檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

張秀花 巨野縣鳳凰社區衛生服務中心

眾所周知，企業檔案是一個企業在其科研、生產、經營和管理活動過程中逐漸形成的具有保存價值的各種文件資料的總和，檔案管理作為企業的一項基礎性工作，服務于企業管理和發展的全過程，為其提供強有力的支撐。企業作為國民經濟的重要支柱，在企業自身發展歷程中形成的檔案對企業的戰略發展、經營生產決策等方面有著重要的影響。

一、檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設包括信息化硬件設施、信息化服務意識和信息化管理水平三個大的方面，具體內容如下：其一，硬件設施建設。硬件設施是信息化建設的基礎，是檔案信息化管理的支撐平臺，主要由計算機、存儲空間、數據庫和局域網等組成。硬件設施建設不能盲目追求高配置，而是要與本單位檔案管理實現科學配置，使兩者之間達到最佳的匹配效果。一般來講，硬件設施是檔案信息化管理的技術標志，要想達到什么樣的信息化管理水平，必須首先配置相應等級的硬件設施。其二，服務意識建設。檔案管理人員的服務意識屬于思想層面的內容，也是信息化建設的重要內容之一。實施檔案信息化建設，檔案管理人員必須首先樹立信息化背景下的服務意識：一是要改變傳統的工作理念，變單一、狹隘的管理服務模式為即時、快速、全方位的管理服務模式。二是要拓寬檔案信息采集的渠道和手段，提高檔案信息采集的準確度，并對檔案信息資源進行深度和廣度上的深加工，為客戶提供更好的檔案信息服務。三是要加強專業學習，圍繞信息化管理的需求不斷提高自己的理論水平和專業技能，做一名合格的復合型人才。其三，管理水平建設。檔案管理水平是信息化建設的關鍵，當硬件配置和人的服務意識到位之后，信息化建設能否發揮應有的作用，管理水平就是決定性的因素。一是要深入總結信息化建設的經驗與教訓，不斷總結改進，提高檔案信息化管理的水平。二是要注意學習和借鑒國內外的先進經驗，推動信息化管理與時代同行。三是要建立健全檔案管理與服務體系，完善制度，優化流程，切實提高管理服務的質量和效率。

二、檔案管理信息化視角下的檔案管理措施

（一）堅持“一個目標”

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之一是堅持“一個目標”。隨著市場經濟環境的不斷變化與國企改革發展的不斷推進，現代企業管理工作必須轉變傳統的管理方式。一方面，要從傳統手工整理、粗放型管理方式向現代電子信息化、精細化管理方式轉變；另一方面，要以檔案收集整理為主向以開發檔案價值利用為主的目標轉變。企業要以改革為契機，充分發揮檔案在企業經營管理中的積極作用和應有的價值。不僅要積極創新檔案資料的收集和保管機制，提高檔案管理基礎業務工作的規范化水平，更重要的是準確把握企業改革對檔案的利用需求，改進服務方式，主動開發檔案信息服務企業發展，利用現代信息化手段，推行企業檔案利用“一站式”服務，更好地服務企業改革發展。

（二）統一數字檔案資源，實現產品借用件的高效復用

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之二是統一數字檔案資源，實現產品借用件的高效復用。在傳統紙質底圖管理模式中，當某個借用件需要被多個產品同時借用時，只能順延借用，由此產生大量的重復性工作。因此有必要推動產品檔案數字化轉型，依托產品檔案管理系統為企業建立統一的產品檔案數字資源庫，實現對工程設計中零部件的高效復用。在底圖數字化工作順序上，應率先開展主圖所屬圖冊的數字化加工工作，在檔案管理系統中以圖號為單位掛接，同一個圖號的圖紙只需掛接一次，從而為后期借用件的自動關聯奠定基礎。期間應重點核查掛接的電子文件與圖號信息是否一致，尤其是設計階段標識和版本號，反復鞏固檔案數字化質量。在系統中，已掛接電子文件的圖號用區別于未掛接的電子文件的背景顏色突出顯示，防止在批量掛接過程中出現圖紙漏掃現象。在統一的產品數字檔案資源庫中，不同產品庫對應節點下的信息及電子文件全文應支持數據共享。在數字資源共享的前提下，如果主圖發生更改，不在同一庫節點上的借用圖則同步更新至更改后的技術狀態。以上工作模式中，產品圖樣信息全部來源于系統，省去了以往的紙質底圖抽調環節，為檔案人員減輕了工作負擔，而且在一定程度上規避了找不到圖樣、抽錯圖樣的風險。

（三）創建樹形模型，實現產品借用件動態管控

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之三是創建樹形模型，實現產品借用件動態管控。若要精確定位某借用件，必須賦予它唯一的ID 號，而從目前實踐來看，決定其唯一性的主要有產品代號、圖號、階段標識和版本號等要素，圍繞以上要素即可實現對借用件的準確追蹤和動態管控。產品檔案管理系統首先要建立產品數據的樹形模型，通過系統的不同界面展示產品整件、不同部件及零件的層層隸屬關系，并分別以產品代號、圖樣目錄編號、圖號來表示。其中，圖樣目錄指產品整件下某一部件包含零件的目錄清單，圖號是產品隸屬下的最小單元，是構成上級部件的零件編號。另外，圖紙設計階段和版本號應與圖號綁定一起作為必填屬性予以明確，這樣就在邏輯上控制了借用件的唯一性。

三、結語

總而言之，伴隨著社會的持續性發展以及信息化技術的不斷提高，企業檔案管理工作也需要持續發展創新。在今后，需要進一步探討企業檔案管理工作的開展方向以及技術創新需求，做好信息化建設，并以積極建設信息化檔案模式作為基礎，持續完善和優化檔案的管理技術水平，促使企業檔案管理工作實效性持續提高，從而提高企業檔案管理的意義和社會價值。