提升企業檔案管理工作的認識

嚴金平 國網重慶市電力公司綜合服務中心

當前，建筑工程進入了新的發展階段，對建筑工程施工技術進行研究重新成為熱點話題。其中，建筑工程連續墻施工技術又是最具代表性的、最有研究價值的一種施工技術，它能夠保證連續墻結構性能、確保建筑工程整體穩定性，在這種情況下對本課題進行探討，完全符合建筑工程施工技術發展的新要求

一、企業檔案管理效能管理問題分析

（一）企業檔案管理體系不健全。

隨著我國企業的改革和發展，檔案管理體系也在發生變化。但是，鑒于管理層對檔案管理的不重視，大多數企業檔案管理存在較多問題：企業檔案管理制度不健全，缺乏專門的規定和實施細則；而且存在者崗位設置不科學以及人員職責劃分不清的現象；檔案管理缺乏考核和監督，管理流于形式，管理方式較為粗放；缺乏健全的檔案責任追究制度，對檔案管理失責行為缺乏監管和懲處。

（二）檔案管理環境條件達不到規范要求

部分企業往往從降低成本的角度考慮，沒有設立專門的檔案管理室。一些企業沒有按照效益、保密、審慎、規范、實用的標準建設檔案管理室。還有一些企業的檔案館規模小，未考慮長遠發展的需要，檔案架大多是自制的鋼架或木架，既不規范，也不美觀；文件包、文件盒等不符合標準，檔案館不能滿足基本規范要求。

（三）檔案管理工作者的專業素養有待進一步提升

目前，仍然有部分企業存在著現人員不熟悉，針對檔案資料的相關業務流程不熟悉。更有個別企業使用非專業的人員來進行檔案管理，管理效率不高。在無考核監管的情況下，沒有對檔案資源進行及時整理、分類、歸檔，甚至無法有效存取，造成檔案管理中的數據存在誤差不真實的現象，對實踐應用指導意義不大。

二、提高企業檔案管理工作的措施

（一）建立和完善檔案信息化管理制度

在檔案信息化建設過程中，完善的制度是基礎性保障。立足于檔案資源的數字化建設，形成電子檔案資源。同時，注重存儲和開發應用，不斷加大基礎設施建設力度，維護信息管理的安全性。為了實現以上管理目標，必須遵循相關標準規范和機制制度。對于企業來說，應當全面分析檔案管理信息化建設問題，注重落實和執行各項制度機制：其一，企業應建立檔案信息管理制度，明確劃分各級人員的檔案管理職責，通過制度強化檔案管理責任。同時，在檔案信息化管理工作中，制定科學合理的考核制度和激勵制度，這能有效約束和規范信息化工作的開展，充分調動檔案管理人員的積極性，不斷提升工作效率。其二，企業還應當將檔案信息化制度落實到各個部門，提升制度落實與執行的監管力度，確保管理職責的落實效果，通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。在優化升級過程中，要立足于國家標準和行業規范，不斷優化檔案信息化規劃與指導，確定合理有效的管理政策和管理體系。

（二）加大檔案設施建設

改善檔案保管條件，結合實際情況做到檔案保管室與辦公、閱覽有效分開。按照檔案保管“八防”要求，完善設施設備，具體內容有：檔案室加裝防盜措施，如安裝防盜門窗；為檔案室的通風口、窗戶加裝窗簾、門簾，防止陽光直射到檔案室內；在濕度較大的房間和天氣情況下，配備除濕機或者使用吸潮劑；健全檔案室的防火制度并且配備相關防火器材，如滅火器等，同時嚴禁吸煙，杜絕火災的發生；設置滅鼠籠、投放滅鼠藥，防止老鼠啃食檔案；有條件的可以安裝空調設備，保持庫房適宜的溫度，條件稍差的可以通過通風、灑水、等方式方法緩解檔案室內高溫的情況；加裝雙層窗來防止灰塵的進入，同時要使用吸塵器對檔案架上的灰塵做到定期清掃；在檔案室、檔案局上放置防蟲藥品，通過以上措施來做到防。

（三）注重檔案管理人才建設

現階段，在檔案信息建設過程中，人會對建設效果造成直接影響。企業應當立足于信息化建設角度，注重引進信息化人才。采用優越條件吸引專業的檔案管理人員，還可與高校建立合作關系，按照信息化管理建設需求，制定相應的人才培養策略，全面提升檔案管理信息化水平。不斷的對檔案管理人員的素質進行提升。一方面，可以通過相關的業務、知識技能培訓，讓本部門員工積極參與，并從中獲得專業素養的提升；還可以通過組織學習活動、學習倡導主題活動等，鼓勵檔案管理人員主動學習專業知識，提升自我，從而緊跟時代步伐，提升檔案管理工作的效果。另一方面，適當提升檔案管理工作的人員門檻，只有在應聘人員專業能力水平達標的情況才準許從事檔案管理工作。對于新入職的人員，積極發展老員工帶新員工的檔案管理學習方式，從而使新入職的檔案管理人員能夠對企業的檔案管理流程有更快的熟悉和上手，從而提升檔案管理工作的整體效率。檔案管理人員的專業水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。

三、結語

檔案能夠見證企業的發展過程，幫助企業做出正確的決策，要制定出切實可行的發展目標。為企業發展提供參考。對企業的發展影響比較大。并且在實際的企業管理當中，在企業管理工作中，必須關注到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作占據這企業管理的重要地位，已經成為企業經營管理的重要手段。檔案是企業利益的憑證，可以全面反映出企業生產情況、經營效益與技術水平等。在信息技術快速發展過程中，高質量的檔案管理工作能夠為企業的發展提供動力。因此企業需要轉變傳統的檔案管理模式，積極引進新的管理理念，不斷優化檔案管理思路和內容，凸顯出檔案服務的價值，以此來不斷推進企業的可持續發展。