信息化背景下如何規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作

周文奎 山東省莒縣城陽街道辦事處

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理信息化建設(shè)的過程中存在的問題

（一）沒有對檔案管理工作進行統(tǒng)一規(guī)劃組織

目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案的信息化建設(shè)處于發(fā)展的初期階段，在管理工作過程中，并沒有對電子檔案管理工作引起足夠的重視，并根據(jù)職責(zé)進行合理部署分工，通常情況下都是由幾個工作人員對工作中產(chǎn)生的檔案進行簡單的歸檔整理，并沒有進行信息化系統(tǒng)整理。檔案管理業(yè)務(wù)部門也沒有具體的規(guī)劃指導(dǎo)，這也使得基層檔案管理的信息化建設(shè)工作受到了很大的影響。

（二）管理規(guī)范不夠標(biāo)準(zhǔn)

對于檔案的信息化管理工作而言，要想保證其可高效開展，那么它必須要借助標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范進行建設(shè)。然而在實際開展檔案信息化管理工作的過程中，管理部門并沒有制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范，特別是針對計算機軟件的開發(fā)，也沒有進行統(tǒng)一規(guī)范，對于檔案管理工作的實際需求也沒有進行重視，這也使得在檔案管理工作中，計算機軟件無法將其作用進行充分的發(fā)揮。

（三）專業(yè)信息管理人員的缺失

鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，對于工作人員應(yīng)提出極高的要求。首先他們必須要具備檔案管理的基本知識并愿意從事檔案管理的工作，其次要熟悉計算機操作技術(shù)，對于信息技術(shù)也可以靈活運用。但是在實際工作之中，負責(zé)檔案管理的工作人員雖然具備專業(yè)的檔案管理知識，不過對于計算機技術(shù)及相關(guān)知識并沒有進行全面的掌握。特別是在信息檔案導(dǎo)航以及程序管理維護等方面更是缺少專業(yè)人員，正因為沒有專業(yè)人員進行支撐，也使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的檔案信息化管理工作無法有效開展。

二、檔案管理信息化建設(shè)的工作思路

（一）把好檔案“入口關(guān)”

檔案管理信息化系統(tǒng)的建立，檔案“入口關(guān)”是信息化檔案系統(tǒng)的“地基”，基礎(chǔ)不牢，地動山搖。在最初錄入檔案信息時一定要嚴(yán)格按照采集程序，準(zhǔn)確地錄入每一個檔案信息，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為直觀化的電子圖片文檔，確保檔案的完整性。利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)將檔案收集、編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作逐步完成。檔案管理工作的每一個工作人員不是一個獨立的存在，他們的工作是銜接緊密，有牽一發(fā)而動全身的效果。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動檢索，簡化整理過程，利用檔案關(guān)鍵詞或特殊符號、標(biāo)志進行自動檢索。檢索過程時間少、效率高，還可以減少人為失誤。技術(shù)檔案自動標(biāo)引是實現(xiàn)自動檢索的前提，通過將檔案信息進行分析與切分，提取到關(guān)鍵詞或類別的過程，對檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)有很大幫助。以數(shù)據(jù)庫作為管理工具，通過掃描紙質(zhì)檔案內(nèi)容，將檔案信息數(shù)據(jù)化。在信息進入數(shù)據(jù)庫階段，利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)給數(shù)據(jù)加密，通過壓縮儲存技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通。計算機在管理過程起到至關(guān)重要的作用，利用計算機與掃描儀將檔案數(shù)據(jù)化，計算機完成檔案接收進行數(shù)據(jù)加密，整個整理過程與計算機聯(lián)系緊密。

（二）信息化手段實現(xiàn)檔案管理自動控制

鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作涉及面廣，工作進行過程較為繁雜。實現(xiàn)自動管理，對簡化工作流程，降低工作人員工作量，以及提高工作效率都有很大的幫助。在檔案借出管理和統(tǒng)計工作中，通過數(shù)字管理系統(tǒng)對檔案進行登記、調(diào)卷、情況統(tǒng)計等，信息化系統(tǒng)可以多用戶借閱資格進行驗證，閱覽情況全面掌握，實時統(tǒng)計檔案信息。鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理過程中，為了實現(xiàn)對管理的自動控制，首先需要實現(xiàn)檔案排架自動化，利用計算機技術(shù)，結(jié)合數(shù)字化檔案信息后臺大數(shù)據(jù)和檔案分配情況，實現(xiàn)架位自動化分配。這樣可以對現(xiàn)有架位進行有序調(diào)整，提高架位的整體利用率。

（三）數(shù)據(jù)檔案真實性管理

數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的建立，數(shù)據(jù)真實異常重要。在整理電子文件時要遵循文件的使用規(guī)范，盡量使同類文件格式統(tǒng)一，選擇與檔案系統(tǒng)格式一致的文本模式，從而保證真實性。在檔案信息記錄時，關(guān)注計算機系統(tǒng)中的文件要素，保證信息流轉(zhuǎn)時不發(fā)生改變。在選擇存儲介質(zhì)時要客觀選擇，選擇對檔案系統(tǒng)工作有利的介質(zhì)，做好檔案數(shù)據(jù)備份工作。為了保證檔案文件的兼容性，滿足不同環(huán)境的使用要求，在保存文件時使用分離數(shù)字信息的語義來保存檔案文件。為了實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理，不僅要對當(dāng)前手頭檔案工作重視，還要對以往的檔案進行“查漏補缺”，盡可能早的完善檔案內(nèi)容。檔案猶如從古代穿越而來的文物，它所代表的是歷史，只有真實的信息才有意義，這也是檔案管理信息化建設(shè)工作的一個重要方面。對可能存在的隱患，要用法律法規(guī)、規(guī)章制度去彌補管理上的缺失，實行有效的檔案管理原則，真實意義上實現(xiàn)信息化管理。

（四）電子檔案安全管理

電子文件在保存與維護上與紙質(zhì)檔案不同，電子文件存于鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案信息管理系統(tǒng)的特定介質(zhì)中，存儲介質(zhì)容易受外界因素影響，如果管理過程出現(xiàn)紕漏，很容易使介質(zhì)受損，影響數(shù)據(jù)安全和質(zhì)量，嚴(yán)重時還可能造成數(shù)據(jù)丟失。有磁場的地方要將存儲介質(zhì)存放在防磁柜中；置于外部的存儲介質(zhì)要滿足其存放條件，控制好空氣溫度與濕度。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案室要配備相應(yīng)的空調(diào)、除濕機、防磁柜等設(shè)備以滿足檔案存放管理的要求。電子檔案查看過程中不能直接讀取時，在歸檔時要連同相關(guān)支持軟件及應(yīng)用系統(tǒng)一并歸檔。同時應(yīng)定期對電子檔案進行檢查，遇有問題及時采取補救措施，以防止信息流失。

三、結(jié)論

總之，鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理信息化建設(shè)的重要性不言而喻。檔案信息化必然是未來的發(fā)展趨勢，在具體的實際工作中，不僅要遵循客觀規(guī)律辦事，還要營造出良好的工作環(huán)境氛圍，鼓勵工作人員創(chuàng)新工作方式，不斷地發(fā)揮每個人的主觀能動性。鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道做好檔案管理信息化建設(shè)工作不僅是自身職責(zé)所在，更是向人民展示政府服務(wù)能力的一面鏡子。