探析衛(wèi)校檔案中的電子檔案管理思路

孟凡茂 公主嶺衛(wèi)生職工中等專業(yè)學(xué)校

一、衛(wèi)校檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，衛(wèi)校的檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，目前很多衛(wèi)校的檔案管理存在一些亟待改進(jìn)的問(wèn)題。

（一）衛(wèi)校的檔案管理方式落后

目前衛(wèi)生進(jìn)修學(xué)校檔案的管理方式多側(cè)重于信息收集、檔案保存、檔案修復(fù)等。信息收集以紙質(zhì)檔案為主，收集之后進(jìn)修封存。檔案的保存占據(jù)大量空間，且易發(fā)生受潮、火災(zāi)等導(dǎo)致的損毀。檔案修復(fù)是檔案損毀發(fā)生之后進(jìn)行的補(bǔ)救工作。總的來(lái)說(shuō)，檔案管理僅僅落腳于檔案管理而沒(méi)有開(kāi)發(fā)檔案的服務(wù)性功能。由于過(guò)于注重檔案的保密性等原因，沒(méi)有對(duì)檔案信息進(jìn)行有效規(guī)整和加以利用。

（二）衛(wèi)校對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

在很多衛(wèi)校，檔案管理工作被置于不受重視的地位。1.沒(méi)有將檔案納入全校工作的重要位置。衛(wèi)校往往把工作重心放在技能培訓(xùn)和學(xué)校發(fā)展上來(lái)，檔案管理工作被當(dāng)作細(xì)枝末節(jié)，沒(méi)有納入工作重心。許多學(xué)校的檔案管理都處于初級(jí)階段，簡(jiǎn)單設(shè)立的檔案室，收集存放一些重要的文件資料。2.受限于思想觀念和制度設(shè)計(jì)，對(duì)檔案室的資金投入不足。一是認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化管理對(duì)學(xué)校管理的促進(jìn)作用。二是衛(wèi)校的資金有限，投入到教育培訓(xùn)和學(xué)校發(fā)展都嫌不足，沒(méi)有對(duì)檔案室進(jìn)行投入，資金投入沒(méi)有滿足建設(shè)信息化檔案管理室的要求。

（三）人員態(tài)度相對(duì)被動(dòng)

大部分的衛(wèi)校檔案工作人員比較適應(yīng)對(duì)象用戶的單一，并且服務(wù)的主動(dòng)性與創(chuàng)造性相對(duì)較為缺乏，檔案工作人員沒(méi)有較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)技能。另外，衛(wèi)校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于技術(shù)人員的素質(zhì)再教育十分的重視，而在制定計(jì)劃與要求時(shí)很少將檔案管理人員的培養(yǎng)考慮進(jìn)去，致使檔案管理人員嚴(yán)重缺乏一個(gè)系統(tǒng)性的培訓(xùn)，實(shí)際管理水平無(wú)法滿足當(dāng)前不斷發(fā)展的社會(huì)的實(shí)際需求。再加上檔案工作具有一定的保密性，不會(huì)和用戶有過(guò)多的信息交流，當(dāng)實(shí)際工作過(guò)程中遇到一些新問(wèn)題、新情況，了解的不清楚，心里沒(méi)底，根本無(wú)法創(chuàng)造出檔案工作的新局面。

（四）衛(wèi)校檔案管理人才匱乏

檔案管理人才是檔案工作的起點(diǎn)，但是很多衛(wèi)校的檔案管理人才匱乏。1.有些學(xué)校管理層不夠重視，沒(méi)有配備專門(mén)的檔案工作人員，而是安排其他人員兼顧檔案管理工作。2.新技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息化管理人員的素質(zhì)難以滿足檔案信息化管理的需求。檔案信息化管理要求檔案管理人員具有較高的計(jì)算機(jī)操作水平和系統(tǒng)維護(hù)能力，但是當(dāng)前衛(wèi)校的檔案管理工作人員沒(méi)有受過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)操作也僅是錄入等簡(jiǎn)單操作。

二、衛(wèi)校電子檔案管理的發(fā)展策略

電子校務(wù)的發(fā)展不僅為檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇而且也提出了新的要求，這就需要衛(wèi)校工作者進(jìn)一步提升自己的能力。

（一）加強(qiáng)信息資源共享

電子檔案的數(shù)據(jù)來(lái)自不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，內(nèi)容包括教學(xué)、人事、科研、學(xué)生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統(tǒng)的對(duì)接問(wèn)題是實(shí)現(xiàn)資源共享的重點(diǎn)。目前，衛(wèi)校應(yīng)當(dāng)推出與電子校務(wù)相適應(yīng)的一種體系，以此來(lái)健全各種檔案服務(wù)系統(tǒng)，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享。在各科室的共同協(xié)調(diào)下，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，可以有效地提高學(xué)校教職工的工作效率。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在現(xiàn)階段，各個(gè)衛(wèi)校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數(shù)字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質(zhì)的。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)衛(wèi)校檔案的管理，還可以提高檔案服務(wù)的深度，這是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源共享的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。衛(wèi)校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價(jià)值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數(shù)字化檔案的花費(fèi)依然很高，這些都是衛(wèi)校電子檔案管理的難點(diǎn)。針對(duì)這些問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)該有所選擇，盡量選擇價(jià)值高并且社會(huì)需求很大的檔案先進(jìn)行數(shù)字化，再逐步普及到全校，進(jìn)而建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）增強(qiáng)安全防御能力

信息安全問(wèn)題一直備受人們的關(guān)注，電子檔案的安全更是如此。為了確保電子檔案的安全，可以從以下方面進(jìn)行：一是嚴(yán)格管理制度。好的管理，才是系統(tǒng)安全的根本保障。衛(wèi)校的檔案業(yè)務(wù)繁忙，這就要求檔案管理人員盡職盡責(zé)，分工合作，負(fù)責(zé)好檔案工作流程中的不同部分。建立嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并在檔案工作的全過(guò)程中進(jìn)行管理。可以通過(guò)采取防火墻、個(gè)人身份鑒別、建立數(shù)據(jù)庫(kù)備份系統(tǒng)、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)性措施，構(gòu)筑安全防范體系。二是加強(qiáng)技術(shù)保障。過(guò)硬的技術(shù)是消除檔案安全隱患的重要途徑，通過(guò)建立完備的安全防范體系，達(dá)到保護(hù)檔案安全的目的。衛(wèi)校的檔案人員還應(yīng)該注意文件的前期管理，從源頭便開(kāi)始控制文件的質(zhì)量，以保證電子檔案的安全以及完整。

（四）增強(qiáng)硬件設(shè)施配套管理

衛(wèi)校檔案管理者在激發(fā)工作人員工作熱情和主動(dòng)性的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大管理資金的投入，這主要包括：要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的設(shè)施，如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲(chóng)、滅火等設(shè)備；掌握計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)基本操作技能，建立起較為完善的公共服務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，提高工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作能力等；對(duì)于具有特殊屬性的檔案，如實(shí)物檔案、珍貴手稿、榮譽(yù)證書(shū)等需要檔案管理人員處理好檔案原件保存的關(guān)系，還必須進(jìn)行專業(yè)技術(shù)性加工并妥善保存用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理自動(dòng)化管理，以便快速高效地為衛(wèi)校建設(shè)服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，衛(wèi)校檔案的恰當(dāng)管理，可以保證檔案的完整性，促使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。各個(gè)衛(wèi)校應(yīng)該抓住校務(wù)發(fā)展的機(jī)遇，加強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)化、信息化的建設(shè)。關(guān)注檔案管理的最新策略，配合檔案管理者的工作，切實(shí)保障衛(wèi)校檔案管理水平的提高。