信息技術時代下的報紙檔案管理工作分析

吉楠 濰坊日報社

報紙作為重要的信息傳播手段，一般在對其進行保管時，常將其溫度控制在24℃左右，而相對濕度也應避免超過60%，由此確保報紙檔案得到良好的存儲。同時，還可充分依靠信息技術促使報紙檔案趨于信息化管理方向發展，這樣才能最大化發揮出報紙檔案的潛在價值，使其為時代建設與信息高效傳播帶來助力。

一、報紙檔案管理工作的主要內容

在報紙檔案管理工作中，主要是針對報社發行報紙、出版計劃、刊發記錄等信息予以有效保管與記錄的工作內容。其中針對已發行報紙的管理，具體是實施分類、整理、編號、歸檔等工作，確保讀者能夠從中快速查找到所需報紙信息。在這期間，管理者還應考慮到讀者的不同需求，從而有針對性的開展報紙檔案分類管理工作。其中最常見的是以報紙時間為分類標準。至于另外兩項保持檔案，管理者應注重報紙檔案信息的真實性，防止出現信息錯誤傳播等現象。

同時，報紙檔案管理工作要想提高工作效率，還可結合信息技術時代特征適當引入高新技術，一方面，可促使報紙檔案管理工作趨于信息化方向發展。另一方面，還能緩解管理者的工作壓力，使其面對龐大報紙檔案數據時能夠節省工作時間，便于他們獲得充足的時間用于完成其他報紙檔案工作任務。因此，緊跟時代潮流，針對報紙檔案管理工作加以創新，是當前檔案管理事業發展的主流方向，最終能夠滿足新時代用戶在報紙查閱方面的需求[1]。

二、信息技術時代下報紙檔案管理工作的創新路徑

（一）滲透信息化檔案管理理念

在信息技術時代下，報紙檔案管理工作需進一步滲透信息化管理理念，這樣才能實現信息化發展目標。其中要求在報紙檔案管理過程中充分應用高新信息技術，如大數據技術、計算機網絡技術、數據處理技術等，進而降低報紙檔案管理工作難度。一方面，報社單位可適當增加技術管理資金投入額度，并適當控制好檔案信息化管理資金利用效果，包括引進計算機設備、軟硬件設施等，最終提高報紙資源利用率。另一方面，可與信息化系統研發機構保持緊密聯系，從而獲得可靠的信息化管理保障，這樣既能幫助報社等報紙檔案管理組織節約一定投入成本，又能在信息技術協助下提高管理效率，實現報紙資源的共享建設。同時管理者應善于應用先進的信息化管理系統，有效規范報紙檔案管理行為，保證報紙資源能準確存儲于電子平臺中，促使讀者能夠直接從時間、主題等搜索內容中快速獲取有效信息。

（二）完善信息化檔案管理制度

報紙檔案信息化管理相比常規管理工作有著明顯的差異。為了保證報紙檔案管理工作順利完成改革創新任務，應制定完善的管理制度，包括對信息化系統的維護保養要求以及管理者工作職責等都需要利用對應的管理制度加以規范，這樣可促使信息化報紙檔案管理模式趨于標準化、自動化方向發展。

比如針對新聞題材的報紙檔案，可在管理制度要求下確保管理者在錄入新聞或者修改檔案信息時能夠不違背檔案管理初衷開展管理工作。同時，還要求信息化檔案管理工作中所保管的電子檔案信息在歸檔環節應保證信息化管理設備處在適宜的環境條件下，一般濕度不可高于45%，且溫度應低于20℃，這也是報紙檔案信息化管理的重要要求。

（三）注重檔案管理培訓效果

報紙檔案管理工作在信息技術時代下需要格外注重培訓效果，無論是常規管理事項還是信息化管理工作都離不開管理者的大力支持。對此，報社等單位應結合每個管理者信息技術知識的儲備量對其加以培訓，從而強化管理者的信息化管理意識，使其在全新的管理模式下確保報紙檔案處于最佳管理狀態下，以免影響報紙檔案的利用率。

以十堰日報社為例，它主要以《檔案法》等相關法律為依托組織報社報紙檔案管理者積極參與信息技術培訓活動，從信息化管理系統的操作步驟以及安全管理策略等方面展開學習，包括防火墻的設置方法等，從而提高了他們的信息化管理水平[2]。

（四）充分應用信息網絡技術

報紙作為傳統媒體的主要形式，它所傳播的內容相比新媒體可信度更高。因此，報紙檔案管理工作從某種意義上能夠展現某一時期的時代特征，從而為歷史事件以及新聞行業研究工作提供重要參考依據。隨著信息技術的發展，若能將其應用于報紙檔案管理工作中，可在提高管理效率的基礎上改善檔案管理現狀。

比如可依據信息化管理系統對報紙信息進行分類整理，并且將相關信息上傳到網絡平臺上，便于讀者能夠從多個渠道關注到報紙檔案，從而拓寬報紙檔案的可用渠道。另外，信息網絡技術還能實現報紙檔案相關部門的一體化管理，包括在報紙印刷以及后期發放等部分，都可經由信息網絡技術促使報紙信息實現高效傳播，便于報社踐行可持續發展目標，也能使其在市場競爭中占據優勢。

三、結論

綜上所述，報紙檔案管理工作在信息技術時代背景下面臨著重大挑戰，故而應充分結合信息技術創新報紙檔案管理模式，由此提升報紙檔案管理質量。同時，還可從信息化管理理念、完善管理制度、注重人才培訓、應用網絡技術等方面著手，確保報紙檔案擁有良好的發展前景，加強檔案工作信息化建設速度。