事業單位檔案管理信息化建設對策研究

王紅軍 麒麟鎮農業綜合服務中心

隨著信息化的普及，國家對檔案管理信息化越來越重視，中央辦公廳和國務院辦公廳出臺的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，文件中明確要求加快推進傳統載體檔案數字化，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化，這充分說明信息化管理逐漸成為檔案管理的主流趨勢。隨著國家綜合檔案館信息化的普及和利用，大多數的事業單位也開始探索檔案管理的信息化建設，但是在信息化建設過程中卻存在著種種問題，影響著檔案管理信息化建設的進程。

一、檔案信息化建設的含義和原則

檔案信息化建設，就是對單位室藏紙質檔案通過數字化掃描的方式進行加工，并利用檔案管理軟件進行檔案信息資源的管理。室藏檔案資源，只有通過數字化加工，才能實現信息化，進而實現存儲數字化和利用的網絡化。

在檔案的信息化建設過程中，要明確遵循以下三點原則，確保檔案信息化建設的有序推進，一是規范性原則，在檔案信息化建設的全過程都要秉持規范性的原則，這是做好檔案信息化建設的首要原則，尤其是在數字化加工過程中，一定要注意規范性，要制定合理的紙質檔案數字化加工方案，確保數字化掃描檔案資源的規范性；二是注重檔案信息化建設的效益，室藏檔案涉及的檔案類型較多，每種檔案有每種檔案的專業特點，這就需要多個崗位人員的配合，提高檔案信息化建設的效率；三是注重檔案資源的安全管理，這不僅是指在數字化過程中對檔案資源的保護，還指檔案信息化資源的安全保護，要加強網絡安全防護措施，堅決避免檔案信息泄露和丟失。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設的措施

事業單位的檔案信息化管理建設直接影響企業的發展，對檔案資源的使用效率有著極大的影響。信息化建設是未來事業單位的發展趨勢，在新時代的建設和發展中，事業單位要結合需求來制定完善的信息化檔案建設計劃，從實際情況出發制定檔案信息化管理制度，提升管理效率和管理質量，實現事業單位的信息化建設發展。

（一）將檔案信息化管理工作納入日常管理之中

檔案管理工作的信息化建設可以有效的提升檔案管理工作的進行效率和質量，進而優化企業對檔案資源的使用，推動事業單位經營質量的提升。在未來的發展中，事業單位應當強化對檔案管理工作信息化建設的重視，在明確使用收益以及建設規范的前提之下制定完善的信息化建設規范，將信息化建設工作和企業的發展結合，以此來推動檔案管理工作的信息化建設質量，實現對檔案資源的高效利用。同時，為了優化檔案管理工作的信息化建設質量，工作人員應當在事業單位內部進行信息化教育，提升工作人員對信息化檔案管理系統的重視，優化其信息使用能力，保證信息環境下檔案的使用和處理效率。信息化技術為基礎之下的檔案管理系統可以滿足不同部門的檔案查閱功能，有效的提升了檔案資源的利用效率。

（二）結合信息技術強化檔案管理設施的建設

當前我國社會中網絡技術和信息技術逐漸普及，網絡已經成為人們生活中不可缺少的技術，極大的提升了人們的生活質量。在信息化發展的大背景之下，事業單位也應當在工作和管理中引入信息技術，保證各類管理工作的高效進行。技術人員可以在檔案管理中引入信息化技術，借助對檔案管理的信息化建設來在事業單位內部推進信息化的全面建設，推動事業單位的現代化發展。在實際建設中，信息化建設對各類基礎設施以及軟件控制系統有著較高的要求，因此建設中事業單位要加大對信息建設的資金投入，在檔案管理中引入先進的信息管理的存儲設備，設備的完善功能可以極大的提升檔案管理工作的進行效率。在信息技術背景之下，技術人員不應當僅僅在檔案管理中使用網絡，為了推動事業單位的全面信息化建設，技術人員可以借助網絡將不同的工作部門進行聯系，使得工作人員可以即時進行檔案信息的查詢和利用，借助信息技術的便利性來推動網絡在事業單位中的普及，為全面的信息化建設打好基礎。

（三）結合信息技術來提升檔案管理工作的服務意識

在現代信息技術的應用中，管理人員應當轉變傳統的被動檔案分析和管理工作思維，借助信息技術來實現主動地信息分析和推動，使得事業單位的工作人員認識到檔案管理工作的重要性。在未來的信息化檔案管理發展中，事業單位要提升管理人員的主動服務意識，使得管理人員可以主動了解不同部門在日常工作中的信息需求，并在檔案的分析管理中設計個性化的信息資源發送模式，借助電子檔案以及網絡來主動為不同工作部門提供信息，優化檔案建設信息化建設效果，提升事業單位經營中檔案管理工作的價值。

三、結束語

事業單位檔案管理是一項重要工作，近年來，隨著信息技術的發展事業單位檔案管理模式也發生了根本性變化，改變了以往的紙質檔案保存模式，實現了檔案管理的信息化，能夠高效整合各種檔案資源。事業單位檔案管理中信息技術的應用不僅能夠實現檔案信息的高效管理，同時還能提升檔案信息的準確性，使整個檔案更加規范。