淺談內(nèi)部審計(jì)在醫(yī)用耗材庫(kù)房精細(xì)化管理中的應(yīng)用探討

劉怡 成都市新津區(qū)人民醫(yī)院

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門的任務(wù)，是依照國(guó)家法律、法規(guī)和規(guī)章制度，對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制及經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評(píng)價(jià)和咨詢，審查范圍具有廣泛性，應(yīng)做到“全面覆蓋，應(yīng)審盡審，突出重點(diǎn)，整改落實(shí)”。只要管理方面有需要，就應(yīng)涉及，審查一個(gè)事項(xiàng)，完善一項(xiàng)管理，其中就包括對(duì)醫(yī)用耗材的專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查工作。醫(yī)用耗材的使用涉及合理收費(fèi)、合理治療、醫(yī)保報(bào)銷、成本核算等各方面。加強(qiáng)醫(yī)用耗材的審計(jì)，對(duì)醫(yī)院做到節(jié)約醫(yī)療成本、減輕病人負(fù)擔(dān)、減輕醫(yī)保負(fù)擔(dān)起到重要作用。以下以某醫(yī)院的醫(yī)用耗材管理中存在的問(wèn)題為例，談?wù)剬徲?jì)部門就耗材在庫(kù)存環(huán)節(jié)的精細(xì)化管理專項(xiàng)審計(jì)中發(fā)揮的重要作用。

案例：某醫(yī)院審計(jì)部門在對(duì)耗材庫(kù)存情況與賬存情況的抽查中，發(fā)現(xiàn)物資賬實(shí)不符情況嚴(yán)重，有部分物資盤盈，但盤虧的物資較多。調(diào)查發(fā)現(xiàn)是材料庫(kù)房工作流程不規(guī)范，工作人員缺乏工作經(jīng)驗(yàn)、財(cái)務(wù)知識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，存在極大隱患：

1.新采購(gòu)回來(lái)的物資，物流送到庫(kù)房，保管員在隨貨同行單上簽收后未及時(shí)將收貨單送到會(huì)計(jì)處登記入庫(kù)入賬，隨后點(diǎn)發(fā)出庫(kù)，就會(huì)出現(xiàn)庫(kù)房有實(shí)物賬面無(wú)實(shí)物，造成庫(kù)存盤盈。

2.部分科室領(lǐng)用物資是由科室工作人員在物資領(lǐng)用登記本上登記，庫(kù)房保管根據(jù)登記內(nèi)容發(fā)放物資而不是根據(jù)庫(kù)房會(huì)計(jì)的出庫(kù)單發(fā)放物資，庫(kù)房會(huì)計(jì)沒有及時(shí)登記出庫(kù)。

3.科室護(hù)士寫借條，由本科室護(hù)工交到庫(kù)房，由庫(kù)房保管發(fā)放物資，護(hù)工領(lǐng)走帶回科室，庫(kù)房會(huì)計(jì)沒有及時(shí)登記出庫(kù)。

4.庫(kù)房會(huì)計(jì)根據(jù)登記本和借條填寫出庫(kù)單登記出庫(kù)。打印出庫(kù)單后月末由使用科室確認(rèn)簽字。因未在領(lǐng)用時(shí)打單簽字，導(dǎo)致科室簽字時(shí)因時(shí)間過(guò)久或多次領(lǐng)用物資，不能準(zhǔn)確核實(shí)具體數(shù)量，已不能確定出庫(kù)單內(nèi)容是否正確。

以上領(lǐng)用和發(fā)放的過(guò)程中，工作人員為圖方便省事，直接發(fā)放物資，而不是按出庫(kù)單點(diǎn)發(fā)物資，月底再匯總開出庫(kù)單，或者使用科室派護(hù)工領(lǐng)取物資，無(wú)責(zé)任人員簽字確認(rèn)，存在發(fā)放與登記因數(shù)量差錯(cuò)而產(chǎn)生賬實(shí)不符；非本科室責(zé)任人員領(lǐng)用，會(huì)存在物資丟失的風(fēng)險(xiǎn)。要警惕在賬實(shí)不符的背后存在廉政風(fēng)險(xiǎn)。

一、存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)原因分析

1.因信息化不健全，未能做到在內(nèi)部系統(tǒng)（HIS）上填領(lǐng)用單，未通過(guò)內(nèi)部交換信息發(fā)放物資，導(dǎo)致手工填寫單據(jù)時(shí)發(fā)生差錯(cuò)。

2.庫(kù)房工作人員工作隨意性大，不能按照先開單后發(fā)貨的制度規(guī)定開展工作，未做到及時(shí)、準(zhǔn)確驗(yàn)收入庫(kù)。

3.發(fā)放出庫(kù)時(shí)對(duì)數(shù)量有變化的包裝未注意，導(dǎo)致發(fā)放數(shù)量錯(cuò)誤。

4.庫(kù)房工作人員因病或因退休離開崗位，未能將職位工作進(jìn)行詳細(xì)交接，新聘人員對(duì)前期賬目有一個(gè)摸索和熟悉的過(guò)程，因?yàn)閷?duì)流程不熟悉，未嚴(yán)格按照醫(yī)院入出庫(kù)制度和對(duì)賬制度辦理物資及時(shí)入出庫(kù)登記，導(dǎo)致賬實(shí)不符、賬賬不符。

5.一旦發(fā)生如疫情等應(yīng)急情況，各種臨時(shí)貨物的收發(fā)量較大，商家因疫情和春節(jié)放假等原因不能及時(shí)提供票據(jù)，部分物資是使用快遞方式發(fā)送貨物，庫(kù)房只能臨時(shí)用登記本或借條記錄物資出入庫(kù)情況，使后期的賬簿管理造成混亂。

二、防控整改措施

1.內(nèi)部審計(jì)部門在多次調(diào)查中發(fā)現(xiàn)了以上問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成設(shè)備科督促庫(kù)房進(jìn)行自主整改，觀察整改方法不得當(dāng)，效果不理想。

2.分管領(lǐng)導(dǎo)召集財(cái)務(wù)、設(shè)備、紀(jì)檢、審計(jì)、信息科負(fù)責(zé)人在設(shè)備庫(kù)房召開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，由庫(kù)房管理員提出存在的問(wèn)題及需要院方協(xié)調(diào)的各方面各部門，現(xiàn)場(chǎng)解決協(xié)調(diào)，圍繞出現(xiàn)的問(wèn)題共同討論整改措施，制定整改工作方案。

3.財(cái)務(wù)科、設(shè)備科、紀(jì)檢辦、審計(jì)科對(duì)材料庫(kù)房物資進(jìn)行了幾年以來(lái)的一次徹查徹盤，將所有的來(lái)往出入庫(kù)賬目進(jìn)行了一次盤點(diǎn)，規(guī)范了庫(kù)房管理制度。將一些過(guò)期不用的物資進(jìn)行清理報(bào)損，所有的票據(jù)進(jìn)行核查。

4.保潔人員不得直接領(lǐng)貨。保潔人員屬于外包人員，非醫(yī)院工作人員，派保潔來(lái)領(lǐng)貨時(shí)可以先打出庫(kù)單，返回科室簽字，同時(shí)電話到該科室確認(rèn)所領(lǐng)貨屬實(shí)，庫(kù)房保管再憑科室簽好的出庫(kù)單發(fā)貨給保潔人員領(lǐng)走。

5.不得跨期入出庫(kù)，不得人為控制物品流轉(zhuǎn)。目前存在供應(yīng)商直送貨到科室的現(xiàn)象，科室為了控制成本核算，當(dāng)月不提供本月的消耗，會(huì)導(dǎo)致收支不匹配。要求供應(yīng)商必須送貨到庫(kù)房。

6.完善票據(jù)管理，分供應(yīng)商歸類，專門放入柜子上鎖保管，不得隨意丟放，入庫(kù)單一式三聯(lián)，第一聯(lián)和隨貨同行交財(cái)務(wù)入賬，第二聯(lián)交庫(kù)房保管檢查核實(shí)入庫(kù)情況，第三聯(lián)隨在隨貨同行，證明貨已入庫(kù)，月底時(shí)庫(kù)房會(huì)計(jì)將整理好的入庫(kù)單、隨貨同行單、發(fā)票等票據(jù)交到設(shè)備科科長(zhǎng)處用作付款憑據(jù)。

7.堅(jiān)決杜絕“先領(lǐng)走貨物，再打出庫(kù)單”這樣的操作流程，科室不得直接收貨而不報(bào)庫(kù)房入賬監(jiān)管。

三、整改效果

1.嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，重新優(yōu)化物資領(lǐng)用和發(fā)放流程：科室定專人領(lǐng)取物資，入庫(kù)與出庫(kù)日結(jié)日清，庫(kù)房保管與會(huì)計(jì)逐日核對(duì)賬目；經(jīng)過(guò)后期督查庫(kù)房執(zhí)行良好。

2.對(duì)所有物資實(shí)行標(biāo)簽化管理，方便查對(duì)和保管。庫(kù)房嚴(yán)格執(zhí)行效期管理，臨期物資及時(shí)處理，過(guò)期物資必須馬上清理出庫(kù)房，非正常原因?qū)е逻^(guò)期的物資，對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)科室進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

3.加強(qiáng)庫(kù)房工作人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)廉政建設(shè)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)教育。

4.財(cái)務(wù)科加強(qiáng)對(duì)庫(kù)管員、庫(kù)管會(huì)計(jì)工作的輔導(dǎo)、監(jiān)督，不定期抽查物資的賬實(shí)核對(duì)情況，審計(jì)科加強(qiáng)對(duì)庫(kù)管員業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)與咨詢服務(wù)，讓庫(kù)房工作人員從技術(shù)上、思想上更好的完成本職工作。

5.加快庫(kù)房物流系統(tǒng)軟件的采購(gòu)流程。

6.對(duì)有實(shí)物無(wú)賬存的物資，以待查其他入庫(kù)入賬，對(duì)應(yīng)單位為不確定商家。對(duì)報(bào)廢及盤虧物資以待查其他出庫(kù)出到設(shè)備科。財(cái)務(wù)科作其他應(yīng)收款其他應(yīng)付款掛賬，落實(shí)到設(shè)備科專人核對(duì)往來(lái)賬情況。

7.盤虧、盤盈、過(guò)期、損壞物資由財(cái)務(wù)和設(shè)備科查找原因后匯報(bào)院辦公會(huì)討論，及時(shí)按照討論意見進(jìn)行入賬和報(bào)廢處理。