檔案管理數(shù)字化工作初探

張貞吉 萊陽市古柳街道辦事處

檔案管理數(shù)字化是借助現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術、大數(shù)據(jù)技術、計算機技術等共同開展檔案管理工作的過程。對于檔案的收集和儲存形式隨之改變，逐漸由傳統(tǒng)紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案。這就對檔案管理人員的思維模式、技術要求，以及計算機網(wǎng)絡技術的信息安全等提出更高要求，需要引起重點關注。

一、檔案管理數(shù)字化工作發(fā)展現(xiàn)狀

現(xiàn)階段檔案管理人員以及高層領導普遍具備檔案管理數(shù)字化意識，各部門廣泛應用計算機技術、信息技術等構建電子信息數(shù)據(jù)分析和歸納系統(tǒng)，建立電子檔案，突破了傳統(tǒng)檔案資源管理模式，有效促進檔案管理工作質量和效率的提升，為現(xiàn)代化數(shù)據(jù)服務提供全新路徑，可以實現(xiàn)各部門之間檔案資源的互補和共享，提高檔案信息利用率。盡管科學技術的進步為檔案管理數(shù)字化發(fā)展提供有利環(huán)境，且大數(shù)據(jù)庫成為數(shù)據(jù)存儲的堅實載體，但網(wǎng)絡軟硬件設施以及網(wǎng)絡運行過程中仍存在安全風險，可能導致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等情況，阻礙檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

二、檔案管理數(shù)字化工作優(yōu)化路徑

（一）全員重視優(yōu)化檔案管理思維

檔案管理思維是從事檔案管理工作人員應具備的一種理性認知，對于工作開展有指導作用[1]。檔案思維作為一種主觀認知，具有時代性特征，受文化、技術水平等多種因素影響。在現(xiàn)階段，信息技術無疑是對其影響最大的一類因素。自我國檔案管理不斷推進信息化、數(shù)字化建設進程，檔案管理工作就開始從模擬時代步入數(shù)字時代，檔案數(shù)字化成為新時代檔案管理工作的重要內容。

一是優(yōu)化存取導向思維。檔案工作本質是“存”和“取”，檔案管理工作要求包括對檔案保存的安全性、長期性要求，以及將獲取的檔案信息充分利用開發(fā)檔案價值。應同樣重視檔案的“存”和“取”，加快檔案數(shù)字化進程，拓寬檔案信息獲取渠道，應用電子檔案，深度開發(fā)電子檔案信息資源；二是優(yōu)化信息服務思維。檔案服務作為連接檔案資源與檔案用戶的中間環(huán)節(jié)，其質量與用戶滿意度和檔案價值的實現(xiàn)有直接關系，對此應在檔案實踐中深化信息服務思維，充分借助信息技術，有實體檔案服務轉變?yōu)樾畔n案服務，提高檔案管理數(shù)字化服務水平；三是優(yōu)化信息管理思維。現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化工作應形成良好的信息管理思維，實現(xiàn)對電子檔案的科學、規(guī)范、安全管理，引進先進技術，從細節(jié)入手不斷提升工作環(huán)節(jié)的自動化和智能化，以整體提升檔案管理工作效率和質量。

（二）重視檔案管理數(shù)字化工作風險

檔案管理數(shù)字化工作對計算機和網(wǎng)絡有較大的依賴性，因而計算機和網(wǎng)絡中存在的安全隱患成為威脅檔案管理工作安全的重要威脅，在實踐過程中面臨諸多風險。一方面，檔案轉換中存在信息丟失風險。檔案管理數(shù)字化工作要求將傳統(tǒng)紙質版檔案轉化為電子檔案，通常采用手動錄入或文件掃描的形式進行，但易受到錄入操作準確性、掃描設備運行狀態(tài)、網(wǎng)絡穩(wěn)定性等多種因素影響，出現(xiàn)信息錄入錯誤或缺失情況，且一旦檔案轉換工作量較大，錯誤難以被及時發(fā)現(xiàn)并改正，影響電子檔案完整性和準確性；另一方面，存在信息盜用和文件損壞風險。為保障檔案資料的安全，通常會采取一系列加密和備份等管理手段，但仍易受到網(wǎng)絡系統(tǒng)硬件影響或黑客惡意攻擊，導致數(shù)據(jù)被篡改、丟失等。

為有效防范檔案管理上數(shù)字化工作過程中的各種風險問題，需要加大重視力度。（1）優(yōu)化信息加密技術。根據(jù)檔案保密級別不同，設置不同級別的檔案提取密碼或加密方式，同時訪問檔案系統(tǒng)頁面需要用戶進行身份驗證。以不同部門為分類依據(jù)，設置不同部門、層級工作人員的檔案查找權限，以此保障檔案信息安全性；（2）升級網(wǎng)絡攻擊防治技術。定期修復和升級計算機系統(tǒng)中的防火墻等安全防御軟件，修補安全漏洞，提高防御計算機病毒的能力。相關技術人員應及時處理檢測出的計算機病毒，最大化降低安全風險，避免遭受黑客攻擊；（3）制定風險防范和預警管理制度，使得檔案管理工作有章可循，有法可依。

（三）重視組建專業(yè)檔案管理人才隊伍

始終秉承“以人為本”理念，尋求不同方式提升檔案管理人員的專業(yè)素質以及綜合素質[2]。檔案管理數(shù)字化工作質量與檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平密切相關，與整個檔案管理工作的安全性有直接關系。伴隨信息技術的發(fā)展，新時代背景下，檔案管理數(shù)字化、信息化建設必然是未來發(fā)展的重點。為充分適應這一目標，要求檔案管理人員具備不斷探索創(chuàng)新以及主動學習的意識，需要高層領導重視檔案管理人才和引進、選拔和培養(yǎng)工作。

一是定期組織全員參與思想教育培訓，通過培訓提高工作人員的職業(yè)道德、檔案管理安全意識、風險防范意識、學習意識、積極接受新事物的思維意識、法律意識等；二是定期開展數(shù)字化技術培訓。檔案管理數(shù)字化工作要求人員具備良好的信息素養(yǎng)，既可以靈活操作計算機軟件，同時具備扎實的檔案管理專業(yè)知識、優(yōu)秀的計算機操作能力和較強業(yè)務能力。同時制定考評制度，多角度對檔案管理人員實行綜合評價，促進其個人能力和素養(yǎng)的提升，提高工作積極性，利于提高檔案管理工作質量；三是重視人才引進。認真對待人才引進工作，為部門注入新的活力，利于組建專業(yè)性強、高素質的檔案管理人才隊伍。

三、結論

檔案管理數(shù)字化發(fā)展是大勢所趨，相關工作人員應及時更新檔案管理思維模式，根據(jù)時代要求和自身發(fā)展需求制定優(yōu)化檔案管理數(shù)字化工作的方案和計劃，確保其可行性與科學性，以此有效應對檔案管理時代變化新趨勢，全面提升檔案管理工作水平。