高校合同檔案管理問題探究

李麗 山東商業職業技術學院

從法律層面來看，合同一般是指多個個體之間基于某種特定的經濟利益需求，非常明確的指出個體雙方之間存在的權利與義務及其相應的附加責任，具有法律效力的書面文件。而高校合同檔案是高校為了充分維護正常管理秩序，做到依法治校、治學，實現和諧美好校園的核心依據。隨著社會發展水平的提升，越來越多的高校正在深化改革和建設進程中，他們積極的參與到外界的社會活動之中，各個高校與外部的單位如其他高校，政府，企業等的來往也日趨增加，各主體之間簽訂的合同數量和種類也越來越復雜，高校對于這些種類繁多、門類復雜的合同檔案管理所對應的管理水平也要相應的提升。基于此，本文重點探討高校合同檔案管理問題，以期為高校更好的、科學的管理合同檔案提供一點參考。

一、高校合同檔案形成的基本情況

現階段，高校合同檔案形成的途徑主要包括以下幾個方面：一是高校基于師生的技術成果研究方面的現狀，與外界主體如企業或者政府簽訂的合同檔案，主要是技術咨詢與技術成果轉讓等檔案；二是在高校學生面臨就業時，與外界主體如企業或者政府之間簽訂的合作合同，這種合同檔案是充分保障了學生與單位之間的雙方利益不受損失；三是各大高校之間存在一定的合作關系，如聯合辦學的形式，通過輸入雙方的優秀學生來交流、溝通進而促進各大高校辦學質量的提升，這個過程也會形成很多的合同檔案；四是高校在發展過程中需要大量的教育經費，這些經費可以來源于省、國家的撥款，也有很大部分是源自其他自籌渠道或學校創收，當然，有些高校也會與放貸單位如銀行存在經濟來往合同，借貸協議，在這個經費來往過程中也會形成一些合同檔案。當然，也包括有關高校設備、基礎建設以及圖書資料類的合同檔案。除了上述這些情況外，也包括高校為培養高端人才、吸引技術人才等合同檔案，如對外培訓、產品開發等有著經濟關系的合同檔案。

二、高校合同檔案管理中存在的主要問題

（一）沒有專門的機構管理高校合同檔案

現階段，各大高校對于合同檔案管理工作重視度不夠，致使合同檔案管理工作缺乏一致、統一的歸口部門，沒有專門的管理機構，甚至是對于合同的責任歸屬不夠清晰、明確。譬如基建類涉及的設計、施工、檢測、維修等這類合同通常由后勤部門進行管理；資產類涉及的采購、出租、投資等這類合同通常由資產部門進行管理；教材類的采購、聯合辦學類的合作合同等這類合同通常由教學部門進行管理；科研類的合作、咨詢、成果轉讓合同等這類合同通常由高校的科技部進行管理。可見，高校并沒有專門的機構管理高校合同檔案，這些不同類型的合同都是分散在不同的部門，這種情況會給高校帶來一定的法律風險與經濟上的糾紛問題。

（二）風險意識不強，管理水平有待提升

高校在合同檔案管理工作進程中，管理人員的風險意識、管理水平都會影響到合同檔案管理的質量。現階段，管理人員普遍風險意識不強，對于合同檔案管理過程中涉及的風險隱患認識不夠深刻，高校合同檔案種類復雜，范圍涉及較廣，管理人員受知識水平的限制管理水平也有待提升。譬如在合同簽訂之前，高校管理人員對于合同內容的合規性、合法性等審核存在一定的紕漏；在合同簽訂之際，也有可能存在走馬觀花的情況，草率的簽訂合同而忽略其中的法律風險和經濟隱患；在合同履約完成后，很多高校也缺少評價機制，甚至是合同出現問題時，并沒有對應的問題機制，這些問題都充分說明了高校管理人員風險意識不強，管理水平有待提升。

三、完善高校合同檔案管理的優化對策

（一）強化高校合同檔案的收集管理工作

想要完善高校合同檔案管理，首先是要強化合同檔案的收集管理工作。現階段，各大高校對合同檔案的收集管理工作不夠重視，認為收集工作在整個管理體系中地位不高，這種思想致使合同檔案管理工作不夠規范、流失度較高。在高校合同檔案管理過程中，必須要規范一致的、統一的收集路徑和方式，最大化規范合同檔案收集管理工作。同時，要想辦法增加收集管理工作的渠道，避免合同檔案發生遺漏的情況，對待一些特殊的情況如未完全走完合同流程的，可以由高校的印章管理人員進行歸檔，避免合同檔案的遺漏與丟失。

（二）具有針對性的管理高校合同檔案工作

從上述分析可知：高校合同檔案的形成是多途徑、多形式的，因此，在進行管理工作時，需要針對性的、分門別類的對高校合同檔案進行管理。一是對大量重復出現的協議、合同進行單獨成類，將這些協議、合同作為單獨的小類進行管理，如2020年與企業合作形成的合同檔案，則檔案號可以用2020-AX20-2表示（其中，2020表示合同形成的年份，AX表示一級類目，AX20表示二級類目，2表示流水號）。二是對于基建類、科技類、借貸類的合同檔案可以考慮成套進行管理，通常可以以項目進行管理，如科研類合同與高校其他的各類課題的總結報告、實驗記錄、成果等統一管理。

綜上所述，實現高校合同檔案的規范化管理并不是一蹴而就的，需要全體工作人員的共同合作，本文主要對高校合同檔案規范化管理進行了分析和探索，希望會對推進我國高校合同檔案管理的發展。