淺談內部審計在醫用耗材庫房精細化管理中的應用探討

劉怡 成都市新津區人民醫院

醫院內部審計部門的任務，是依照國家法律、法規和規章制度，對醫院的財務收支進行內部審計監督，對醫院內部控制及經濟效益進行評價和咨詢，審查范圍具有廣泛性，應做到“全面覆蓋，應審盡審，突出重點，整改落實”。只要管理方面有需要，就應涉及，審查一個事項，完善一項管理，其中就包括對醫用耗材的專項審計調查工作。醫用耗材的使用涉及合理收費、合理治療、醫保報銷、成本核算等各方面。加強醫用耗材的審計，對醫院做到節約醫療成本、減輕病人負擔、減輕醫保負擔起到重要作用。以下以某醫院的醫用耗材管理中存在的問題為例，談談審計部門就耗材在庫存環節的精細化管理專項審計中發揮的重要作用。

案例：某醫院審計部門在對耗材庫存情況與賬存情況的抽查中，發現物資賬實不符情況嚴重，有部分物資盤盈，但盤虧的物資較多。調查發現是材料庫房工作流程不規范，工作人員缺乏工作經驗、財務知識、風險意識，存在極大隱患：

1.新采購回來的物資，物流送到庫房，保管員在隨貨同行單上簽收后未及時將收貨單送到會計處登記入庫入賬，隨后點發出庫，就會出現庫房有實物賬面無實物，造成庫存盤盈。

2.部分科室領用物資是由科室工作人員在物資領用登記本上登記，庫房保管根據登記內容發放物資而不是根據庫房會計的出庫單發放物資，庫房會計沒有及時登記出庫。

3.科室護士寫借條，由本科室護工交到庫房，由庫房保管發放物資，護工領走帶回科室，庫房會計沒有及時登記出庫。

4.庫房會計根據登記本和借條填寫出庫單登記出庫。打印出庫單后月末由使用科室確認簽字。因未在領用時打單簽字，導致科室簽字時因時間過久或多次領用物資，不能準確核實具體數量，已不能確定出庫單內容是否正確。

以上領用和發放的過程中，工作人員為圖方便省事，直接發放物資，而不是按出庫單點發物資，月底再匯總開出庫單，或者使用科室派護工領取物資，無責任人員簽字確認，存在發放與登記因數量差錯而產生賬實不符；非本科室責任人員領用，會存在物資丟失的風險。要警惕在賬實不符的背后存在廉政風險。

一、存在的風險點原因分析

1.因信息化不健全，未能做到在內部系統（HIS）上填領用單，未通過內部交換信息發放物資，導致手工填寫單據時發生差錯。

2.庫房工作人員工作隨意性大，不能按照先開單后發貨的制度規定開展工作，未做到及時、準確驗收入庫。

3.發放出庫時對數量有變化的包裝未注意，導致發放數量錯誤。

4.庫房工作人員因病或因退休離開崗位，未能將職位工作進行詳細交接，新聘人員對前期賬目有一個摸索和熟悉的過程，因為對流程不熟悉，未嚴格按照醫院入出庫制度和對賬制度辦理物資及時入出庫登記，導致賬實不符、賬賬不符。

5.一旦發生如疫情等應急情況，各種臨時貨物的收發量較大，商家因疫情和春節放假等原因不能及時提供票據，部分物資是使用快遞方式發送貨物，庫房只能臨時用登記本或借條記錄物資出入庫情況，使后期的賬簿管理造成混亂。

二、防控整改措施

1.內部審計部門在多次調查中發現了以上問題，及時匯報院領導。分管領導責成設備科督促庫房進行自主整改，觀察整改方法不得當，效果不理想。

2.分管領導召集財務、設備、紀檢、審計、信息科負責人在設備庫房召開現場會，由庫房管理員提出存在的問題及需要院方協調的各方面各部門，現場解決協調，圍繞出現的問題共同討論整改措施，制定整改工作方案。

3.財務科、設備科、紀檢辦、審計科對材料庫房物資進行了幾年以來的一次徹查徹盤，將所有的來往出入庫賬目進行了一次盤點，規范了庫房管理制度。將一些過期不用的物資進行清理報損，所有的票據進行核查。

4.保潔人員不得直接領貨。保潔人員屬于外包人員，非醫院工作人員，派保潔來領貨時可以先打出庫單，返回科室簽字，同時電話到該科室確認所領貨屬實，庫房保管再憑科室簽好的出庫單發貨給保潔人員領走。

5.不得跨期入出庫，不得人為控制物品流轉。目前存在供應商直送貨到科室的現象，科室為了控制成本核算，當月不提供本月的消耗，會導致收支不匹配。要求供應商必須送貨到庫房。

6.完善票據管理，分供應商歸類，專門放入柜子上鎖保管，不得隨意丟放，入庫單一式三聯，第一聯和隨貨同行交財務入賬，第二聯交庫房保管檢查核實入庫情況，第三聯隨在隨貨同行，證明貨已入庫，月底時庫房會計將整理好的入庫單、隨貨同行單、發票等票據交到設備科科長處用作付款憑據。

7.堅決杜絕“先領走貨物，再打出庫單”這樣的操作流程，科室不得直接收貨而不報庫房入賬監管。

三、整改效果

1.嚴格執行規章制度，重新優化物資領用和發放流程：科室定專人領取物資，入庫與出庫日結日清，庫房保管與會計逐日核對賬目；經過后期督查庫房執行良好。

2.對所有物資實行標簽化管理，方便查對和保管。庫房嚴格執行效期管理，臨期物資及時處理，過期物資必須馬上清理出庫房，非正常原因導致過期的物資，對申請采購科室進行問責。

3.加強庫房工作人員業務學習，加強廉政建設和風險意識教育。

4.財務科加強對庫管員、庫管會計工作的輔導、監督，不定期抽查物資的賬實核對情況，審計科加強對庫管員業務評價與咨詢服務，讓庫房工作人員從技術上、思想上更好的完成本職工作。

5.加快庫房物流系統軟件的采購流程。

6.對有實物無賬存的物資，以待查其他入庫入賬，對應單位為不確定商家。對報廢及盤虧物資以待查其他出庫出到設備科。財務科作其他應收款其他應付款掛賬，落實到設備科專人核對往來賬情況。

7.盤虧、盤盈、過期、損壞物資由財務和設備科查找原因后匯報院辦公會討論，及時按照討論意見進行入賬和報廢處理。