所以在檔案信息的保留與管理中這一方面有許多的誤差，而且事業單位的配套設施也不完善，所以有些材料在收集和整理的時候不夠全面，如果往更嚴重的方面來說，甚至會對檔案保存的安全受到影響，并且也會導致工作的效率很低，因此，事業單位的管理層在對配套設施的完善上面要增加重視，但是有些事業單位的管理層沒有對這項工作產生重視，這項工作就一直沒有落實下來，就不能很好的提高工作的效率。

（二）信息的安全性不到位

和以往紙質的檔案管理相比較，網絡的發展擴展了信息收集的渠道和方法，一些網絡技術也能對信息起到很好的處理作用，能夠讓收集到的信息資源被充分的采用，并且信息化管理的存儲性也很強，存儲空間大，還能形成一個數據庫，也可以和別人快速的進行信息共享，這樣雖然方便了檔案的管理，但是也會有一定的網絡風險。

（三）工作人員的素質不足

在事業單位上班時間比較久的人，尤其是年齡稍微大一些的人，他們受傳統的觀念的影響很深，并且也習慣了以前的工作方式，檔案管理信息化建設對他們來說是一項新的事物，要讓他們快速接受，是一件比較困難的事情，她們的觀念無法快速轉變，就很難跟上信息化技術的水平，并且信息化的應用這一方面，對于工作人員的信息技術應用來說有著很高的要求，因此，工作人員觀念的轉變和信息技術的應用也是一大難題。

（四）檔案的資源沒有被充分利用

到目前為止，事業單位檔案管理的制度也存在一些問題，有一部分工作人員對于檔案的保密性工作做得很好，但是檔案資源的開發與利用這一部分的工作不夠重視，這些檔案資源沒有被充分的利用，沒有挖掘他們的潛在價值。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在問題的解決措施

（一）相關的配套設施進行完善

想要很好的做到檔案管理信息化建設，不僅要在人力上下功夫，當然也少不了完善的配套設施，如果僅僅在工作人員身上下功夫，而沒有重視配套設施的完善，那么檔案管理信息化建設，也沒有辦法很好的進行，要想擁有好的設備，就要花費更多的資金，不管是設備的購進，還是設備的升級優化，都和資金脫不開關系，只有不斷的升級和完善設備，才能讓配套設施的安全方面和搜集資料的準確方面得到很大的提高，打個比方說，如果配套設施沒有升級或者優化，在工作的時候，輸入資料和存儲信息的時候，其中一些步驟就會出現一些漏洞，或者是大大小小的錯誤，一旦出現問題，工作就無法很好的進行，影響工作的進程，也有可能會出現資料被丟失的情況，配套設施如果沒有及時的優化和更新，就會影響工作的效率，所以，事業單位必須對配套設施的完善引起高度的重視。

（二）對檔案信息進行合理的開發

據我們對目前信息化技術應用的調查結果可知，信息與信息之間的共同分享還沒有很好的實現，有一些事業單位所保存的檔案文件，保密性較高，無法進行信息共享，對于一些可以開發利用的文件來說，由于種種原因的限制，也沒有辦法做到很好的信息共享，目前有了解決這個問題的好方法，出現了云計算，云計算可以加入到信息的檔案管理中，可以使信息共享，云計算可以儲存大量的資料，并且擁有數據庫，是一個劃時代的產物，所以云計算這項技術可以應用到事業單位檔案管理信息化建設中。

（三）定時的對電腦進行檢查

還有最重要的一個問題就是信息的管理安全問題，事業單位的很多文件都是機密性很強的文件，如果發生丟失或者是泄露等問題，將會造成很嚴重的后果，因此，在檔案管理信息化建設中，要采取一些方法或者是有效的手段來保證文件的保密性，安裝一些殺毒軟件，定期的對電腦病毒進行查殺和處理，及時的發現問題，解決問題，以免造成嚴重的后果。

（四）提高工作人員自身的素質

如果只有好的配套設施，工作人員沒有過硬的技術的話，就無法完成檔案管理信息化建設這項工作，對于工作人員來說，首先就是要對計算機的操作進行熟練的應用，對網絡信息化的一些理論知識也要掌握，工作人員一定要快速轉變傳統的思想，積極的學習新的工作方法，努力的提升自身的計算機素養和水平，以便于更好的工作，在平常的工作中，計算機操作水平比較高的工作人員，也要積極的給一些計算機操作不熟練的工作人員，灌輸一些基本的計算機操作理論知識，并教給他們實際的操作技術，以防他們在遇到問題時，能夠妥善的解決。

（五）做好檔案的保密工作

根據如今的網絡發展的水平，網絡信息的傳播速度很快，范圍也很廣，如果事業單位的一些機密性比較強的文件，在網絡上隨意的傳播或者是交流的話，將會對事業單位的信息安全造成非常嚴重的影響，一方面，事業部門要做好文件的保密管理的機制，對一些機密性比較強的文件進行更好的保密安全管理，可以讓工作人員提高對于機密文件保護的重視程度，先從內部進行防護，另一方面就是提高網絡安全技術，防止一些心思不正的人去竊取機密文件。

（六）建立完善的檔案管理制度

要建立一個完善的檔案管理制度，完善的檔案管理制度是一項創新型舉措，制定一個完善的檔案管理制度為檔案管理信息化建設奠定了理論基礎，相關的工作人員必須依據檔案管理制度來進行工作，這樣才能避免出錯，更好的避免信息的丟失，工作更有依據性和條理性，確保工作的一步步實施，提高工作的效率。

三、結束語

總而言之，在如今這個飛速發展的網絡社會，我們必須要跟緊時代的步伐，事業單位也不能例外，想要更好地進行事業單位檔案管理的信息化建設工作，就必須改變傳統的工作觀念，樹立一些現代觀念，并積極的學習新的操作技能，這樣才能更好地實現事業單位檔案管理的信息化建設的工作。