淺談信息化背景下創(chuàng)新文書檔案管理的措施

丁媛 江蘇第二師范學院

在當前信息化時代的背景下，文書檔案管理的信息化成為了管理檔案中的重點工作內容，將現(xiàn)如今的文書檔案管理水平以及相應的服務質量進行提升，滿足不同人對檔案信息的不同需求，這也是現(xiàn)代化信息發(fā)展的必然需求，有著非常重要的意義，但是根據(jù)現(xiàn)如今的情況進行分析來說，文書檔案管理工作還仍然存在著一些問題，因此，本篇文章針對與現(xiàn)代化，信息化背景下創(chuàng)新文書管理的有效措施進行分析。

一、信息化背景下，文書檔案管理創(chuàng)新的意義

在信息化的背景下，文書檔案管理的相關工作仍然存在著很多問題，其中大部分的原因是相關的管理人員對自身的工作重視程度缺乏在信息化的背景下，要將文書檔案的相關管理工作進行創(chuàng)新，病不再是傳統(tǒng)的單一的管理方式，要改變陳舊的管理理念和思想，以及只重視理論不關注實際，正確處理好創(chuàng)新和信息化之間的關系，再計算機其全面發(fā)展的情況下，信息化的檔案管理已經(jīng)替代了原來的管理方式，所以說對于管理的手段以及方式應當跟緊時代發(fā)展的步伐，并且進行不斷的創(chuàng)新，實現(xiàn)最高效的交流，促進資源的共享，使得文書檔案的相關管理工作更加完美。實現(xiàn)信息化管理，能夠將原本復雜的工作內容變得簡單有效，提升管理的效率，對資源進行全面的優(yōu)化配置，將文書檔案管理的各種優(yōu)勢發(fā)揮出來，因此，在當前的信息化背景中，將文書管理檔案的相關工作內容給予優(yōu)化是時代發(fā)展的必然，是對文書檔案管理工作有非常重要意義的。

二、信息化背景下，文書檔案管理存在的問題

在信息化技術迅速發(fā)展的大背景下，文書檔案管理工作出現(xiàn)了很多新的變化，為了滿足當前管理工作發(fā)展的需求，管理人員需要進一步總結原本的工作經(jīng)驗，采用現(xiàn)代化的管理方式，應用到管理工作當中，做好管理工作的改革工作，但是目前來說，文書檔案管理仍然存在著很多問題以及挑戰(zhàn)。

（一）文書檔案管理工作觀念落后

在一般情況下，文書檔案是行政事業(yè)單位資料管理中的重要內容，屬于一項最基礎的工作，能夠為單位的正常管理和運營提供重要的數(shù)據(jù)參考，但是對于實際工作來說，文書檔案管理人員仍然缺乏創(chuàng)新的意識，在工作當中依然使用傳統(tǒng)的管理方式，缺乏信息化管理的應用概念，尤其在具體問題的處理上，并沒有辦法提升文書檔案管理的水平，這會降低實際工作的效率，而且對整個工作開展造成非常不利的影響，還有很多資源的浪費，作為管理人員，并沒有從自身的思想上重視起文書檔案管理信息化工作，這個內容導致管理觀念非常落后，并不利于文書檔案管理在未來的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）文書檔案管理流程比較繁瑣

從當前的實際工作來看，因為文書檔案管理人員的綜合素質并沒有達到一個標準的狀態(tài)，缺乏先進工作方式，引進意識專業(yè)的管理儲備知識缺乏，在信息化的大背景下，沒有優(yōu)化當前的管理流程，沒有結合工作出現(xiàn)新的特點，采取相應的改革措施，導致現(xiàn)有的管理流程相較比較繁瑣，增加了實際管理的時間，這樣做不僅浪費了很多的重要資源，而且不利于激發(fā)工作人員的積極性，增加過多的人工消耗，并沒有辦法適應當前信息化技術迅速發(fā)展的需求。

（三）文書檔案管理保密工作

從當前文書檔案管理工作來看，電子文書和電子檔案的不斷出現(xiàn)，為當前的文書檔案管理人員提供了相當大的便利，豐富了管理手段，在互聯(lián)網(wǎng)技術迅速發(fā)展之下，網(wǎng)絡安全問題出現(xiàn)了很多情況，比如會有很多不法分子惡意入侵，會刪除很多重要的電子文書檔案，并沒有辦法保障檔案信息的安全性和完整性，最終影響到檔案管理創(chuàng)新工作。除此之外，從實際的管理情況來看，人工管理方式還有很多弊端，一旦管理錯誤，很容易出現(xiàn)信息泄露的問題，增加實際管理運營的風險。

三、信息化背景下，文書檔案管理創(chuàng)新措施

為了更好地適應信息化大背景下文書檔案管理創(chuàng)新工作，各級單位要結合當前管理工作中出現(xiàn)的新問題和新現(xiàn)象，不斷引進先進的信息技術，彌補在管理工作當中存在的不足之處，提升管理人員的創(chuàng)新意識。

（一）推動文書檔案管理自動化

各級單位要結合具體實際的工作中出現(xiàn)的新狀況，制定完善的管理計劃，加強一線文書檔案管理人員的知識培訓，提升工作人員的綜合素質，提高管理的信息化素養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的工作方式，提升文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。因此，各級單位必須認真學習，如今先進的管理理念，健全文書檔案管理中的信息數(shù)據(jù)庫，提升文書檔案管理自動化，不斷探索管理的方式，積極創(chuàng)新新方法和新途徑之后工作的開展創(chuàng)造良好的基礎。除此之外，管理人員必須從自身思想上加強對工作人員的帶領，提升每一位工作人員的思想意識，積極學習新的信息化管理知識和理念，統(tǒng)一專用語言，嚴格要求技術標準，利用先進的計算機軟件實現(xiàn)文書檔案的管理收集以及整理等問題，在保證文書檔案信息安全的前提下，提升整體管理的自動化水平。

（二）建立完善的文書檔案管理信息系統(tǒng)

針對目前出現(xiàn)的文書檔案管理工作流程繁瑣的問題，工作人員應當積極的去探索新的管理方法，總結歷史經(jīng)驗，發(fā)揮自身管理的特點，不斷提升檔案資源管理的利用價值，尤其是在服務技術上，要進行不斷的創(chuàng)新，不斷去開發(fā)和挖掘優(yōu)秀的管理人才，為之后推廣和應用信息化技術打下良好的基礎。各級單位應當充分利用網(wǎng)絡中的信息技術和新媒體的優(yōu)勢，降低資源消耗，優(yōu)化傳統(tǒng)的管理過程，引進先進的信息化設備，提升文書檔案管理的效率。除此之外，管理人員需要不斷應用最新的檔案管理軟件，建立完善文書檔案管理信息系統(tǒng)，為員工提供便利的服務方式，發(fā)揮文書檔案的重要借鑒作用，管理人員需要在學習過程中不斷地提升管理人員的綜合素質，加強對員工的培訓，不斷突破傳統(tǒng)的工作模式的阻礙，實現(xiàn)文書檔案管理的標準化和現(xiàn)代化。

（三）做好信息化背景下，文書檔案的保密管理工作

各級單位應當嚴格按照國家的相關規(guī)定，建立一支專門高素質的文書檔案管理隊伍，然后做好信息化技術的推廣工作，進一步提升文書檔案管理工作的準確性和創(chuàng)新性，提升文書檔案管理的規(guī)范化，在實際的管理工作當中，各級單位應當強化文書檔案管理人員的保密意識，提升每一位員工的職業(yè)道德，采用最標準的管理方式為之后工作的開展打下更好的基礎，針對信息化技術帶來的挑戰(zhàn)，各級單位應當采用最新的信息化模式去進行文書檔案的管理，改進現(xiàn)有的工作模式，不斷降低在實際的操作過程當中出現(xiàn)的各種風險，進一步提升各級管理的效率。在信息化的大背景之下，做好了出檔案的保密管理工作是重要的，需要各級單位重視起來，并且加強對每一位員工的訓練。

（四）打造高質量的檔案文書管理隊伍

檔案文書的信息管理工作是一項全新的管理方式，需要相關的人員做好技術的培訓，才能夠更好地對文書進行管理，管理人員對于信息化管理的重要性要有正確的認識，打造高質量的檔案文書管理工作，制定相關的職業(yè)規(guī)劃與未來發(fā)展，同時還要讓檔案管理人員的思想理念不斷地更新，敢于創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的信息技術加強學習，除此之外，對于自身能力和素養(yǎng)的不斷加強，將自身的知識結構不斷完善，才能夠為信息化的操作管理打下牢固的基礎。

四、總結

在信息化的大背景下，檔案文書管理工作受到廣泛的關注，為了更好地對檔案文書進行更加準確和可靠的管理，為借閱者提供高質量的服務，需要創(chuàng)建現(xiàn)代化，專業(yè)化的網(wǎng)絡系統(tǒng)，并且在合理的管理與協(xié)調的狀況下，保證檔案文書內容完整與安全性，滿足當前工作的需求，并且在當前的發(fā)展過程當中，文書檔案管理工作出現(xiàn)了很大的變化，管理工作人員不能拘泥于管理的現(xiàn)狀，應當認真地從實際的工作經(jīng)驗出發(fā)，創(chuàng)新工作理念，引進先進的管理方式去提升文書檔案管理的效率。總而言之，當前高速發(fā)展的信息化時代，人們對于檔案資料的需求在不斷地提升，文書檔案管理工作需要將傳統(tǒng)的模式進行不斷的更新，實施全面的改革和創(chuàng)新，才能夠更好的適應社會的發(fā)展和需求，滿足于不同人的需求，因此，對于相關的創(chuàng)新工作，應當不斷地融入現(xiàn)代化信息技術，提升管理水平，將文書檔案資料的管理優(yōu)勢發(fā)揮出來，帶動管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。