大數據時代國有企業人事檔案數字化管理策略分析

張秋芬 浙江省能源集團城市燃氣有限公司

現代信息技術帶給企業無限的挑戰和契機，尤其是在信息數據層面，數字技術給予的幫助可以讓企業處于一個效率化的環境和氛圍，信息與溝通以及數據的保存管理可以讓企業朝著現代化的步伐前進。大數據時代下，國有企業數字化管理的要求是依據社會的發展需求制定的，而基于此，我們可以從中思考一些有效的策略來優化人事檔案數字化管理。

一、大數據時代對人事檔案管理的要求

（一）保證企業人事檔案存放與保存的完備性

在大數據時代下，傳統的人事檔案管理工作已經無法滿足企業的需求，尤其是對于中大型國有企業而言，職工人數頗多，人事檔案的數量已經達到上千甚至上萬冊，傳統管理已無法很好地保證管理質量和效率。在這樣的情況下，人事檔案信息工作必須與現代接軌，保證企業人事檔案存放與保存的完備性。存放與保存是一個比較復雜的工作，在傳統的工作過程中，必須有一個較安全較大的專業檔案庫房才能完成存放，而保存也需要很多的步驟和工序。其次，人事檔案材料隨時隨地都會形成，從入學開始，人事檔案材料就會隨之產生，學校畢業后進入企業工作，職工入職、工資定級、職務晉升、年度考核、獎懲等直至退休會產生一系列的人事檔案材料。而在當今時代背景下，任何企業對于檔案信息的存放和保存都有著較高的要求，數字化的管理措施落實勢在必行。

（二）保證企業人事檔案信息內容的安全性

檔案信息的安全性是檔案管理工作的重點，而在傳統的檔案工作過程中，常常無法有效地保證檔案的安全性，容易出現錯漏、遺失、被盜的情況，最嚴重的還可能出現非法篡改、非法破壞的情況，因此，在大數據時代下，企業對人事檔案管理的安全性要求程度較高，必須要保證信息數據不被破壞、盜取。同時，也必須保證人事檔案信息不被網絡病毒侵犯、干擾。為了提升人事檔案管理的安全系數，一定要建立專門的管理員賬號才能登陸人事檔案信息化系統，采用u盾等具有防護作用的硬件設備保護人事檔案信息安全性和保密性。除此之外，要做好科學的分類工作，職工檔案名冊必須要按姓氏拼音或持姓氏筆畫進行分類，這樣一來可以快速的找到職工人事檔案的內容，也有助于方便工作人員及時的發現人事檔案丟失的問題。

（三）數字化人事檔案管理的技術水準

在應用大數據技術來優化人事檔案管理工作的時候，人事檔案管理的重點由存放、保存轉移到了數字技術水平的提高。企業可以通過云計算、大數據庫來對人事檔案信息進行資源調配，還可以利用信息加工技術進行人事檔案庫的重新構建。工作人員要利用大數據技術做好數字化人事檔案的分類和整合工作，比如在大數據系統中可以利用漢語拼音的編號法進行檔案的分類，并且在系統中規定姓氏按照拼音字母的次序排列，第一個字母相同再按第二個字母次序排列，從而實現自動化的數據處理效果。還可以根據人事檔案數字化加工的內容，直接在人事檔案管理系統中生成人員的簡歷及各種所需信息，直接應用在工作中。因此，在大數據時代下，人事檔案數據管理要求還包括必須保證數字化人事檔案信息管理技術水準的不斷提升，從而處于一個較高的水平。

二、大數據時代企業人事檔案工作的優化策略

（一）不斷推動企業檔案數據庫建設

在收集系統完善以后，對于國有企業而言，必須推動本企業的檔案數據庫建設的發展，只有這樣才能保證檔案數據管理工作得到優質化的建設。首先，可以在原來資源庫的基礎上升級開發企業人力資源信息數據庫，在其中可以添加一些以往沒有的人事檔案數字化檔案庫資源。其次，數據庫建設要積極創新，在國有企業中，必須注重企業檔案管理工作的創新，引入更多的創新理念來滿足現代化建設。最后，人事檔案數據庫要注重開發技術的引入。第一，選擇高端技術企業進行合作，加大投資力度，只有這樣才能保障數字化人事檔案管理工作的安全性和高效性，數字化數據庫的建設才能夠滿足國有企業的個性化的需求；第二，做好數據的備份保存工作，在新技術應用之前要進行檢測工作。

（二）人事檔案數字化的管理

在大數據背景下進行人事檔案管理工作時，需要突出人事檔案數字化管理的特征，將數字化的技術和信息技術融入到人事檔案管理工作的各個環節中，實現現代化的轉型。比如在進行人事檔案鑒別的過程中，要充分的發揮大數據技術的優勢，結合大數據庫中的內容，保證實際工作的有序進行。工作人員要利用大數據技術來判斷這一歸檔文件是否屬于某一立卷對象的個人檔案，是否要劃歸到個人檔案的內容中，并且還需要用大數據技術來查看這一檔案資料是否是非常齊全的，和本人交代的內容是否存在著一致性的特征。最后要全面的檢查一些材料的手續是否完備，一些材料是否有蓋章，如果有蓋章的話，那么要利用大數據技術中的掃描技術進行歸檔性的記錄，從而保證人事檔案管理工作效率的提高。在人事檔案管理工作中，還需要做好人事檔案的檢查和核對工作，工作人員要利用大數據技術來對人事檔案的數量進行多方位的檢查，以提高人事檔案保管和保密效果為主來開展日常的工作。

三、結語

信息科技時代下，在人事檔案管理工作中，海量的檔案信息需要有效的手段來優化管理，大數據就是一種有效的方式，企業可以根據現實需求將大數據技術引入企業人事檔案管理工作中，繼而通過提高數字化管理效率、數字化技術人員的能力等等方式來進一步實現人事檔案信息大數據管理的有效資源配置，拓展企業的信息發展空間，為企業提供更全面有序的人事檔案信息。