論紙質文件及電子文件的共存情況及管理措施

劉緒亮

醫院檔案文件的儲存與管理是人類在歷史的發展長河中對社會、單位及個人各項活動的真實記錄，它使人們可以認識和把握歷史及自然的真實發展規律。為人類的今后發展提供了很重要的客觀依據。在當今社會，醫院檔案的主要存儲方式就是紙質文件存儲與數字化電子檔案并存。這就要求我們在實際工作中要靈活運用兩者的特性、優缺點并進行詳細的分析、研究，爭取避之所短，用之所長，來實現兩種不同屬性文件的同時共存[1]。我們知道醫療紙質文件的發展經過多年的實踐已經形成了一套非常獨立完整的流程和制度。而醫療電子文件是伴隨著數字化的高速發展而新長成的事物。從全局來看，醫療電子文件在文件的處理、儲存、更改、利用、輸送等方面具有著傳統的紙質文件所不可比擬的優勢。所以隨著電子檔案的出現和高速發展把檔案工作人員從大量繁瑣而效率低下的原始勞動中解放了出來。但是反過來看紙質文件也有著電子文件所不具有的安全性和耐用性。綜上可以看出電子文件與紙質文件各有千秋，優勢互補，在日常工作管理過程中兩者共存很有必要性。由此可以預見在將來很長一段時間內，醫療電子文件和醫療紙質文件可以通過科學有效的使用與管理，從而實現互相借鑒、互補優劣，求同存異、相伴而行[2]。

1 醫院紙質文件和電子文件的特性比較

1.1 紙質文件的特性

1.1.1 存儲方式的優缺點 紙質文件是指以紙張記錄各種信息并加以加工，利用倉庫、辦公室、檔案柜進行儲存，來保留各種歷史信息的方式。因此它具有很強的真實性和原始性。它是以一種大家看得見、摸得著的形態被儲存。電子文件在這點上是無法與紙質文件相比擬的。同時，紙質文件因為它的儲存方式的特別，所以它具有不易更改、安全性更強、更能真實還原歷史的特點[3]。但是紙質文件由于利用紙張、檔案夾、檔案盒、檔案室等儲存工具較多，所以其占用的存儲空間太多。同時由于其主要是利用紙張來進行儲存，所以其對透氣性、光照、溫度、濕度等方面都有較高的要求，這就給儲存單位和個人帶來了難度[4]，所以儲存成本較高。

1.1.2 是否有利于環保 因為紙的制作原材料基本來源于樹木等綠色資源，所以說紙質文件在取材方面是不利于環保的。在這個角度上來看利用紙質文件保存各種檔案對于保護自然環境是不利的[5]。

1.1.3 結合醫院工作實際，快速實現資源流通與共享，促進紙質文件與電子文件的共存與發展 醫院紙質文件的存在形態決定了它不能快速的實現流通、傳遞從而實現資源共享。這也決定了它的優缺點并存。優點是保密性與安全性更強，缺點是流通受限制，不能快速地實現檔案資料的知識共享[6]。這樣在信息處理方面就出現了其靈活性和快捷性不足，同時在信息及時共享方面不能滿足當前醫院檔案及時、快速的時代發展需求。在保證基本的紙質檔案的前提下，逐步向電子檔案轉型，成為了當前醫院檔案工作的發展趨勢。

醫院電子病歷檔案是指數字信息化的病案,是信息技術和網絡技術在醫療領域的必然產物,是醫院病歷檔案現代化管理的必然趨勢。電子病歷檔案不僅指靜態病案信息,還包括動態的指標信息及所提供的相關服務,它能實現患者信息的收集、加工、存儲、傳輸和檢索等服務。與過去的傳統式的紙質病案相比,極大地提高了醫院的工作效率和醫療質量。提高醫院檔案管理水平對于保證醫院正常運行和醫療安全,促進醫院可持續發展,具有重要的意義。

1.2 電子文件的特性

1.2.1 存儲方式的優缺點 電子文件是指利用電腦進行數字化管理，它對光盤、磁帶、硬盤等存儲工具及網絡具有較強的依賴性，這種方式在信息保存方面具有存儲容量大、密度高、體積小的特點，這樣就節省了大量的存儲空間和人力、物力的投入。鑒于它的利用電腦和網絡的特性，所以其在信息使用和文件查找、分類等方面具更高的開放性和共享性[7]。同時在信息傳遞方面更快捷，更具有可操作性。但其在真實性、原始性和作為憑證方面不如紙質文件具有保障。

1.2.2 是否有利于環保 由于電子文件是不利用紙張進行存儲的，所以，這種存儲方式大大減少了紙張的消耗與浪費，對于環保方面來說是優于紙質文件存儲方式的，是非常有利于環保的[8]。

1.2.3 是否有利于快速實現資源流通與共享 電子文件的存在形態決定了它能夠快速的實現流通、傳遞從而實現資源共享。伴隨著數字化的高速發展使得文件的記錄方式發生了根本的改變。由于其存儲空間小，信息存儲量大，更能利用存儲磁盤存儲大量文件資料，還可以實現網絡傳輸，所以大大提高了知識信息利用與處理的速度和效率。在這點上是傳統紙質文件的存儲方式所不能比擬的[9]。但是，在信息爆炸的時代，隨著互聯網的高速發展，其安全性也受到了一定的威脅。這種存儲方式更容易受到非法侵入、更改及病毒感染。

2 紙質文件與電子文件共存的必要性

紙質文件和電子文件各自存在著優缺點，在實際生活中我們無法完全舍棄其中某種文件的存在形式，也不便于單獨使用某種文件形式來儲存、保管信息。通過實際的應用，我們會發現在很多情況下兩種文件存在形式的優缺點可以互相彌補，取長補短。從此可以看出，兩者共存更有利于滿足人們對于社會信息越來越多，越來越快的需求。在實際應用中，紙質文件一經完成歸檔儲存就不好再修改，因為只有這樣才能保證檔案的記錄原始性和真實性。當人們需要進行信息處理時，紙質文件不方便被修改就變成了它的缺點。這時電子文件便于修改的特性則彌補了紙質文件的不足[10]。當需要存儲比較重要的不能更改的個人信息或機密文件時，往往需要將電子文件打印成紙質文件后再進行存檔。由上可以看出兩者共存有著很大的必要性。

3 紙質文件與電子文件共存的意義

隨著社會高速發展的需要，紙質文件和電子文件的共存模式為人們帶來了大量的信息需求。如：使各年齡階層閱讀人群的閱讀需求得到了很大的滿足。電子文本在年輕人群體中成為了主要的閱讀方式，而閱讀書本，紙質文件的方式仍然是年長群體的閱讀愛好。對于重要的電子文件，在實際應用中我們可以將電子文件同時紙質化存檔。這樣就解決了電子文件的不安全性。同時確保了歷史文件的真實性、原始性[11]。我們如果做到把紙質文件和電子文件同時歸檔，則滿足了人們對檔案信息資源的多方位需求，最大限度實現了檔案信息資源的利用價值。

4 結合社會實際需要，實現紙質文件與電子文件的共存共贏

在當今社會，紙質文件與電子文件之間的共同存在，造就了它們之間既存有競爭也同時存在著相互協調。那么如何使二者更好的融合，實現共贏的局面呢，這就需要有一個規范的管理辦法來解決這一問題。具體如下。

4.1 在醫患關系錯綜復雜的醫院發展環境中，如何制定出符合醫院發展要求的紙質文件與電子文件的共同操作管理系統

在系統應用中我們可以做到醫院紙質文件和醫院電子文件都必須同時在統一管理系統上登記、錄入和使用。對于使用率高的紙質文件要實現數字化處理。如果需要長期保存的電子文件要同時形成紙質文件來一并保存。這樣一來就發揮了紙質文件與電子文件共存的優勢，大大滿足了使用者和患者的需求，實現了兩者的共存共贏[12]。

4.2 兩者共存為電子文件的安全、保密技術提供了保障

例如，當前擺在醫院電子文件面前最大的問題就是如何確保文件的真實性不被改變。在使用者積極研究防偽、加密技術的同時，紙質文件的同時存在則彌補了這一缺陷。從而促進了電子文件的廣泛使用。為當前人們及時、快速閱讀、查找、使用各類信息提供了強大了支持和保障。

4.3 實現紙質文件與電子文件的同時歸檔管理

在醫院實際工作中我們可以同時實現紙質文件與電子文件的同時入檔，并制定相應的制度實現規范化管理。這樣既可以更好的保留檔案資料的歷史原貌，又可以幫助使用者實現多種方式檢索、查閱各種信息資料。在信息化高速發展的時代，采取這種管理模式更容易滿足人們越來越多、越來越快的閱讀及查閱信息的需求。從而更好的促進了兩種儲存方式的統一、融合。

綜上所述，在當前的信息社會里，紙質文件與電子文件是可以做到并實現優勢互補、共存共贏的。二者的同時并存是當前社會信息時代發展的需要，它解決了人們足不出戶知天下的追求，在促進社會發展、人類進步方面發揮著越來越重要的作用。