信息時代發電企業電子檔案管理探討

祁華 內蒙古京泰發電有限責任公司

檔案管理對于企業的長遠發展至關重要，發電企業應做好檔案的電子化管理，不斷提高檔案管理的業務水平，促進企業的良性運營。

一、電子檔案在發電企業的應用意義

檔案信息的電子化管理是指檔案文獻的收集、篩選、加工全都依賴微機技術，并最終轉化為軟件的形式為人們提供信息。對于檔案業務管理工作來說，推行電子化檔案管理，可以最大限度的提高工作效率。發電企業推動檔案的電子化管理有利于檔案部門對檔案進行多次拷貝，將檔案分發至多個部門，工作人員可以直接利用網絡在電子檔案上進行信息的加工，有效節省信息加工的費用，另外可以促進檔案信息與最新科技的接軌，為企業的長遠規劃奠定基礎。企業在電子技術的基礎上，對傳統的檔案進行現代化管理，在這一過程中，需要多個專業領域的融合，檔案管理工作具有一定的技術含量，因此發電企業應該對檔案管理部門的工作人員進行管理，提高其專業知識水平和檔案管理的工作能力。另一方面，檔案的電子化發展就是對檔案的信息化的推進，檔案信息化的建設涉及多個方面，需要發電企業各部門的共同努力。

二、信息時代電子檔案在發電企業的應用措施

（一）加強數據庫建設

完善檔案信息的自動化系統，需要將數據的處理工作向信息化管理系統方向發展，加強數據庫建設對完善信息的自動化管理至關重要。數據庫可以對企業日常生產工作所產生的數據進行系統化的記錄和管理，無須人工分析和記錄，最大程度上地節約了工作時間和勞動成本。發電企業的日常工作對于維持人們生產生活，維系社會平穩運行具有重要作用，發電企業的生產數據是企業的核心機密，因此企業必須重視對于數據庫的建設和管理，數據庫需要有完善的管理體系，以免特殊情況造成數據的泄露和丟失。為了提升檔案管理的安全性，可以采取不同措施，比如劃分檔案的多級權限，檔案管理人員可以根據企業信息、員工等級、檔案信息的重要程度進行檔案級別的劃分，設置檔案的查閱權限，和員工瀏覽器的應用權限，對重要檔案設置級別較高的加密處理，員工不可以對重要檔案進行查看或下載。另外為了提高企業部門的協調能力，可以建設企業內部檔案共享平臺，比如建設企業內部開放式數據庫和分布式數據庫群，工作人員可以在數據庫內查找相關檔案，提高工作效率，促使自動化系統的效率進一步提升。

（二）電子檔案標準化管理

電子文件管理對于檔案的管理工作造成了巨大的影響，工作人員可以利用檔案信息管理系統，對電子文件進行編輯、修改、印發等工作，檔案的管理工作不再只局限于簡單的文件記錄。為建設完善的電子檔案管理系統，提高電子檔案的管理水平，應推動電子檔案的規范化、制度化管理。發電企業如果不進行制度化的統一管理，就會造成數據遺失、數據泄露等不良情況，不利于企業內部資料的安全管理，因此發電企業應該協調各部門做好檔案的管理工作，建立完善的檔案制度。但是目前除了電子檔案以外，還有很多檔案管理措施，比如“雙軌制”歸檔方式，許多文件的保存必須保留其簽名和印章，這是文件生效的證明，鑒于電子文件具有易修改性，工作人員會采取“雙軌制”歸檔策略，檔案管理部門需要將紙質文件和電子文件一起歸檔，形成兩套內容一致的檔案，在歸檔時使用不同的存儲工具和編目方法，檔案部門應在電子文件中標注紙質文件的檔號，在紙質檔案中標注電子文件的路徑和編碼，方便檔案的查找[1]。

（三）組建電子檔案管理團隊

隨著科技的不斷發展，發電企業的檔案管理的工作模式、工作任務、工作量、服務對象都發生巨大轉變，檔案的管理工作已經不再是單純地保管和記錄工作。檔案的管理人員不再僅僅是單純的記錄者，而是帶有責任感的檔案遺產塑造者。為了迎接企業信息化管理所帶來的巨大挑戰，檔案的管理團隊應該做好團隊的建設，加強團隊的工作能力，積極完成電子檔案工作。檔案的管理團隊應該積極吸納專業人才，擴充團隊規模，比如發電企業可以與學校完成對接，吸收目錄學、檔案自動化管理、文書學、檔案學、檔案管理學的專業人才，或是在社會招聘，吸收具備檔案檢索、標引、著錄、復制、編研、修裱等檔案專業知識和基本技能的專業人才。為了推動檔案系統向電子化發展的步伐，對于檔案工作人員要進行專業知識的培訓和專業技能的系統訓練，比如計算機、生物、數學等學科的知識對于檔案的現代化、信息化管理具有重要作用。檔案的工作人員需要具備檔案管理的現代化技術、檔案信息的分析與研究、檔案的信息服務等多方面工作能力。

（四）加大資金投入力度

隨著發電企業自動化系統的大規模普及，企業越來越意識到電子化檔案對于提高企業管理水平和推動企業發展的重要性，為了加快企業電子化檔案系統的應用，企業應該加大資金、技術、人才多方面的投入力度，打造一個專業化程度高、工作能力強的檔案管理團隊，建設企業電子化檔案系統，推動檔案的電子化管理。檔案管理涉及企業日常工作的全過程，因此推動檔案的電氣化管理需要各個部門的共同努力，構建部門之間的交流平臺，明確個人的工作內容，提高個人的參與性和積極性，推動企業的快速發展。工作人員可以通過網絡進行設備的控制工作，設備的正常工作、維修處理等出現的數據，可以通過網絡直接傳輸到數據庫，通過電子化管理，數據庫可以將數據自動分類與保存，工作人員可以通過數據庫的檢索功能進行數據的查找，利用電子化管理，可以完成數據的分析、對比和處理，由此形成一整套完善的檔案管理體系，對于提高企業的工作效率和企業的管理水平具有重要作用[2]。

三、結論

綜上，發電企業應該做好電子檔案的系統建設，完善電子檔案的制度化管理，不斷提升檔案管理的業務水平，對于提升發電企業的管理水平，促進企業的良好發展具有積極意義。